【文例あり】予約確認メールに必要な情報は？メリットとデメリットを紹介

美容院や飲食店、またはセミナーやイベントなどでインターネットからの予約を受け付けている場合、受付確認などの連絡にはメールを利用するのが一般的です。一連のやり取りのなかでは、予約を受けた際に受付確認のメールだけでなく、予約日が近づいた際に予約確認のメールも含まれます。今回は予約確認のメールについて、基本的な情報や、予約確認メールを送るメリットとデメリットに加え、例文も併せて紹介します。

予約確認メールとは？
・予約確認メールの概要
・配信のタイミングは2日前が目安
予約確認メールに必要な情報
・予約日時・内容（予約番号）
・場所
・連絡先・お問い合わせ先
・注意事項（服装・持ち物など）
・キャンセルの案内も書く
・新型コロナウイルス感染対策（必要なら）
予約確認メールのメリット
・お客様に予約日を再認識してもらえる
・お客様に予約されていることを伝え安心してもらえる
・お客様に予約したことを思い出してもらえる
・事前の問い合わせを減らすことができる
・お客様に対してホスピタリティをアピールできる
予約確認メールのデメリット
・予約確認メールからキャンセルが起きることもある
予約確認メールの例文
・美容院や飲食店など実店舗向けの例文
・セミナーなどオンラインイベント向けの例文

予約確認メールとは？

予約確認メールの概要

予約確認メールは予約日が近づいた際に、予約客に向けて予約の内容を知らせるメールです。

お客様が日々受け取るメールのなかにはセールス目的のメールもあり、そのようなメールと混同されて読んでもらえない可能性もあるため、予約確認メールは受け取ったお客様が何のためのメールなのかを判別しやすいよう、「【ご予約の確認】○○○○（店名、事業者名）」のようにするなど、まず件名をわかりやすくする工夫が求められます。

また、お客様と貴重な接点となるメールであることから情報を盛りだくさんにしたくなることもあるかもしれませんが、予約確認という本来の目的に役割を絞り、できる限り簡潔な文面を心がけましょう。改行や1行空けなどを適宜使用するほか、店舗情報が集約されたホームページなどが存在する場合にはリンクを載せておくのも効果的です。

配信については個別に手作業で対応することもできますが、メールの自動配信システムやそのような機能を備えた予約全般を管理するシステムなどを利用する方法も多く用いられています。

配信のタイミングは2日前が目安

予約期日が近づいてきた際に送付する予約確認メールですが、配信するタイミングとしては予約日の2日前に設定しているケースが多いようです。

これには、キャンセルが生じた場合に埋め合わせが可能であるといった理由のほか、配信から読んでもらえるまでのタイムラグ、事前に用意するものがあった場合に対応する時間をとるためなど、さまざまな要素を総合的に判断して最も良いタイミングとして行き着いたものと考えられます。

予約確認メールに必要な情報

「文面は簡潔に」といっても必要な情報が欠けていては予約確認メールの機能が果たせません。それでは、どのような要素が必須事項となるでしょうか。一般的に予約確認メールの文面に載せる情報として次のようなものが挙げられます。

予約日時・内容（予約番号）

イベントの開催などを告知する際には、以下のような「5W1H」を意識することが基本といわれています。予約確認メールも同様に考えて文面を作成するとよいですが、まず伝えるべきなのは予約の対象となっている日時です。

5W1H
・Who（誰が）
・When（いつ）
・Where（どこで）
・What（何を）
・Why（なぜ）
・How（どのように）

その際に気を付けたいのが時間の表記です。12時間制だと午前と午後の取り違えが発生する可能性があるので、24時間制の表記で記載するようにします。

また、メニューやコース、講座などが選択できた場合にはその名称も忘れずに記載しましょう。予約時に予約番号が付与されるようであれば、予約番号も必ず記載します。どの予約についてのやり取りなのかが明確になります。
さらに予約者の氏名や連絡先など、予約時に顧客が入力した情報があれば確認のために記載しておくと、もし間違いがあった場合に当日現場で慌てずに済むでしょう。

場所

続いて忘れてはならないのが、店舗やセミナー会場の場所についてです。

ビル名やフロアの階数などを略さずに所在地を正確に記載するのはもちろん、顧客が迷わずに来店、来場できるように最寄りの駅やバス停からのアクセスルートや所要時間の目安も記載しておくとよいでしょう。ホームページの所在地ページのURLなどを載せておくのも一つの方法です。

