店舗管理と一口にいっても、その仕事内容はさまざまです。店舗の規模や業種、従業員の数などによっても仕事量は大きく異なってきます。しかし、店舗が毎日営業を続けていくために必ずやらなければならない業務がいくつかあります。
今回は、店舗管理を「売上管理」「従業員管理」「在庫管理」「運営方法の管理」の4つの仕事に分けて、多くの経営者が直面する「うまくいかないのはなぜ？」を取り上げ、改善策と導入おすすめツールを紹介していきます。
店舗の売上管理
常に売上管理に追われているのはなぜ？
営業終了後も店舗に残って売上分析のために時間を浪費していませんか。
毎日の売上高の計算が経営者の重要な仕事であることは当然ですが、売上分析の他にもやらなければならない仕事が沢山あるということも事実です。
売上分析の目的は、現在の売り上げを増やすために、店舗経営の現状を把握した上で戦略作りに役立てる指標を得ることです。次の集客を狙った新しい施策や店舗の改善を図るアイデアを練ることこそ、経営者が本来注力するべき仕事であり、多くの経営者が店舗経営に見出している”やりがい”と呼べるのではないでしょうか。
しかし、売上分析の方法が非効率的だと、本当にやりたいことや得意分野を活かす前に、事務作業に不必要に多くの時間を費やすことになります。例えば飲食店の場合、各従業員が個別の伝票に注文内容を記入し、レジには合計金額のみを打ち込んでいたとします。すると、売上分析をするためには、経営者は営業終了を待って、レジ内の金額と伝票の内容を照らし合わせながら計算しなければなりません。
このような作業を毎日行うとなると、「今日はどの商品が何個売れたのか」や「客足が少なくなるのは何曜日か」などといった商品の売れ筋やお客様の購買傾向に関する情報を把握する手前で時間が足りなくなってしまいます。したがって、売上分析は必要な作業であるとはいえ、できるだけ効率的に行う手段を用いることが店舗管理の一環として理想的といえるのではないでしょうか。
売上分析を効率化するためのツールとしてPOSレジがあげられます。POSとは、Point Of Sales（販売時点情報管理）の略で、商品が売れた時点で、売り上げに関する情報を自動的に記録するシステムのことを指します。POSシステムを搭載したレジをPOSレジと呼びます。POSレジを導入することで、売り上げがリアルタイムでレジに記録され、「いつ、どんな商品が、どの価格で、何個、どんなお客様に売れたのか」という情報と併せて集計されるので、売り上げの動向を営業時間内外に関わらずいつでも確認することができます。
参考：会計目的のレジはもう古い！？POSシステム導入のすすめ
Square POSレジと小売店に特化したSquare リテールPOSレジは、スマートフォンやモバイル端末上でご利用いただけます（※）。
※Square リテールPOSレジはiOSのみの利用となります。Android端末をご利用の場合は、Square POSレジアプリをご利用ください。
Square データを使えば、毎日の売上サマリーはもちろん、人気商品が一目で分かるレポートの作成や売り上げのカテゴリ分けなど、ビジネスをかんたんにする便利な機能が満載です。また、Square リテールPOSレジを使うと、Square データから商品カテゴリーごとの在庫や利益率、在庫履歴なども確認できるようになります。売上分析をより綿密に行いたい事業主にはうれしい機能かもしれません。面倒な集計・分析作業はツールに任せて、時間を節約しましょう。
店舗の従業員の管理
従業員がなかなか仕事を覚えないのはなぜ？
「いち早く店舗運営のノウハウを習得して即戦力になってもらいたい」という期待を従業員に抱くことは当たり前のことです。従業員の教育に費やす時間を最小限に抑えながら、効率よく仕事を覚えてもらうためには仕組み作りが必要です。
基本的な業務ルールやノウハウをマニュアル化してみましょう。書面化することで、従業員は自分のペースで学ぶことができます。マニュアルでおおよその基本を抑えてしまえば、確認のために必要な質問の数も減るかもしれません。また、実務をしていく中で分からないことがあっても、すぐに参照できるマニュアルが用意されていれば、他の従業員の手を止めることもありません。
利用しているシステムを見直してみましょう。例えば、レジです。手入力は金額の打ち間違えなどのヒューマンエラーの原因になります。操作が複雑なレジは、全ての従業員が習得するまでに時間がかかります。店舗を運営していくために用いるツールは多機能であることが好ましいですが、ミスを最小限に抑えるためにも操作がしやすいシンプルなものを選ぶことをおすすめします。
