Términos de servicio adicionales de nómina

Fecha de publicacion: 5 de marzo de 2023

Hemos incluido anotaciones en los cuadros grises a continuación para enfatizar ciertas partes de nuestros términos y guiarlo mientras los lee. Las anotaciones no son resúmenes, ¡así que tómese el tiempo de leer todo!

Esta página explica nuestros términos para usar nuestro servicio de Nómina y son adicionales a los Términos Generales de Servicio. Al utilizar el servicio de Nómina, usted y su empresa aceptan estos términos.

Estos Términos de Servicio Adicionales de Nómina (los “Términos de Nómina”) rigen el uso que usted hace de Nómina Square, que proporciona herramientas de cálculo de nóminas, pagos e informes fiscales relacionados, así como otros servicios de nómina relacionados (los “Servicios de Nómina”) ofrecidos por Square, Inc. (“Square”, “nosotros”, “nuestro” o “nos”). Al utilizar el Servicio de Nómina, usted acepta estar sujeto a estos Términos de Nómina, el [consentimiento de firma electrónica], y los [Términos generales de Servicio] (“Términos generales”) y todos los demás términos, políticas y pautas aplicables al Servicio de Nómina, incluidos, entre otros, los Términos de pago. Si está utilizando el Servicio de Nómina en nombre de una empresa o entidad, nos declara que tiene autoridad para obligar a esa empresa o entidad a estos términos, y que dicha empresa o entidad acepta estos términos. Para obtener más información sobre la Nómina, visite nuestro Centro de Soporte.

Le ofrecemos la posibilidad de utilizar determinados servicios de terceros en relación con los Servicios de nómina. No somos responsables de ninguno de estos servicios de terceros.

Además de acceder a los Servicios de nómina que brinda Square, Square puede poner servicios de terceros (“Servicios de terceros”) a su disposición. Los Servicios de terceros están sujetos a condiciones de servicio y avisos de privacidad de esos terceros, que se le muestran en el momento en que se suscriba a los Servicios de terceros, o de la siguiente forma:

• Expertos de RR.HH, impulsado por Mineral. Expertos de RR.HH es un kit de herramientas de recursos humanos, proporcionado por Mineral, Inc., que le brinda a usted y a sus empleados respaldo en recursos humanos. Al utilizar los Servicios de nómina, por el presente usted acepta las Condiciones del servicio de Mineral y la Política de privacidad de Mineral.

Los terceros a los que se suscriba podrán solicitar a Square determinada información personal acerca de usted o sus empleados y contratistas, con el fin de brindarle los servicios que haya solicitado. Usted autoriza a compartir su información personal y acuerda obtener todo consentimiento necesario de sus empleados y contratistas independientes para que Square comparta su información personal, según sea necesario para su solicitud y uso de los Servicios de terceros y de acuerdo con el Aviso de privacidad de Square para empleados de vendedores. Usted acuerda obtener todo consentimiento necesario de sus empleados y contratistas independientes para recibir comunicaciones por correo electrónico, como parte de la recepción de los Servicios de terceros. Algunas comunicaciones por correo electrónico pueden incluir marketing.

Square no es responsable de ningún contenido o servicios proporcionados como parte de ningún Servicio de terceros. Es de su exclusiva responsabilidad determinar si su uso de los Servicios de terceros cumple con toda la legislación aplicable, incluidas las leyes federales, estatales y locales. Los Servicios de terceros pueden brindarle artículos de respaldo u otro contenido relacionado con impuestos, asuntos legales, cumplimiento, nómina, empleo, recursos humanos o temas similares. Ninguna parte de los Servicios de terceros es o debe ser utilizada como asesoramiento acerca de impuestos, asuntos legales, cumplimiento, nómina, empleo o recursos humanos. Para obtener orientación o asesoramiento específicos para su negocio, debe consultar a un profesional capacitado en asuntos de impuestos, legales u otros.

Para usar Nómina Square, deberá proporcionarnos información sobre usted y sus empleados y contratistas independientes. Promete proporcionar solamente información precisa y que obtuvo legalmente. No seremos responsables si proporciona información inexacta o incompleta, si no cumple con las leyes aplicables y/o si no realiza los ajustes necesarios en los salarios (como las horas extras). No tendremos ninguna relación laboral, de contratista independiente o de tercero beneficiario con sus empleados o contratistas independientes.

Solo puede utilizar los Servicios de Nómina en los Estados Unidos. Usted nos nombra como su agente con el propósito limitado de proporcionar los Servicios de Nómina, que incluyen cualquier servicio de procesamiento acelerado y acceso al pago, a sus empleados y contratistas independientes. Usted nos autoriza a prestar los Servicios de Nómina a usted, a sus empleados y a sus contratistas independientes. Para usar Nómina Square, deberá enviar oportunamente la información que requerimos para proporcionar los Servicios de Nómina, lo que incluye la información impositiva de su empresa, el tiempo trabajado de los empleados y contratistas independientes y la información de pago, según corresponda, así como cualquier otra información que podamos solicitar. Usted asume la responsabilidad exclusiva y garantiza que la información, el Contenido, los datos, los documentos o los materiales de la nómina utilizados, divulgados, ingresados o creados mediante el Servicio de Nómina son precisos, confiables y completos, no violan los presentes Términos de Nómina ni los Términos Generales, y cumplen con la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Tesoro de los EE. UU. y todas las demás leyes o regulaciones aplicables. Por el presente, reconoce y acepta que toda la información que recopila y comparte con Square en relación con los Servicios de Nómina se realiza de acuerdo con sus obligaciones legales y cumple con todas las leyes aplicables.

