ヘアサロンや飲食店、またはセミナーやイベントなどでインターネットからの予約を受け付けている場合、受付確認などの連絡にはメールを利用するのが一般的です。一連のやり取りのなかには、予約を受け付け際の受付確認メールだけでなく、予約日が近づいたことを知らせる予約確認のメールも含まれます。今回は予約確認メールの基本的な情報や、予約確認メールを送るメリットに加え、テンプレートの作成に役立つ例文も併せてご紹介します。
目次
- 予約確認メールとは？
- 予約確認メールに必要な情報
・予約日時・内容（予約番号）
・場所
・連絡先・お問い合わせ先
・注意事項（服装・持ち物など）
・キャンセルの案内も書く - 予約確認メールのメリット
・お客さまに予約内容を伝えて安心してもらう
・お客さまが予約日を思い出し、再認識してもらえる
・事前の問い合わせを減らせる - 予約確認メールの例文
・ホテルの予約確認メールの例文
・美容院や飲食店などの予約確認メールの例文
・オンラインイベント・セミナーの予約確認メールの例文 - 予約確認メールのポイント
・予約確認メールの件名は明確に
・予約確認メールの本文は簡潔に
・予約確認メールの配信は2日前が目安
・予約確認メールは自動送信がおすすめ - Square 予約なら予約確認メールを自動送信できる
- まとめ
予約確認メールとは？
予約確認メールは予約日が近づいた際に、予約客に向けて予約内容を知らせるメールです。
予約確認メールに必要な情報
「文面は簡潔に」といっても必要な情報が欠けていては予約確認メールの役割が果たせません。それでは、どのような要素が必須事項となるでしょうか。一般的に予約確認メールの文面に載せる情報として次のようなものが挙げられます。
予約日時・内容（予約番号）
イベントの開催などを告知する際には、以下のような「5W1H」を意識することが基本といわれています。予約確認メールも同様に考えて文面を作成するとよいですが、まず伝えるべきなのは予約の対象となっている日時です。
【5W1H】
- Who（誰が）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
その際に気を付けたいのが時間の表記です。12時間制だと午前と午後の取り違えが発生する可能性があるので、24時間制の表記で記載するようにします。
また、メニューやコース、講座などが選択できる場合にはその名称も忘れずに記載しましょう。予約時に予約番号が付与されるようであれば、予約番号も必ず記載します。どの予約についてのやりとりなのかが明確になります。さらに予約者の氏名や連絡先など、予約時に顧客が入力した情報があれば確認のために記載しておくと、もし間違いがあった場合に当日現場で慌てずに済むでしょう。
場所
続いて忘れてはならないのが、店舗やセミナー会場の場所についてです。ビル名やフロアの階数などを略さずに所在地を正確に記載するのはもちろん、顧客が迷わずに来店、来場できるように最寄りの駅やバス停からのアクセスルートや所要時間の目安も記載しておくとよいでしょう。ホームページの所在地ページのURLなどを載せておくのも一つの方法です。
またオンラインイベントの予約であれば、使用するオンライン会議システムの開催URLを必ず載せておきます。事前にアプリのインストールや利用者登録が必要であれば、その方法も知らせておきましょう。
連絡先・お問い合わせ先
予約確認メールの文末には、不明点の確認や当日何らかのトラブルが生じた際の顧客からの連絡のために、問い合わせ窓口のURLやメールアドレス、電話番号を記載しておきましょう。あらかじめ担当者が決まっている場合は、その担当者名を知らせておくとやりとりがスムーズになります。イベントの場合は、中止になった際の告知方法も併せて記載しておくとお客さまの安心感が高まります。
注意事項（服装・持ち物など）
そのほか、注意事項がある場合には分かりやすく箇条書きで記載しておきましょう。主なところでは、当日持参してもらう必要があるもの、上履きの要・不要を含めた服装の案内などが挙げられます。また、当日現地で支払いが発生する場合には、金額のほかに選択可能な決済方法も知らせておきましょう。
キャンセルの案内も書く
やむを得ない事情により、予約確認メール到着後にキャンセルが発生するお客さまもいるかもしれません。そのような場合にスムーズにやり取りができるよう、キャンセルの方法も忘れずに記載しておきましょう。無断キャンセルの防止にもつながり、機会損失を防ぐことができます。
どのタイミングからキャンセル料が発生するかなど、キャンセルポリシーのリンクも貼っておくと親切です。
予約確認メールのメリット