またオンラインイベントの予約であれば、使用するオンライン会議システムの開催URLを必ず載せておきます。事前にアプリのインストールや利用者登録が必要であれば、その方法も知らせておきましょう。

連絡先・お問い合わせ先

予約確認メールの文末には、不明点の確認や当日何らかのトラブルが生じた際などに顧客がすぐに連絡できるよう、問い合わせ窓口のURLやメールアドレス、電話番号を記載しておきましょう。

あらかじめ担当者が決まっている場合は、その担当者名を知らせておくとやりとりがスムーズになります。イベントの場合は、中止になった際の告知方法も併せて記載しておくとお客様の安心感が高まります。

注意事項（服装・持ち物など）

そのほか、注意事項がある場合には分かりやすく箇条書きで記載しておきましょう。主なところでは、当日持参してもらう必要があるもの、上履きの要不要を含めた服装の案内などが挙げられます。また、当日現地で支払いが発生する場合には、金額のほかに選択可能な決済方法も知らせておきましょう。

キャンセルの案内も書く

やむを得ない事情により、予約確認メール到着後にキャンセルする事情が発生するお客様もいるかもしれません。そのような場合にスムーズにやり取りができるよう、キャンセルの方法も忘れずに記載しておきましょう。無断キャンセルの防止にもつながり、機会損失を防ぐことができます。

どのタイミングからキャンセル料が発生するかなど、キャンセルポリシーのリンクも貼っておくと親切です。

新型コロナウイルス感染対策（必要なら）

サービスの提供状況が平時とは異なる場合やマスクの着用を必須とする場合など、必要に応じて新型コロナウイルス感染拡大防止対策に関する情報も載せておくとよいでしょう。

予約確認メールのメリット

予約確認メールを送付することによってどのようなメリットが生じるでしょうか。主なところをピックアップして紹介します。

お客様に予約日を再認識してもらえる

予約日を覚えているお客様でも、直前に店舗や事業者から予約確認メールが届くことでより認識を強めてもらうことができます。特に初めて店舗を利用するお客様やイベントなどの場合は、期待値を高める効果が期待できるかもしれません。

お客様に予約されていることを伝え安心してもらえる

予約完了後に折り返し受付確認のメールが届いていても、予約した時点からしばらく日数が経ってしまっているような場合には、本当に予約が有効なのか不安に感じるお客様もいるでしょう。そのような場合、予約日が近づいたタイミングで予約確認メールが届くことによって実際に予約が有効であったという安心感を得ることができます。

お客様に予約したことを思い出してもらえる

お客様が予約したこと自体を忘れてしまっているケースも珍しいことではありません。サービスを提供する側、受ける側、双方に損失をもたらすそんな「うっかり忘れ」を防止するためのリマインドメールとしての機能こそ、予約確認メールの重要な役割だといえるでしょう。

事前の問い合わせを減らすことができる

予約確認メールを使ってお客様の疑問解消につながる可能性のある情報をあらかじめ伝えておくことで、事前の問い合わせ件数を減らせるといったメリットも見込めます。読むのをためらうような長さにならない範囲で盛り込んでおくと、場合によっては効果的です。

お客様に対してホスピタリティをアピールできる

なかには煩わしさを感じる人もいるかもしれませんが、予約確認メールを受け取ることで自分の予約を大切に思ってくれていると感じるお客様もいるでしょう。たった1通のメールですが、予約確認メールは長期的なファンを獲得できる可能性を秘めています。

予約確認メールのデメリット

予約確認メールにはさまざまなメリットがある一方、見方によってはデメリットとなることも生じるので紹介しておきます。

予約確認メールからキャンセルが起きることもある

予約確認メールによって予約したことを思い出した結果、ほかの用事と勘案してキャンセルするお客様が出てくることもあります。ただし、予約確認メールが届かなければ無断キャンセルが発生した可能性を考えると、最悪の事態を免れる一手として役に立っているととらえることもできるでしょう。

