データで取引を管理する電子領収書は、作成・保管の手間軽減、コスト削減、業務効率化などが期待できます。また、2022年1月には国税書類の電子保存について定めた電子帳簿保存法の要件が大幅に緩和されます。
この記事では、電子領収書の概要と導入のメリットを紹介するとともに、活用する際に注意したい点、導入までの流れと効果的な実施ポイントについてまとめました。
目次
電子領収書とは
電子領収書は、電子（デジタル）データ化された領収書を指します。
電子領収書には、はじめから電子データとして作成されたものと、紙への出力や手書きで発行したものをスキャンまたは写真に撮って電子データにしたものがあります。
電子データであれば何でも電子領収書と認めてもらえるわけではありません。まずは、どんなものが電子領収書として有効になるのかをみていきましょう。
領収書の電子化が認められるには
領収書を含む国税書類の電子保存について定めているのは、国税に関わる「電子帳簿保存法」（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）という法律です。
電子帳簿保存法では、電子で保存できるものを大きく「帳簿」と「書類」に分けています。領収書は「書類」に相当します。また、電子データとして保存する方法としては「電磁的記録による保存」、「スキャナ保存」、「COM（マイクロフィルム）による保存」があります。
電子データとして認められるためには、誰でもすぐ確認でき、改ざんすることのない状態で保管することが求められます。詳細については個別の帳簿や書類によって定めがありますが、大きな方針としては「真実性の確保」「可視性の確保」という2点に注意が必要です。
電子帳簿保存法の改正で要件が大幅に緩和
電子帳簿保存法は、1998年の施行以来、情報化や電子化の実情に合わせて改正を重ねています。
元来、国税関係の帳簿・書類は紙で保存するのが原則でした。電子帳簿保存法の登場により電子データでの保管が可能になりましたが、1998年当初は一貫して電子データとして作成したものだけが認められるなど、電子化の要件は厳しいものでした。
その後、電子帳簿保存法は少しずつ要件が緩和されていきます。
2005年：紙の帳票もスキャンしてデータ化することが認められる
2015年：領収書と契約書に関するスキャナ保存の金額の上限が撤廃される
2016年：スキャナ以外にデジタルカメラやスマートフォンなどでの撮影が認められる
2020年：クラウドシステムなどのサービス利用が認められる
そして、2022年1月1日に施行される改正では、税務署長への事前申告が不要になったり、スキャナ保存のタイムスタンプの付与期限が緩和されたりなど、大幅に要件が変更されることになりました。ただし、電子領収書やクラウド請求書など、電子データで受け取った書類は紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存しなければいけないなど、要件が厳しくなった点もあるので注意が必要です。
電子領収書を導入するメリット
デジタル化社会の実態に合わせ、電子データでの帳簿・書類はかなり保管しやすくなってきています。ここからは、電子領収書を導入した場合にどのような利点があるのかについて紹介します。
印刷・印紙代・送付コストが減らせる
電子領収書の導入によって最も効果を感じられるのが手間やコストの削減でしょう。特に、印刷代や用紙代は必要なくなりますし、物理的に送付する費用も人員コストもかかりません。
また、一定額以上の取引により紙面で領収書を発行する場合、収入印紙の貼付が印紙税法上定められていますが、電子的に発行された領収書は、印紙税の課税対象となる文書とはみなされないと解釈されており、電子領収書は取引金額にかかわらず印紙を必要としません。
管理コストが減らせる
領収書は、原則として事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年（法人で欠損金の繰越控除の適用を受ける場合は10年）保存することが義務付けられています。
領収書の管理のために、年度ごと・月次別などわかりやすく整理したファイルを保管するスペースが必要で、劣化や紛失を回避する管理コストがかかります。
この点、電子領収書であれば、物理的なスペースは必要ありません。バックアップがきちんとしていれば、劣化や紛失の心配もないでしょう。
経理処理のコストが減らせる
紙の領収書は、受け取った領収書を整理し、とりまとめてファイリングする経理処理にも手間がかかります。また、自社から領収書を発行する際の書類作成・印刷・発送などにも人の手が必要です。
領収書の経理処理は取引相手のタイミングに合わせて随時必要になるため、1回ごとの手間や時間は小さくても、積み重なると拘束される人的コストは大きくなります。また、金額を扱う重要な作業のため、専任の人員を配置したり、チェック体制をとったりなど、経営的にも大きな影響を与えているでしょう。
電子領収書のしくみを導入し、電子データを効率的に展開していくことにより、このような手間を最小限にし、業務効率化が図れるでしょう。
人的ミスを減らせる
手書きや手入力による経理処理の手間が減ると、誤記載などの人的ミスも大幅に軽減する効果が期待できます。
たとえば、1度の入力で見積書・納品書・請求書・領収書が発行できる、入金処理が行われたとき連動して領収書が発行できるなど、自動的にデータが各書類へつながるシステムであれば、転記ミスを起こさずに済みます。
また、経費の精算が必要な領収書の処理も、各従業員がレシートや領収書を受け取ったその場でスマートフォンを使って写真を撮ってシステムに保存する仕組みを構築すれば、負担も少なく着実に処理を促すことができます。承認・確認やその後の処理でもミスを誘発する要素を軽減することができるでしょう。
長期保存や検索がしやすくなる
紙の領収書は、日焼けや退色などの劣化が避けられません。また、7年から10年と長期の保存にはリスクがつきものです。担当者が異動して置き場所がわからなくなったり、管理ミスによる破損や紛失が生じたりする恐れもあります。
この点、電子データは時間によってデータが劣化することはなく、ハードウェアやシステムが入れ替わっても取り込んで活用できる形式で保存されていればいつでも取り出すことができます。