予約確認メールを送信することは、どのようなメリットをもたらすのでしょうか。主なところをピックアップしてご紹介します。
お客さまに予約内容を伝えて安心してもらう
きちんと予約が取れているか、予約した内容に間違いはないか、もし途中で変更しているなら、その内容が反映されているかなど、ギリギリまで不安に感じるお客さまもいるでしょう。初めて利用する店舗や初参加のイベント、また予約から時間が経っている場合であればなおさらです。しかし、確認のためにわざわざ店舗に電話やメールをするのをためらう人も多いでしょう。そのため、予約日や時間、利用人数、予約内容（ヘアサロンなら施術内容、レストランならメニュー、セミナーなら講座名など）といった内容を予約確認メールに入れて、お客さまの不安を取り除きましょう。
お客さまが予約日を思い出し、再認識してもらえる
予約した時点からしばらく日数が経っていると、お客さまが予約日や予約したこと自体を忘れてしまっているケースもあるかもしれません。サービスを提供する側・受ける側、双方に損失をもたらすそんな「うっかり忘れ」を防止するためのリマインドメールとして、予約日が近づいたタイミングで予約確認メールを送信しましょう。
事前の問い合わせを減らせる
予約確認メールを使って、お客さまの疑問解消につながる可能性のある情報をあらかじめ伝えておくことで、事前の問い合わせ件数を減らせるといったメリットも見込めます。読むのをためらうような長さにならない範囲で盛り込んでおくことが大事です。
予約確認メールの例文
実際の予約確認メールの文面はどのように作成するとよいでしょうか。ホテル、ヘアサロンや飲食店、イベントやセミナーを想定した文面をご紹介します。テンプレートを作成する際にどうぞお役立てください。
ホテルの宿泊予約確認メールの例文
ホテルの場合、宿泊予定日だけでなく、宿泊プランや食事の有無なども一緒に記載しましょう。また、別途請求される食事代やアクティビティ代、サービス料、入湯税などの内訳も記載すると親切です。
件名：
【ご宿泊予約の確認】〇〇〇〇様のご予約（ホテル名）
本文：
〇〇様
この度は〇〇〇〇ホテル（ホテル名）をご予約いただき、
誠にありがとうございます。
ご利用予定日の〇日前になりましたため、
ご予約内容の確認のメールを送らせていただきます。
ご予約いただいている内容は下記のとおりです。
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■ご予約内容
ご宿泊ホテル：（ホテル名）
ご宿泊日：〇〇〇〇年〇月〇日～〇日
人数・お部屋数：〇名様・〇室（男〇名、女〇名、子供〇名）
ご到着予定時刻：〇時
■ご宿泊プラン
プラン名：（プラン名）
食事条件（1泊2食、朝食のみ、食事なしなど）
お部屋タイプ：（お部屋タイプ）
■ご宿泊料金
料金明細：（大人と子供別の宿泊料金、食事代、サービス料、入湯税など）
宿泊料金合計：〇〇〇〇〇円（税込み）
ご精算方法：（現地決済もしくはお支払い済の旨）
※現地決済の場合は、現金、クレジットカード、
電子マネーがご利用いただけます。
■ご宿泊者情報
代表宿泊者名：〇〇様
ご予約番号：〇〇〇
会員様番号（ホテルプログラムやマイルプログラムに参加している場合）
ご連絡先：000-0000-0000
■交通案内
最寄り駅からのアクセス：〇〇駅〇出口より徒歩〇分
駐車場のご案内：（高さ制限がある場合には忘れずに記載）
地図：（地図サイトのURLを記載）
■その他
チェックイン・チェックアウト時間
館内設備のご案内
アクティビティや周辺観光情報
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【キャンセルについて】
キャンセルはご予約日の〇日前（〇月〇日）までにお電話または
本メールへの返信にてご連絡をお願いします。
無断キャンセルの場合は料金の〇％をキャンセル料として頂戴いたします。
連絡先：000-0000-0000（代表、予約、担当○○など）
キャンセルポリシー：https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx
（ホームページのURL）
〇〇様のご宿泊を心よりお待ち申し上げております。
素敵な滞在となりますよう、スタッフ一同尽力いたします。
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〇〇〇〇ホテル（ホテル名）
所在地：〇〇県〇〇市〇〇町000-00
連絡先：000-0000-0000（代表または予約担当）
https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx（ホームページのURL）
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ヘアサロンや飲食店など予約確認メールの例文
顧客が迷わずに来店できるよう、分かりやすいアクセス案内を意識します。
件名：
【ご予約の確認】〇〇〇〇（店名、事業者名）
本文：
〇〇様
この度は〇〇〇〇（店名、事業者名）にご予約いただき、
ありがとうございます。
ご利用予定日の〇日前になりましたため、
ご確認のメールを送らせていただきます。
ご予約いただいている内容は下記のとおりです。
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■予約番号：〇〇〇〇〇
■日時：〇〇〇〇年〇月〇日 〇時〇分
■ご予約のサービス名：〇〇〇〇〇〇
■料金：〇〇〇〇円（税込）
※お支払いは、現金、クレジットカード、
電子マネーがご利用いただけます。
■予約者名：〇〇〇〇様
■連絡先：000-0000-0000
当日は下記の店舗までご来店ください。
■〇〇〇〇 〇〇店
所在地：〇〇県〇〇市〇〇〇町000-00 〇〇〇ビル〇階
連絡先：000-0000-0000（担当〇〇）
アクセス：〇〇駅〇口より徒歩〇分
〇〇銀行の手前を右に曲がり約50ｍ進んだ左手（〇〇の看板が目印です）
地図：（地図サイトのURLを記載）
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【当日の注意事項】
・〇をご持参ください。
【キャンセルについて】
キャンセルはご予約日の〇日前（〇月〇日）までに電話または
本メールへの返信にてご連絡をお願いします。
無断キャンセルの場合は料金の〇％をキャンセル料として頂戴いたします。
連絡先：000-0000-0000（担当〇〇）
キャンセルポリシー：https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx
（ホームページのURL）
スタッフ一同、〇〇〇〇様のご来店を心よりお待ちしております。
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〇〇〇〇（店名、事業者名）
所在地：〇〇県〇〇市〇〇〇町000-00 〇〇〇ビル○階
連絡先：000-0000-0000（担当〇〇）
営業時間：00:00～00:00（定休日：毎週〇曜日）
https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx（ホームページのURL）
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オンラインイベント・セミナーの予約確認メールの例文
オンラインイベントの場合は、使用するオンライン会議システムの開催URLを忘れずに記載してください。また、参加者が事前に詳細を確認できるよう、イベントの情報がまとまったウェブサイトがあれば、サイトのURLを記載しておくとよいでしょう。
件名：
【ご予約の確認】〇〇〇〇（店名、事業者名）
本文：
〇〇様
この度は〇〇〇〇（イベント、セミナー名）に
お申込みいただき、ありがとうございます。
開催〇日前になりましたため、
ご確認のメールを送らせていただきます。
ご予約いただいている内容は下記のとおりです。
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■予約番号：〇〇〇〇〇
■日時：〇〇〇〇年〇月〇日 〇時〇分開始
■ご予約の講座名：〇〇〇〇〇〇
■料金：〇〇〇〇円（税込）
※ご予約時にクレジットカード決済にてお支払い済み。
■開催URL
https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx
セミナー開始〇分前よりご入室いただけます。
※当セミナーはオンライン会議システム〇〇〇〇を使用します。
視聴するパソコン、タブレット端末などに〇〇〇〇をインストール
していない場合は下記リンクを参考に事前インストールをお願いします。
【オンライン会議システム〇〇〇〇インストール方法について】
https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx
■予約者名：〇〇〇〇様
■連絡先：000-0000-0000
ご予約に関する連絡先：000-0000-0000（担当〇〇）
当日の連絡先：000-0000-0000（担当〇〇）
■セミナーの詳細
https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx
（セミナーの情報がまとまったウェブサイトのURL）
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【当日の注意事項】
・当日の配信内容のデジタルデータとしての記録、
および二次利用は禁止いたします。
【キャンセルについて】
キャンセルはご予約日の〇日前（〇月〇日）までに電話
または本メールへの返信にてご連絡をお願いします。
〇〇様のご参加を心よりお待ちしております。
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〇〇〇〇（店名、事業者名）
所在地：〇〇県〇〇市〇〇〇町000-00 〇〇〇ビル〇階
連絡先：000-0000-0000（担当〇〇）
営業時間：00:00～00:00（定休日：毎週〇曜日）
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予約確認メールのポイント
予約確認メールの件名は明確に
お客さまが日々受け取るメールのなかにはセールス目的のメールもあり、そのようなメールと混同されて読んでもらえない可能性もあるため、予約確認メールは受け取ったお客さまが何のためのメールなのかを判別しやすいよう、「【ご予約の確認】〇〇〇〇（店名、事業者名）」のようにするなど、まず件名をわかりやすくする工夫が求められます。
予約確認メールの本文は簡潔に
お客さまとの貴重な接点となるメールであることから情報をたくさん詰め込みたくなることもあるかもしれませんが、予約確認という本来の目的に役割を絞り、できる限り簡潔な文面を心がけましょう。改行や1行空けなどを適宜使用するほか、店舗情報が集約されたホームページなどが存在する場合にはリンクを載せておくのも効果的です。
配信については個別に手作業で対応することもできますが、メールの自動配信システムやそのような機能を備えた予約管理システムを利用するなどの方法も多く用いられています。
予約確認メールの配信は2日前が目安
予約期日が近づいてきた際に送信する予約確認メールですが、配信するタイミングとしては予約日の2日前に設定しているケースが多いようです。
これには、キャンセルが生じた場合に店舗や主催者が余裕を持って埋め合わせできるといった理由のほか、配信からお客さまに読んでもらえるまでのタイムラグや、事前に用意するものがあった場合に対応してもらうための時間をとるためなど、さまざまな要素を総合的に判断して最も良いタイミングとして行き着いたものと考えられます。
予約確認メールは自動送信がおすすめ
普段の業務で忙しいと、何日にどのお客さまにどのようなメールを送って……と内容をカスタマイズして個別に送信するのはあまりに負荷がかかります。そのような場合に便利なのが予約確認メールの自動送信機能です。お客さまの予約内容に合わせて、あらかじめメールのテンプレートを数パターン作成してセットしておくと楽でしょう。
予約管理はSquare 予約で
Squareの予約管理は無料から導入でき、事前決済はもちろん、有料プランの場合はキャンセル料も取れるので、ノーショー対策もできます。専用アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。
Square 予約なら予約確認メールを自動送信できる
テンプレートを利用して簡単に文面を作成できたり、配信のタイミングを自動でセットできたりする予約管理システムが数多く登場しています。その中の一つ、無料で導入できるSquare 予約には、SMSもしくはメールでリマインドを自動送信する機能があります。加えて、事前決済に対応した予約ページの作成、顧客管理、スタッフ管理、POSレジ、SNSとの連携などの機能が利用できます。
まとめ
予約日の数日前に送信する予約確認メールには、お客さまに安心感を与えるだけでなく、お客さまの期待度を高めたり、事前の問い合わせを減らしたり、内容を工夫することでホスピタリティをアピールできたりと多くのメリットがあります。最初は少し時間がかかるかもしれませんが、あらかじめ数パターンのテンプレートを用意しておくと、後々の作業が減るため負担がかかりません。便利な自動送信機能がある予約管理システムもありますので、店舗やイベントの運営に上手く取り入れていきましょう。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2022年5月9日時点の情報を参照しています。2025年4月1日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash