Cómo aceptar pagos: una guía completa

Índice

• Introducción a la aceptación de pagos
• Cinco preguntas frecuentes sobre los pagos
• Elegir un PDV
• Obtener depósitos
• Administrar recibos
• Administración de facturas
• Gestionar devoluciones de cargos
• Aceptar tarjetas de crédito
• Aceptar tarjetas con chip EMV
• Aceptar pagos móviles (NFC)

Introducción

Introducción a la aceptación de pagos

Recibir pagos: la base de cualquier negocio. Pero si recién estás comenzando, el mundo de los pagos puede ser un poco abrumador. E incluso si llevas muchos años como empresa, debes mantenerte al día a medida que cambia el panorama de pagos. Pero no te preocupes, esta guía te detalla todo lo que necesitas saber sobre pagos como propietario de un negocio.

PREGUNTAS FRECUENTES

Cinco preguntas frecuentes sobre los pagos

1. ¿Cómo hago para aceptar pagos?

Para aceptar pagos, debes obtener un sistema de punto de venta (también conocido como PDV). Tu PDV debe tener la capacidad de manejar efectivo, tarjetas de crédito (especialmente tarjetas con chip) y pagos móviles.

2. ¿Cómo se depositan las ventas?

Tienes que asociar tu cuenta bancaria a tu PDV para poder depositar fondos. El cronograma de depósitos de Square es rápido, generalmente tan pronto como al siguiente día hábil. Es fundamental tener un acceso rápido a tus fondos para garantizar que tu flujo de efectivo siga siendo positivo y que tengas dinero disponible para reinvertir en tu negocio.

3. ¿Qué son las devoluciones de cargos?

Las devoluciones de cargos ocurren cuando los clientes disputan un cargo de tu empresa con el banco emisor de sus tarjetas. Cuando se produce una devolución de cargos, los fondos en disputa se retienen del establecimiento hasta que se resuelve el asunto.

4. ¿Cómo hago para aceptar tarjetas con chip EMV?

Las tarjetas con chip son mucho más seguras que las tarjetas con banda magnética. Se procesan de manera diferente a las tarjetas de banda magnética, por lo que necesitas un lector habilitado para EMV para aceptarlas.

5. ¿Cómo acepto pagos móviles?

Los pagos sin contacto (NFC) son seguros, rápidos y convenientes. Para aceptar pagos móviles como Apple Pay, Android Payy Samsung Pay, necesitas un lector de pagos equipado con NFC.

Análisis de fondo

Elegir un PDV:

Para aceptar pagos, necesitas un sistema de punto de venta:PDV. Un PDV tiene hardware que te permite procesar los pagos y software que te permite agregar artículos y llamar a las personas. Tu sistema de PDV también se encarga de enviar los fondos a tu cuenta bancaria después de realizar una venta.

Al considerar un PDV para tu negocio, asegúrate de que acepte no solo efectivo sino también tarjetas de crédito (especialmente tarjetas con chip, que pronto reemplazarán a las tarjetas de banda magnética) y pagos móviles sin contacto (NFC). Cada vez más, las personas están evitando usar efectivo y cheques y, en su lugar, pagan con tarjetas de crédito y billeteras digitales.

Tu sistema PDV debería poder hacer mucho más que tan solo procesar pagos. Busca un PDV con un software que te ayude a administrar tu negocio de principio a fin (con informes de ventas, administración de inventario, gestión de empleados, software de participación del clientey más). Piensa en tu PDV como un centro de mando para tu negocio. Lee nuestra guía completa de sistemas de PDV para obtener más información.

Obtener depósitos

Para obtener depósitos de ventas, debes conectar tu PDV a tu cuenta bancaria. Esto es rápido y simple con Square (aprende cómo asociar tu cuenta bancaria a Square). Por lo general, se tarda alrededor de cinco días (sin incluir los fines de semana y los días festivos) en verificar la cuenta bancaria, y luego tienes todo listo. Obtén más información sobre cómo conectar tu cuenta bancaria a Square.

La gestión eficaz de tu flujo de caja puede tener un gran impacto en el éxito de tu negocio. Busca un sistema con depósitos confiables y rápidos.

Los depósitos de Square son confiables y rápidos. Con nuestro cronograma de depósitos estándar, los fondos generalmente se depositan tan pronto como al siguiente día hábil. Si tu negocio tiene horas específicas, puedes personalizar la hora de depósito diario en que quieres que se agrupen las transacciones. Esto se denomina hora del cierre del día. Square también ofrece transferencia instantánea, que te permite enviar ventas a tu cuenta bancaria al instante.

Administrar recibos

Debes dar a tus clientes un registro de tu transacción (u ofrecerte a hacerlo). Tu PDV también debería poder ocuparse de eso, ya sea a través de una impresora periférica de recibos en papel o a través de recibos digitales. Cada vez más, las empresas y los clientes descubren que los recibos digitales, es decir, los recibos que se envían por correo electrónico o por mensaje de texto, son el tipo preferido de confirmación de pago. Los recibos digitales ahorran papel y son mucho más convenientes. También son mucho más fáciles de rastrear (porque seamos honestos, los recibos en papel a menudo terminan en la basura).

Los recibos experimentaron una revolución en los últimos años. Los recibos digitales son convenientes y pueden ofrecer funciones como comentarios de los clientes.

Además de todos los detalles de la venta (incluidos los impuestos, las tarifas o los descuentos), los recibos deben incluir el nombre y la información de contacto de tu empresa. Los recibos digitales de Square (que puedes enviar por correo electrónico a un cliente directamente después de realizar una venta) también vienen con otras golosinas, incluido un lugar donde los clientes pueden enviarte rápidamente comentarios sobre su experiencia. Entérate de todas las funciones de los recibos de Square aquí.

Administrar facturas

Si estás en la industria de servicios, es probable que tengas que crear y enviar facturas para recibir pagos. Al igual que con los recibos, puedes optar por papel o facturas. En tus facturas, siempre asegúrate de incluir la información de tu negocio (nombre, dirección de correo electrónico, dirección física, número de teléfono); información del cliente (nombre completo y dirección); el número de factura (para tus registros); fecha y términos (que describen específicamente el período de tiempo en el que esperas recibir el pago); precio y descripción de los artículos (así como cantidad); e impuestos, tarifas y descuentos. Algunas industrias pueden necesitar agregar información adicional a las facturas (por ejemplo, los profesionales médicos probablemente querrán agregar códigos de procedimiento para seguros).

Las facturas son una extensión de tu marca y las plantillas adecuadas pueden ayudar a establecer un sentido de confianza y profesionalismo.

Al igual que con los recibos, es mucho más sencillo utilizar la facturación digital. Square cuenta con plantillas de facturas de aspecto profesional y listas para usar que puede enviar por correo electrónico a los clientes. A partir de ahí, pueden pagarte con un clic. También puedes dar seguimiento a todas tus facturas en un solo lugar en tu Panel de Datos Square, y ordenarlas por facturas pagadas y facturas pendientes.

Administrar devoluciones de pagos

Las devoluciones de pagos ocurren cuando los clientes impugnan un cargo en su estado de cuenta con el banco emisor de su tarjeta. Las personas impugnan los cargos por varias razones: Tal vez no reconocen el cargo o sienten que los servicios no estuvieron a la altura de lo que se anunciaba. Cualquiera que sea la razón, todo ocasiona muchas pérdidas de tiempo. Cuando hay una devolución de cargos, los fondos en disputa se retienen del establecimiento mientras el emisor de la tarjeta resuelve las cosas y decide qué hacer. Resolver las cosas puede ser un proceso complicado, lento y complicado que implica mucho papeleo y documentación.

Square tiene expertos en disputas listos para ayudarte con las devoluciones de cargos y responder tus preguntas. Te guiaremos a través del proceso, utilizando nuestra experiencia en la industria para asesorarte sobre qué documentos tendrán más probabilidades de ganar tu disputa. Y nuestro Panel de Datos de disputas te ayuda a enviar la documentación y hacer seguimiento a las disputas activas, eliminando las posibles horas en el teléfono con el banco del titular de la tarjeta.

Aceptar tarjetas de crédito

Si no aceptas tarjetas de crédito, es probable que estés perdiendo hacer ventas. Los clientes tienen cada vez menos dinero en efectivo, y la fricción de tener que encontrar un cajero automático cercano puede ser suficiente para que decidan no realizar la compra. Estas son otras razones por las que tiene sentido aceptar tarjetas de crédito en tu negocio:

Los pagos han pasado por varios cambios, incluido el cambio a tarjetas con chip EMV y la introducción de pagos sin contacto como Apple Pay.

Mejoras tu flujo de caja

¿Por qué emitir una factura y luego esperar a que alguien llame por teléfono o, peor aún, comenzar a perseguir esa factura sin pagar? Los pagos con tarjeta son rápidos y seguros, y se pueden depositar directamente en tu cuenta bancaria, a veces tan pronto como al siguiente día hábil. Eso significa que tienes acceso a tus fondos rápidamente para reinvertirlos en tu negocio y en el equipo.

Atraes más clientes

La gente quiere conveniencia. Y si solo llevan tarjetas, pueden pasarte por alto y optar por la competencia. Aceptar tarjetas de crédito garantiza que tus clientes tengan la mejor experiencia posible, lo cual hace que sea más probable que las personas recomienden tu negocio a sus amigos.

Tus clientes gastan más

Las personas tienden a gastar más cuando pagan con una tarjeta. De hecho, según un estudio reciente, las personas gastan entre un 12% y un 18% más cuando usan tarjetas de crédito en lugar de efectivo. Eso significa que se producen más compras impulsivas en el mostrador.

Infundes un sentido de confianza

Si tienes los logotipos de todas las tarjetas principales que aceptas en tu caja registradora, probablemente infundirás un sentido de confianza en las personas.

No tienes que lidiar con cheques devueltos

Las transacciones con tarjeta de crédito se investigan en detalle para reducir el riesgo de fraude. Square supervisa cada transacción, desde el deslizamiento hasta el pago, para asegurarse de que los vendedores no tengan que lidiar con ningún dolor de cabeza (mayor o menor).

No tienes que gastar mucho

Incluso si tienes un presupuesto reducido, es fácil prepararte para aceptar tarjetas de crédito. Square ofrece lectores de tarjetas de crédito asequibles a una tarifa competitiva de solo 2.6% + $0.15 por transacción.

Se aceptan tarjetas con chip EMV

Las tarjetas de banda magnética (que lamentablemente están desactualizadas y son susceptibles de fraude) están desapareciendo. En su lugar, los bancos ahora emiten tarjetas con chip EMV, que están equipadas con un diminuto chip digital. Los datos en ese chip cambian constantemente, lo cual hace que sea extremadamente difícil para un estafador extraer algo significativo.

El procesamiento en sí de las tarjetas EMV también es mucho más seguro. Las tarjetas de banda magnética envían la información bancaria al terminal de pagos tal como está en la tarjeta. En cambio las tarjetas con chip se comunican con el terminal de pagos enviando y recibiendo los datos cifrados, para garantizar que nada esté fuera de lugar. Se ha demostrado que el EMV, que ha sido el estándar de procesamiento de tarjetas de crédito en la mayoría de los países durante décadas, detiene de manera efectiva ciertos tipos de fraude.

Aunque no hay ninguna ley que exija que las empresas acepten tarjetas con chip, es una buena idea prepararse para hacerlo, por dos razones. En primer lugar, es la forma más segura de procesar transacciones con tarjeta de crédito. En segundo lugar, algo llamado el cambio de responsabilidad entró en vigencia el 1 de octubre de 2015. Las empresas que no están configuradas para aceptar tarjetas con chip ahora podrían tener que asumir los costos de ciertos tipos de transacciones fraudulentas (mientras que anteriormente los bancos asumían ese costo).
Puedes leer más sobre el cambio de responsabilidad en nuestra Guía sobre el Cambio de Responsabilidad.

Para aceptar EMV en tu negocio, necesitas un nuevo lector habilitado para EMV. Las tarjetas con chip se procesan de manera diferente a las tarjetas con banda magnética. Se insertan verticalmente (con el extremo que tiene el chip hacia abajo), en lugar de deslizarse horizontalmente. Lo denominamos “chip and dip”. El lector sin contacto y chip de Square acepta EMV y cuesta solo $49. También acepta pagos móviles (NFC), como Apple Pay.

Prepara tus sistemas de pagos para el futuro asegurándote de que puedes aceptar tanto tarjetas con chip EMV como lo último en pagos sin contacto.

Se aceptan pagos móviles (NFC)

Pronto, más y más clientes querrán pagar “sin contacto” a través de sus dispositivos móviles. Los pagos sin contacto (NFC) no requieren contacto físico entre el dispositivo y el lector de pagos. Los clientes solo tienen que tocar o sostener su dispositivo sobre el lector para pagar. Los ejemplos más populares de soluciones de pago sin contacto son Apple Pay, Android Pay y Samsung Pay.

Los pagos NFC son tan seguros como EMV. Tienen varias capas de seguridad integradas en el proceso para proteger tu información bancaria. Los datos involucrados en una transacción NFC están cifrados y son dinámicos, lo que significa que cambian constantemente. Esto significa que los datos de cuenta en tu teléfono no pueden clonarse de manera útil para los estafadores. Además, Apple Pay está protegido por Touch ID, la tecnología de huellas dactilares de Apple. Para iniciar una transacción de Apple Pay, debes desbloquear tu teléfono a través de tu huella dactilar. Por lo tanto, incluso si te roban tu dispositivo, nadie podría acceder a tus datos. (Esta es la razón por la que Apple Pay solo funciona en los modelos de iPhone más recientes, que cuentan con Touch ID). Puedes obtener más información sobre Apple Pay en nuestra Guía de Apple Pay.

A diferencia de las transacciones EMV, que pueden ser bastante lentas, los pagos sin contacto son extremadamente rápidos (solo tardan unos segundos en procesarse). Y como no requieren sacar tu billetera para pagar, son mucho más prácticos. Por lo tanto, para brindar la mejor experiencia posible al cliente (y proteger tu negocio), es buena idea prepararte para aceptar pagos NFC y EMV.

El 25 de febrero de 2025, Square actualizó su tasa de pago en persona al 2.6% + $0.15. Obtén más información sobre las comisiones de Square aquí.