前述のSquare POSレジは、会計処理をスマートデバイス上で行うので、普段からスマートフォンやタブレット端末の操作に慣れている者にとって操作が身につきやすいのではないでしょうか。タップやスワイプで画面を見ながら直感的に行うレジ操作は、その携帯性を活かしてお客様の目の前で行うことができ、対面式の会計も可能です。
従業員の勤怠管理がうまくいかないのはなぜ？
従業員の勤怠管理も店舗管理の一環です。就労時間の自己申告制は、未払い賃金の見落としや勤怠の改ざんなどの危険があります。タイムカードなどを使って、従業員一人ひとりの出退勤時刻を正しく記録する必要があります。タイムカードの押し忘れの防止対策を徹底する必要があります。
Squareのスタッフ管理システムは、タイムカード機能を搭載しています。従業員の就労時間や従業員ごとの売上データはどこからでも閲覧することができます。一緒に店舗を運営していく仲間である従業員の健康と成果を把握することは経営者にとって重要な業務です。
参考記事：スッキリ勤怠管理！タイムカードの押し忘れをゼロにする方法
店舗の在庫の管理
在庫が減らないのはなぜ？
在庫管理は店舗の資金繰りに直接悪影響を及ぼす可能性があります。在庫は倉庫に眠っているままでは売り上げにならないので、店舗の収入に貢献しない資産に過ぎません。
食料品には賞味期限がありますし、家電製品など毎年のように最新型が更新される製品は時間が経つほど商品価値が低下（陳腐化）します。売り物にならなくなった在庫を処分するためにもコストが発生します。
在庫を管理するためには、市場のニーズを理解し、確実に売り上げに繋がるサービスを見極め、これに応じて必要な分だけの在庫を追加し、また、需要が少ないものに関しては仕入れを中断するなどの判断能力が求められます。商品の売れ行きに合わせてリアルタイムで在庫をアップデートできる能力ともいえます。
在庫管理には通常、帳簿が使われます。全ての在庫の出入りを帳簿に記入することで、わざわざ倉庫を確認しなくても、帳簿上のデータで在庫の増減をコントロールできます。しかし、帳簿の記入漏れや一元管理の不徹底による情報の散乱などが原因で、実際の在庫と帳簿のデータに誤差が生じると、在庫管理の意味が無くなり、過剰在庫をもたらす原因になります。
参考記事：経営コストを無駄にしない在庫管理の方法
在庫の一元管理の実現には、Squareの在庫管理のご利用をおすすめします。どこからでも在庫状況を確認でき、在庫が少ない商品や売り切れ商品をアラートでお知らせしてくれる機能があります。Square POSレジと連携しているので、商品が売れた時点で在庫情報が更新され、情報の誤差防止にも効果的です。
店舗の運営方法の管理
リピーター客が増えないのはなぜ？
一度来店してくれたお客様がそれきりになってしまうことがありませんか。原因を考察してみましょう。「不満点は何だったのか」「魅力を伝えるためのアピールは十分だったのか」など考察し、改善点を洗い出します。
まずは、現在どのように店舗が運営されているかを把握することが重要です。店内に流している音楽の音量や料理の提供時間は適切か、掃除が行き届いているかなど、お客様目線になって購買体験を見直してみましょう。考えられる問題点の中から、改善によって効果が出ると思われるものを優先して対策をとっていきます。
お客様を把握することも、運営の改善に繋がります。お客様の購買傾向や趣味嗜好を把握した上でそれぞれに合ったサービスを提供することで、満足度の向上や店舗に対する好感度アップが期待できます。これをきっかけに再度来店をしようと思うお客様もきっといるはずです。
SquareのPOSレジと連携している顧客リストを活用すれば、大切なお客様に関するさまざまな情報を一箇所に管理することができます。情報は随時更新することができるので、店舗運営を改善するためのヒントとして活用することができ、リピーター客の集客に繋がります。
参考記事：コストをかけずにリピーター客を獲得するための5つのヒント
繰り返しになりますが、経営者が本来注力すべき業務は、他店と差別化を図るためのユニークなアイデアを考えたり事業の拡大を狙った戦略作りです。これに付随する事務的な作業や毎日の業務はできるだけ効率化することで時間を節約する必要があります。今回、ご紹介したポイントや導入ツールを参考に、現在の店舗管理を見直してみてはいかがでしょうか。
執筆は2017年3月10日時点の情報を参照しています。2021年6月16日に一部情報を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、スクエアは責任を負いません。