Consejos sobre cómo asignar los horarios del personal

La asignación de horarios a los trabajadores es una tarea tediosa para gerentes y propietarios. Incluso en circunstancias normales, puede resultar complicado adelantarse a las necesidades del personal y maximizar la productividad sin dejar de ser justo con tus empleados.

A causa de la COVID-19, es probable que tanto los turnos de tu plantilla, como las necesidades de tu negocio se encuentren en pleno proceso de cambio. Ahora, también debes tener en cuenta las medidas sanitarias y de seguridad,como la desinfección y la realización de pruebas, así como las restricciones de aforo de tus instalaciones. Antes de la pandemia, la mayoría de las empresas no digitalizaban la elaboración de horarios, lo que repercutía en su eficiencia, tal y como se describe en el portal Recursos Humanos Digital. Todos estos factores ponen de relieve la importancia de aunar estrategia y herramientas a la hora de elaborar los horarios de tus empleados.

Si optas por combinar un programa para hacer horarios de trabajo y una planificación estratégica, podrás dar a tu personal la flexibilidad que necesitan, al mismo tiempo que garantizas que tu negocio siga funcionando sin contratiempos.

Mejores prácticas para la elaboración de horarios de turnos de los empleados

A continuación, te mostramos nueve técnicas para la elaboración de horarios que te ayudarán a asignar los horarios de tus empleados de una forma justa y a satisfacer las necesidades de tu negocio.

Intenta adelantarte a tus necesidades de elaboración de horarios

En la elaboración de horarios, la planificación es fundamental.

Revisa los datos históricos de ventas en tu software TPV y asegúrate de que dispones del personal suficiente en tus momentos de más trabajo y que ajustas la plantilla en los de menos. Utiliza esta información para reflexionar acerca de si necesitas más personal durante el fin de semana, las tardes o los periodos de vacaciones.

Evalúa los niveles y disponibilidad de personal

Para que tus horarios sean válidos, tendrás que gestionar la disponibilidad de tu personal. Si revisas los datos de horarios y asistencia, tendrás referencias sobre las horas a las que trabaja tu equipo en un periodo determinado.

También te interesa conocer cuáles son sus preferencias. Una de las opciones es permitir que tu plantilla elija sus turnos normales, o que soliciten turnos libres por medio de una aplicación para la elaboración de horarios. Es posible que tu plantilla prefiera trabajar pronto por la mañana, o bien por la noche, entre semana o los fines de semana, en función de su situación personal. A veces, los empleados no pueden estar disponibles por motivos personales ajenos a su trabajo, como es el caso de trabajadores con niños bajo su cuidado. Si utilizas Square en tu TPV, con las prestaciones para la elaboración de horarios de Gestión de equipos Square tu equipo podrá actualizar su disponibilidad directamente desde la aplicación Mi Equipo Square.

Si dispones de esta información por adelantado, estarás evitando dos grandes problemas. No disponer del suficiente personal afecta, inevitablemente, a la atención al cliente. Contar con demasiados empleados trabajando en un horario normalmente tranquilo, perjudica la rentabilidad de tu negocio.

Elabora un listado con aquellos trabajadores que desean turnos adicionales

Aunque resulta fundamental conocer quién no está disponible en un determinado momento, disponer de un sistema de seguimiento para saber quién sí lo está para hacer horas extra también es primordial. Si conoces esta información, podrás rellenar los huecos cuando se produzcan cambios de horario de última hora.

Algunos de tus empleados valorarán la oportunidad de conseguir un dinero extra. Si priorizas las preferencias de horarios de tu equipo, conseguirás unos empleados más felices, y eso repercutirá en mayores índices de conservación de tu personal.

Elabora un listado con estos empleados y su disponibilidad, y mantenlo actualizado en todo momento, para que puedas ofrecerles turnos extra siempre que haya trabajo que hacer. De esta manera, también podrás saber fácilmente a quién llamar si tienes que cambiar repentinamente el horario que tenías por una emergencia o una enfermedad.

Cumple con las normativas y reglamentos

Antes de crear tu horario definitivo, asegúrate de que conoces todas las leyes o reglamentos de aplicación en la elaboración de los horarios de tu personal. En España, los empleados solo pueden trabajar un máximo de 80 horas extraordinarias al año. Y esas horas deben remunerarse o compensarse con horas libres.

Otra norma que hay que tener en cuenta es que tiene que haber un periodo de descanso de como mínimo 12 horas entre el final de la jornada laboral y el comienzo de la siguiente, y los empleados tienen derecho a un periodo mínimo de descanso de 1,5 días consecutivos durante la semana.

Publica los horarios con antelación

Aunque es cierto que la situación están en constante evolución, lo mejor es que publiques tus horarios con antelación para que todo el mundo esté al corriente, incluso aunque después tengas que cambiar alguna cosa. Una aplicación para la elaboración de horarios es una forma efectiva de mantener esta información actualizada y accesible para todo el mundo. También te ahorra tener que imprimir o enviar por correo ordinario o electrónico los horarios, lo que aumenta las posibilidades de que los empleados no los vean. Si utilizas Square para la elaboración de los turnos, se notificará automáticamente a los empleados, por medio de la aplicación Mi Equipo Square y del correo electrónico, siempre que se publiquen o modifiquen los horarios.

Comparte con tus empleados cuál es tu política de elaboración de horarios

Si quieres que tus empleados estén contentos, es importante mantenerlos informados sobre tu política de elaboración de horarios. Comunícales cuándo vas a programar la presencia de personal extra a causa de la previsión de un pico en las ventas, en periodos de vacaciones, por ejemplo, o cuándo vas a recortar la presencia de empleados porque prevés que las ventas van a disminuir.

Y si permites que tus empleados tengan derecho de preferencia sobre nuevos turnos (algo que ya es común en algunos países, tu equipo también tiene que ser consciente de ello. Esta práctica evita confusiones y te permite programar los horarios de tus trabajadores de forma justa y transparente. Además, muchos trabajadores por turnos tienen más de un empleo , por lo que tendrán que cuadrar varios horarios diferentes. Si les mantienes informados sobre cómo se designan los horarios, estarás ayudando a reducir parte de su estrés.

Prepárate para que surjan cambios

Si algo hemos aprendido en los últimos años es que todo puede cambiar en cuestión de segundos. La situación de tu negocio puede cambiar, y también puede hacerlo la situación de tus empleados. Es probable que, si algún familiar se pone enfermo, se estropea el coche o si hay una avería de emergencia en casa, los empleados tengan que cambiar de planes rápidamente.

Permite incluso más flexibilidad para aquellos empleados que, de repente, tengan que lidiar con cambios relacionados con la pandemia, como las pruebas de detección frecuentes o clases desde casa. Es importante ser consciente de que quizá tengas que cambiar horarios sin mucha antelación, así que es importante que crees un proceso que te permita, a ti y a tu equipo, encontrar un reemplazo siempre que haga falta.

Permite que tus empleados puedan acceder fácilmente a los horarios y cambiarlos en caso necesario

A la hora de tener en cuenta todos los factores que entran en la elaboración de horarios, el hecho de que los empleados puedan acceder y modificar fácilmente sus horarios puede generar mucha tensión.

Como responsable, no tienes que preocuparte tanto sobre si los turnos están cubiertos, o sobre los problemas de atención al cliente que se producen cuando los turnos no lo están. Y también te evitas la confusión derivada de quién está trabajando en un momento dado.

Dale a tus empleados la opción de modificar sus horarios, con algunas reglas básicas, claro. Por ejemplo, puedes establecer la norma de avisar con 24 horas de antelación para cambios de horario que no sean urgentes, o cuando los empleados desean intercambiarse los turnos. En caso de emergencia, siempre puedes recurrir a aquellos trabajadores que desean trabajar horas extra.

Con este enfoque, todos sentirán que tienen el control sobre su horario, y tú no tendrás que preocuparte por cambios de última hora. Además, algunas aplicaciones para la elaboración de horarios permiten que sean estos los que realicen sus propios cambios, y así la dirección tiene una cosa menos de la que preocuparse. Por ejemplo, puedes permitir que sea tu equipo el que inicie las propuestas de intercambio de turnos entre ellos, a la espera de tu aprobación, con la función de programar turnos de Square.

Revisa regularmente los horarios de tus empleados

A la hora de elaborar los horarios de tus empleados, puede resultar tentador copiar el de la semana anterior, pero con ello estarás dando por hecho que no ha cambiado nada en los últimos siete días. Tu negocio está constantemente cambiando, por lo que es necesario que revises tus horarios con regularidad, para asegurarte de que reflejan la información más actualizada sobre tu trabajo y sobre las necesidades de tus trabajadores.

En los horarios que elabores, deberás tener en cuenta, por ejemplo, si tu horario de apertura es reducido por causa de la pandemia, o bien si se ha ampliado como promoción durante una época de vacaciones.

A la hora de optimizar los horarios de tus trabajadores, es importante que encuentres el equilibrio entre la coherencia, la flexibilidad y lo que es justo. Con tanta incertidumbre en casi todos los aspectos de la vida, una elaboración efectiva de horarios es ahora más importante que nunca, con objeto de incrementar la eficiencia de tu equipo y reducir su estrés.

Con Square, podrás elaborar horarios y llevar un seguimiento de estos desde un único lugar. Descubre más información sobre las prestaciones de elaboración de turnos de Gestión de equipos Square, y olvídate de todos los dolores de cabeza a la hora de crear horarios para tus empleados.