Cómo optimizar la agenda de una peluquería

Las reservas dobles, las citas perdidas, los clientes que no se presentan y los solapamientos de agenda en tu peluquería o centro de belleza hacen que tus clientes no obtengan la experiencia que buscan, lo que puede ser la peor pesadilla del propietario o propietaria de una peluquería.

En el sector de la belleza, la relación con los clientes es crucial para mantener un negocio a flote. A menudo, los clientes recuerdan los pequeños detalles de la experiencia en lugar del conjunto del servicio en sí, y estos pequeños detalles influyen en su decisión de volver al mismo salón, o no.

Los problemas constantes con las citas repercuten negativamente en las relaciones con los clientes. Entonces, ¿qué pueden hacer los propietarios de salones para evitar que sucedan problemas de este tipo y ofrecer la mejor experiencia para el cliente?

La organización es clave para el éxito de tu peluquería, y para lograr la mejor organización es fundamental usar un software de citas de peluquería o un TPV para estética. Por lo tanto, como responsable de una peluquería, debes pensar en las distintas situaciones que crean conflictos en la agenda, como:

• Las citas que se agendan en una fecha o una hora incorrecta.
• Las citas que duran más de lo esperado.
• Los clientes que llegan tarde o no se presentan.

Estos son riesgos comunes de la gestión de la agenda que los encargados de un salón tienen que aprender a solventar. Aquí tienes algunas formas de crear una agenda de peluquería eficaz no sólo para mantener el orden, sino para que además mejore la visita para tus clientes.

Utiliza un software de citas online para peluquerías integrado.

A medida que tu negocio va creciendo, gestionar reservas y programar citas manualmente puede convertirse en algo casi imposible. Para adaptarte al crecimiento del salón, necesitas un sistema de reservas online capaz de gestionar las citas a gran escala y configurar las solicitudes en línea de los clientes.

Estas son algunas de las funciones de gestión de agenda que debes buscar en un software de agenda y gestión de citas para peluquerías eficaz:

• Función de reserva online para los clientes: Con un sistema de reservas online para peluquerías, los clientes ya no tienen que esperar a la hora de apertura para llamar y pedir una cita. ¿Cómo reservan citas online los clientes? Tienen acceso al calendario de tu salón en tu página web o tienda online y pueden reservar una cita mediante el sistema de gestión de agenda en cualquier momento. Si los clientes quieren reservar varios servicios en la misma fecha, pueden añadir fácilmente los que quieran a sus citas.

• El software se sincroniza con tu calendario: El sistema de reserva online se sincroniza directamente con tu calendario y solo muestra las horas disponibles a los clientes. Así se evitan reservas dobles y otros errores al reservar una cita. Además, los estilistas pueden crear agendas semanalmente. Esta función de reserva de horas permite a tus empleados ser más flexibles con su horario y aceptar citas adicionales. Descubre cómo los clientes de Square utilizan el software de reservas online.

• Recibes una notificación cuando se reserve una cita nueva: Una vez que se haya reservado una cita, se envía una notificación al salón. Puedes aceptar o rechazar la cita, por lo que aún tienes el control total del calendario.

• Con Citas Square, tienes un programa TPV personalizado que te ayuda a gestionar reservas y pagos desde una sola aplicación. Así puedes ahorrar tiempo, mantener todo bien organizado y crear una experiencia muy útil para tus empleados y clientes.

• Accede al software de gestión de citas de peluquería desde cualquier lugar. Los clientes pueden acceder al software de reservas de tu salón y tú puedes gestionar tu negocio desde una app móvil, un iPad, un ordenador o cualquier otro dispositivo compatible.

Revisa las citas programadas del centro de belleza cada mañana.

Reserva un tiempo para revisar la agenda de tu peluquería cada mañana, ya sea mientras te tomas un café en casa o cuando vayas de camino al trabajo. Así podrás prevenir los posibles problemas que puedan surgir.

Estar al tanto de la agenda, junto con el tipo de citas que hay reservadas, es una excelente estrategia de administración que te permitirá preparar bien el trabajo.

Reduce el número de ausencias a citas.

Las cancelaciones de última hora y los clientes que no se presentan a las citas pueden representar un gran riesgo para tu peluquería. No sólo es una decepción para tu equipo que podría afectar al ambiente de trabajo, sino que también afecta sustancialmente a tu horario y al potencial de ventas.

Para evitar que los clientes no se presenten a las citas, es común que los propietarios inviertan en una política de protección ante este tipo de faltas. Con Citas Square, puedes solicitar los datos de la tarjeta de crédito de los clientes antes de reservar una cita. Si bien no se efectúa ningún cargo en la tarjeta de un cliente de inmediato, puedes optar por aplicar una tarifa si alguien falta a una cita, o no cancela antes de una hora designada, generalmente de 24 a 48 horas antes de la cita.

Más allá de una política de protección básica, hay otras formas de evitar que los clientes no falten a las citas en tu peluquería. Animar a que reserven de forma anticipada es una excelente manera de fidelizar a los clientes y de crear hábitos de compra. Si tus clientes están acostumbrados a acudir una vez al mes en una fecha específica, lo incorporan a su rutina y es mucho menos probable que cancelen. Puedes preguntar a los clientes si quieren volver a reservar cuando están pagando o enviarles un correo poco después del servicio.

Los propietarios de salones deben entender que todos podemos tener un imprevisto, y se necesite cancelar una cita, pero nunca pueden olvidar el impacto negativo que esto tiene en su negocio. Asegúrate siempre de llevar un control de las faltas a las citas, ya sea mediante una política de tres advertencias o mediante una función de prepago, y busca formas de evitar que se repita ese problema en el futuro.

Pon en marcha métodos de recordatorio para los clientes.

Si creas un flujo de comunicación claro con tus clientes podrás lograr que se siga correctamente la agenda del salón.

Aunque puede parecer tedioso, enviar un recordatorio de la cita en un tono cordial, además de establecer una buena relación con los clientes, puede disminuir significativamente las veces que no se presentan. Si configuras un sistema de mensajes de texto de recordatorio o de llamadas a cada cliente, puedes confirmar los detalles de la cita y hablar brevemente de cualquier asunto relacionado.

Las llamadas o los mensajes personalizados son una excelente manera de entablar relaciones y comprender mejor a los clientes. De hecho, muchos estilistas escriben notas sobre cada cliente para poder consultarlas durante la llamada de confirmación y durante la cita.

Es importante ponerse en contacto con los clientes con varios días de antelación, para poder prepararse mejor ante cualquier posible cambio y optimizar la agenda del salón.

Mantén actualizada la información de los clientes.

Llevar registros precisos y actualizados de los clientes con el sistema de reservas online sirve para varios propósitos. La mejor manera de hacerlo es encontrar un sistema de directorio de clientes o CRM sólido que te permita crear perfiles de cliente con su información de contacto y con notas.

Una ventaja evidente de tener información actualizada es que podrás contactar rápidamente con los clientes en caso de que tengas que cambiarles la hora de la cita o si tienes que hacerles alguna pregunta. Y con un servicio de directorio de clientes, puedes añadir notas de clientes sobre servicios anteriores, que te servirán para refrescarte la memoria cuando vuelvan.

Dependiendo del sistema de citas de peluquería que elijas, tu directorio de clientes puede incluso guardar los datos de pago de clientes habituales. Esto hace que todo el proceso de pago se haga de forma rápida y fluida.

Ten en cuenta las visitas sin cita previa.

Si bien tu objetivo como responsable de un salón es hacerte con una cartera sólida de clientes habituales, las visitas sin cita previa son una gran oportunidad cuando se inaugura un salón, y permiten rellenar los huecos en la agenda. Al fin y al cabo, los huecos son una pérdida de ingresos para el salón, por eso las visitas sin cita previa pueden ser de gran ayuda.

Sin embargo, cuando un cliente nuevo entra en tu salón y le dicen que tiene que esperar dos horas, ten por seguro que no se quedará. Entonces, ¿cómo puedes generar más oportunidades de ingresos de visitas sin cita previa y crear una mejor experiencia para los clientes?

Es importante que reserves un tiempo en la agenda para dedicarlo a las visitas sin cita previa, incluso durante las tardes más ocupadas. Muchos propietarios y propietarias de salones dudarán en hacerlo, pero si lo haces verás los beneficios (en términos económicos y de nuevos clientes).

Si revisas el sistema de informes y análisis de tu salón, podrás ver cuáles son las horas de más trabajo y bloquear algunas horas de tus empleados para dedicarlas a los clientes sin cita previa. Haz un hueco a los clientes sin cita previa si se les puede atender rápidamente, como un corte de pelo de hombre, para aprovechar al máximo el tiempo.

Consigue una mayor eficiencia en los servicios de tu peluquería.

El tiempo que un cliente está ocupando una silla depende del servicio solicitado y de su cabello. Si bien no puedes controlar esto último, es crucial que tus empleados trabajen de manera rápida y eficiente.

Primero, cuando decidas los servicios que vas a ofrecer, especifica y da muchas opciones a los clientes en el software de gestión de agenda. Cuanto más puedas concretar los servicios de tu peluquería, más fácil será planificar la agenda.

Por ejemplo, ofrece a tus clientes tres opciones de corte de pelo: corto, media melena y largo. Diferencia entre tinte de raíz o completo en las opciones de color. Todas estas pequeñas variaciones pueden ayudarte a calcular el tiempo que ocupará un cliente una silla.

También es importante evaluar el tiempo que conlleva realizar ciertos servicios, como el balayage, por ejemplo, y si ese tiempo se puede convertir en una oportunidad. Algunos estilistas con experiencia son capaces de hacer un corte mientras se está realizando el servicio de otro cliente. No obstante, esto solo deben hacerlo profesionales experimentados.

La formación continua también puede ayudar a los empleados a mejorar sus habilidades, y así reducir el tiempo que los clientes pasan en la silla.

El secreto del éxito de tu peluquería o salón de belleza son los clientes fieles, así que tenlos en cuenta al crear tus agendas. Si intentas forzar los horarios reservando demasiadas citas, los empleados acabarán cansados, y los clientes, irritados, así que aprende a crear un calendario para el salón optimizado que vaya bien a todos.