データをクラウドシステム上などで管理しておけば、いつでもどこでもすぐに確認でき、年度別、日付別、取引先別など、データの検索性にも優れています。
データの活用が可能となる
電子データになっていると、必要な領収書を探し出す検索性だけでなく、積み重なれば取引のデータ分析にも活用できるようになります。
たとえば、各部署で個別に支払っている経費のデータの動向から、いつごろ・どのような出費が多いかの傾向をつかみ、年度内でまとめて手配して効率化を図ることができるようになるかもしれません。
また、手作業で領収書を発行する場合だと集計に時間がかかりますが、電子データであればリアルタイムで集計できるため、売り上げに応じた在庫や人員の手配などがタイミングよく行えるようになります。
環境への配慮をアピールできる
取引には必ず相手があります。お客様が電子取引を導入しすでに効率化を図っている場合、電子領収書に対応できなければ、次第に競争力を失うかもしれません。
また、近年のSDGs（持続可能な開発目標）やサステナブルな社会の実現といった視点から、取引先ではペーパーレスが推奨されている場合もあります。心理的な印象においても、電子データ化の推進の姿勢をみせることは有効といえるでしょう。
電子領収書を導入する前に注意したいポイント
メリットばかりの電子領収書のようですが、電子化されればよいわけではないため、導入前にあらかじめ電子化した場合に気をつけておきたいポイントもあわせてみておきましょう。
電子化が認められる要件に気をつけて
まず気をつけたいのは、電子領収書だと法的に認められる状態でデータを保管する必要があるという点です。電子化が認められる要件には、次の2点をクリアする必要があります。
真実性の確保：訂正・削除履歴や、関連する他の書類との相互の関連性を確認でき、システムの操作説明書や事務処理マニュアルを備え付けること
可視性の確保：ディスプレイやプリンターによる出力など、記録した内容が誰でも確認でき、日付や金額などで検索が可能な状態になっている
具体的な実施方法は書類によって異なるため、個別に確認しましょう。
領収書は、発行時も受領もさまざまな従業員が携わります。一人ひとりがルールを守らず、電子化が中途半端だったり間違っていたりすると、かえって混乱し、手間やコストが増えてしまいます。電子データ化する際には、運用しやすいシステムを検討するとともに、わかりやすいマニュアルや研修などのフォローを行うことも重要です。
電子データの安全性やセキュリティーに配慮して
電子化の過程ではリスク管理への配慮は忘れずに行いましょう。入力ミスに対するチェック体制はもちろんのこと、データの安全性やセキュリティー対策にも注意が必要です。
端末やシステムの不具合があると処理や管理がスムーズにいかず、通信環境が整っていないところではデータの統合も取引先とのやりとりも難しくなるでしょう。
バックアップデータも、適切な保管方法でないと消失のおそれがあります。また、セキュリティー対策がおろそかだと、情報漏えいなどが発生し、売り上げだけでなく社会的な信用を失う可能性もあります。
導入や運用にかかるコストにも注意して
電子化に伴って導入されるシステムやハード備品のコストも考慮しておく必要があります。領収書発行のために専用の会計ソフトやアプリなどを組み込んだり、専用の機器類を新たに購入したりする必要があると、初期費用が大幅にかかるでしょう。
また、操作が特殊だったり専門的な知識が必要なシステムだったりすると、従業員が行う日常業務の延長で作業するわけにいかず、専門の人員を雇う、外部委託するなど、結局コストが増大しかねません。
領収書に限らず、取引を電子化する際には、初期費用と運用コストの両面から適切なシステムを検討する必要があります。
電子領収書をうまく導入するためにやるべきこと
本格化する電子データ化を前に、ストレスのない導入を行うためにあらかじめ行っておきたいポイントをまとめました。
業務の流れ・しくみを把握する
まずは、自社の業務フローの棚卸しから始めましょう。従業員のヒアリングや現場の状況を確認しながら、次のような6W1Hの項目を整理して業務の流れと役割分担を洗い出し、その中で取引に関するどのようなデータが関係しているのかを明らかにしていきます。
Who：どの部署が
Where：どこで
Why：なんのために
How：どのような作業を行い
When：いつのタイミングで
What：どのような形にして
Whom：どの部署へ引き渡すか
電子データ化した後の運営を意識する
業務の流れが明らかになれば、その流れに最適なシステムを組み上げていくことになりますが、具体的なシステム選定に入る前にもう一つ、導入後のイメージをしっかりと検討しておく必要があります。
電子処理システムは、あくまでも経営をサポートする効率化のツールです。システムを入れさえすれば問題が解決するわけでなく、かえって課題を増やしてしまうかもしれません。
次のような運営上の懸念事項を想定し、導入後すぐにフォローできるよう、周知・教育の方法や操作練習などのスケジュールを組み込んで導入プランをたてましょう。
紙から電子データへの移行中の取り扱いルール
システム・データの運用方法、トラブル時の対応方法
情報の取り扱いの意識、データ改ざんや情報漏えいなど問題発生時の責任の所在
システム・ツールを選択する
導入にあたっての検討内容をふまえつつ、自社に最適なシステム・ツールを選定しましょう。
紙での出力を効率化するシンプルなものから会計処理をすべて一元化できる専門のシステムまで、さまざまなシステム・ツールがあります。いくつか比較し、具体的な運営をイメージしながら検討をするとよいでしょう。
システム導入を検討しているあいだも日々の業務をストップさせるわけにはいきません。従業員の負担を少なくしつつ自然な導入を図るなら、現在の日常業務で用いられる範囲から少しずつ広げて浸透させていけるツールが、効率化への最短の近道といえます。
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執筆は2021年12月13日時点の情報を参照しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash