Qué son los costos generales y cómo calcularlos

Este artículo tiene fines educativos y no constituye asesoramiento jurídico, laboral ni fiscal. Para acceder a un asesoramiento específico aplicable a tu negocio, ponte en contacto con un profesional.

Es inevitable incurrir en costos generales al administrar un negocio, por lo que es importante entender cómo afectan a los resultados. Si los examinas con detenimiento, podrías encontrar formas de recortar los costos generales para aumentar tu margen de ganancias y dar a tu negocio una ventaja competitiva.

¿Qué son los costos generales?

Los costos generales son los costos indirectos asociados a las operaciones diarias de un negocio. Aunque no estén directamente relacionados con tus productos o servicios, son costos no laborales fundamentales para administrar un negocio. Incluyen los costos fijos, como el alquiler y la hipoteca, y los gastos recurrentes, como los administrativos y de marketing.

Si no controlas de cerca tus costos generales, es fácil que los pases por alto. Mientras incurres en otros gastos importantes del negocio, como la materia prima, la fabricación, el inventario y los costos de puesta en marcha, los costos generales pueden tomarte por sorpresa. Pero como no están directamente vinculados a la generación de ingresos, son algunos de los primeros gastos que debes evaluar cuando intentes controlar tus costos.

Tipos de gastos generales

Los costos generales se pueden dividir en tres categorías:

• Fijos: los costos generales fijos permanecen iguales de mes a mes y no cambian con la actividad comercial. Incluyen el pago del alquiler o la hipoteca, los servicios públicos, el seguro, los impuestos sobre la propiedad, la depreciación de los activos, los salarios anuales, los costos de las nóminas y las comisiones gubernamentales.

• Variables: los costos variables se ven afectados por la actividad comercial y pueden aumentar o disminuir de mes a mes. Incluyen los costos generales administrativos del negocio, como los gastos de envío, los gastos legales, los suministros de oficina, el mantenimiento de los equipos, el marketing y los honorarios de consultoría.

• Semivariables: estos costos están presentes en todas las circunstancias, pero los importes pueden variar en función de la actividad comercial. Aunque tienen una tarifa base mínima, la tarifa general puede fluctuar en función del uso. Entre los ejemplos de costos semivariables se incluyen algunos servicios públicos, gastos de viaje, salarios por hora con horas extras y comisiones.

Una cosa que hay que tener en cuenta es que los gastos operativos y los gastos generales son diferentes. Al observar a ambos, podrías detectar oportunidades para aumentar la rentabilidad de tu pequeño negocio.

Cómo calcular los costos generales

Fórmula del índice de gastos generales

Calcular el índice de costos generales resulta útil para evaluar los costos que no están directamente vinculados con la producción, lo que te ayudará a fijar mejor los precios de tus productos o servicios.

Para calcular tu índice de gastos generales, sigue los siguientes pasos:

1. Haz una lista de todos los gastos del negocio. Haz una lista exhaustiva de tus gastos del negocio, incluidos todos los gastos operativos y todo tipo de gasto general.

2. Clasifica todos los gastos. Clasifica los gastos de tu negocio como directos o indirectos. Si son directos, son necesarios para producir tus bienes o servicios (p. ej., materias primas). Si no son necesarios para producir tus bienes o servicios (p. ej., los costos de marketing), se consideran indirectos o costos generales.

3. Suma todos los gastos generales. Suma todos los costos indirectos (generales) del mes para obtener el total de costos generales.

4. Calcula el índice de tus costos generales. Luego, calcula qué porcentaje de cada dólar ganado se destina a los costos generales para obtener tu índice general. Para ello, divide el total de costos generales mensuales por el total de ventas mensuales y multiplícalo por 100. Por ejemplo, si tienes $50,000 en ventas mensuales y $12,500 en costos generales mensuales, tu fórmula sería la siguiente:

       ($12,500/$50,000) ✕ 100 = 25% de gastos generales
   

Como regla general, es mejor que tu negocio no supere el 35% de índice de gastos generales, pero no hay una respuesta definitiva a lo que deben ser tus gastos generales. Si quieres tener una imagen más completa del estado financiero de tu negocio, hay varias herramientas contables y financieras que suelen utilizar los pequeños negocios. Un estado de resultados de pérdidas y ganancias (o un estado de resultados) puede ayudarte a ver los ingresos totales, los gastos totales y los ingresos netos a simple vista. No obstante, debes controlarlo de forma regular. Si tu negocio atraviesa un período de escasez, es conveniente reevaluar tus costos generales para ver dónde puedes recortarlos.

Cómo reducir los costos generales con Square

Si quieres reducir los costos generales, nosotros podemos ayudarte. Estas son cuatro formas en las que Square puede ayudarte a salir adelante al reducir tus costos generales:

• Evalúa tus ventas. Con el Punto de venta Square, tienes acceso a análisis en tiempo real y a informes de ventas avanzados para ver cómo van tus ventas. Al hacer un seguimiento de cerca, podrás ver cuándo las ventas van lento y si es momento de reducir los costos.

• Automatiza las operaciones. Con un moderno sistema de punto de venta como Square, podrás automatizar algunas de tus operaciones. Por ejemplo, con Marketing Square, puedes ahorrar tiempo (y, por tanto, dinero), ya que te permite establecer campañas continuas de marketing por correo electrónico.

• Reduce el papeleo. Con una cuenta de Square, tienes acceso al Panel de Datos Square, que te permite administrar las ventas, las facturas, los perfiles de los clientes y las ubicaciones desde un solo lugar. Con toda esta información disponible en línea, puedes reducir el papeleo administrativo (¡y el material de oficina!).

• Administra a tus empleados o contratistas. Tanto si tienes empleados a tiempo completo como contratistas, el Panel de Datos Square facilita la administración de los empleados.

Reducir los costos generales a menudo se traduce en más flexibilidad. La flexibilidad de tu presupuesto te da la libertad de hacer movimientos comerciales estratégicos, como poner un precio más competitivo a tus productos o lanzar nuevas ofertas, lo que puede darte una ventaja y ayudarte a crecer.