予約確認メールの例文

実際の予約確認メールの文面はどのように作成するとよいでしょうか。美容院や飲食店を想定した文面とセミナーなどのオンラインイベントを想定した文面を紹介します。

美容院や飲食店など実店舗向けの例文

顧客が迷わずに来店できるよう、分かりやすいアクセス案内を意識します。

件名：
【ご予約の確認】○○○○（店名、事業者名）

本文：
◯◯様

この度は○○○○（店名、事業者名）にご予約いただき、ありがとうございます。
ご利用予定日の○日前になりましたため、
ご連絡のメールを送らせていただきます。
ご予約いただいている内容は下記のとおりです。ご確認ください。

-------------------------------------------------------------

■予約番号：○○○○○
■日時：○○○○年◯月◯日　◯時◯分
■ご予約のサービス名：◯◯○○○○

■料金：◯○○◯円（税込）
※お支払いは、現金、クレジットカード、電子マネーがご利用いただけます。

■予約者名：◯◯○○様
■連絡先：000-0000-0000

当日は下記の店舗までご来店ください。
■○○○○　○○店
所在地：◯◯県○○市○○○町000-00　○○○ビル○階
連絡先：000-0000-0000（担当◯◯）
アクセス：◯◯駅◯口より徒歩◯分
○○銀行の手前を右に曲がり約50ｍ進んだ左手（○○の看板が目印です）
地図：（地図サイトのURLを記載）

-------------------------------------------------------------

【当日の注意事項】
・◯◯をご持参ください。

【キャンセルについて】
キャンセルはご予約日の◯日前（◯月◯日）までに電話または
本メールへの返信にてご連絡をお願いします。
無断キャンセルの場合は料金の◯％をキャンセル料として頂戴いたします。
連絡先：000-0000-0000（担当◯◯）
キャンセルポリシー：https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx 
（ホームページのURL）

【新型コロナウイルス感染拡大防止対策について】
当店では新型コロナウイルス感染拡大防止のため、
入店時に検温と手指の消毒をお願いしております。
検温の結果が37.5℃以上の場合は、
ご利用をお断りさせていただく場合がございますのでご了承ください。
また、ご来店の際はマスクのご着用をお願いいたします。

スタッフ一同、○○○○様のご来店を心よりお待ちしております。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○○○（店名、事業者名）
所在地：◯◯県○○市○○○町000-00　○○○ビル○階
連絡先：000-0000-0000（担当◯◯）
営業時間：00:00～00:00（定休日：毎週◯曜日）
https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx（ホームページのURL）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

セミナーなどオンラインイベント向けの例文

オンラインイベントの場合は使用するオンライン会議システムの開催URLを忘れずに記載してください。また、参加者が事前に詳細を確認できるよう、イベントの情報がまとまったウェブサイトがあれば、サイトのURLを記載しておくとよいでしょう。

件名：
【ご予約の確認】○○○○（店名、事業者名）

本文：
◯◯様

この度は○○○○（イベント、セミナー名）にご予約いただき、ありがとうございます。
開催○日前になりましたため、ご連絡のメールを送らせていただきます。
ご予約いただいている内容は下記のとおりです。ご確認ください。

-------------------------------------------------------------------

■予約番号：○○○○○
■日時：○○○○年◯月◯日　◯時◯分開始
■ご予約の講座名：◯◯○○○○

■料金：◯○○◯円（税込）
※ご予約時にクレジットカード決済にてお支払い済み。

■開催URL
https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx 

セミナー開始○分前よりご入室いただけます。

※当セミナーはオンライン会議システム○○○○を使用します。
視聴するパソコン、タブレット端末などに○○○○をインストール
していない場合は下記リンクを参考に事前インストールをお願いします。

【オンライン会議システム○○○○インストール方法について】
https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx 

■予約者名：◯◯○○様
■連絡先：000-0000-0000

ご予約に関する連絡先：000-0000-0000（担当◯◯）
当日の連絡先：000-0000-0000（担当◯◯）

■セミナーの詳細
https://www.xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx 
（セミナーの情報がまとまったウェブサイトのURL）

-------------------------------------------------------------------

【当日の注意事項】
・当日の配信内容のデジタルデータとしての記録、
および二次利用は禁止いたします。

【キャンセルについて】
キャンセルはご予約日の◯日前（◯月◯日）までに電話
または本メールへの返信にてご連絡をお願いします。

○○様のご参加を心よりお待ちしております。

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○○○○（店名、事業者名）
所在地：◯◯県○○市○○○町000-00　○○○ビル○階
連絡先：000-0000-0000（担当◯◯）
営業時間：00:00～00:00（定休日：毎週◯曜日）

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