Usted es completamente responsable de verificar la identidad y la autorización de trabajo de sus empleados y contratistas independientes de acuerdo con la legislación aplicable y toda la información que usted, sus empleados y contratistas independientes envíen a través de los Servicios de Nómina, incluso cualquier IRS u otras sanciones debido a información incorrecta, inexacta, incompleta u obsoleta.

Además, usted es responsable de verificar la exactitud, puntualidad e integridad de cualquier información personal, salarial, de nómina o de cualquier otro tipo de información que usted, sus empleados o contratistas independientes proporcionen, ingresen directamente a través de los Servicios de Nómina o cualquier otro método, que aprueben o que no corrijan. Tenemos derecho a confiar en dicha información y no estamos obligados a verificarla de forma independiente. Usted renuncia a cualquier reclamación contra Square derivada de errores u omisiones que no haya corregido o solicitado corregir. No seremos responsables de ninguna multa, interés u otra responsabilidad que surja de información inexacta o incompleta que usted, o su empleado o contratista independiente pueda proporcionar. Puede optar por proporcionar a sus empleados o contratistas independientes acceso a un sitio de Nómina Square donde pueden proporcionar, ver y actualizar información y elecciones relacionadas con el trabajo. Usted comprende y acepta que simplemente ponemos dicho sitio de Nómina Square a disposición de sus empleados o contratistas independientes en su nombre para su conveniencia. El acceso de los empleados y contratistas independientes a dicho sitio de Nómina Square no crea ningún contrato, relación de cliente o laboral entre nosotros y sus empleados o sus contratistas independientes.

Usted nos da permiso para realizar ciertas tareas de impuestos y nóminas en su nombre. Nómina Square tiene muchas herramientas para ayudarlo, pero en última instancia es su responsabilidad asegurarse de que funcionen para su negocio y que cumpla con todas las leyes y obligaciones de informes. Cuando nos proporciona información, garantiza que tiene derecho a hacerlo.

Para utilizar los Servicios de Nómina con respecto a sus empleados según W-2, debe completar el Formulario 8655 del IRS (Autorización de agente de informes) nombrando a “Square Payroll, Inc.” como su agente de informes autorizado y cualquier otro formulario o autorización solicitada por nosotros. Además, usted autoriza a Square y sus afiliados a tomar medidas en su nombre según sea necesario para efectuar los Servicios de Nómina. Al utilizar Square Payroll, Inc. para pagar a contratistas independientes, usted autoriza a Square Payroll, Inc. a realizar pagos y presentaciones, incluido el Formulario 1099-NEC, en su nombre. Usted declara y garantiza que ha obtenido todos los consentimientos necesarios según la legislación aplicable para proporcionarnos la información requerida para prestar los Servicios de Nómina, que incluyen el consentimiento para acceder a las cuentas bancarias de sus empleados y contratistas independientes para procesar los depósitos directos de los pagos y para cargar los sobrepagos y los errores de pago.

Usted reconoce que los Servicios de Nómina pueden no cumplir con todas las obligaciones federales, estatales y locales de nómina que se aplican a su negocio. Usted es responsable de su propio cumplimiento.

Aunque los Servicios de Nómina proporcionan herramientas para ayudarle a calcular y pagar los salarios y las ganancias, Square no garantiza que los Servicios de Nómina realicen estas tareas de forma coherente con las leyes aplicables a su negocio, que pueden variar según la región y pueden cambiar en cualquier momento. Square no asume ninguna responsabilidad para asegurar el cumplimiento de la legislación aplicable, que incluye las leyes sobre salarios y horarios. Del mismo modo, es posible que los Servicios de Nómina no incluyan todas las características y funcionalidades necesarias para cumplir con los requisitos federales, estatales y/o locales aplicables a su negocio, que incluyen, entre otros, aquellos relativos al desglose y la emisión de declaraciones de pago; el cálculo y el pago de horas extras; las licencias por enfermedad con goce de sueldo, la tasa de pago, y los requisitos de incremento de uso; las leyes de salario mínimo, las leyes de deducción salarial; las primas por descansos y horas de comida; las leyes relativas a las retenciones de impuestos y los plazos de pago (la liquidación final inclusive); y los requisitos de correo en papel para los formularios W-2 y 1099-NEC.

Es su responsabilidad exclusiva cumplir con todas las leyes aplicables, como las leyes federales, estatales y locales sobre salarios y horarios. Usted es responsable de determinar si los Servicios de Nómina cumplen con las obligaciones de nómina y de información de su negocio. No ofrecemos ningún tipo de asesoramiento legal, financiero, contable, fiscal o de otro tipo al proporcionarle los Servicios de Nómina. Debe visitar los sitios web del gobierno federal y local y/o consultar a un abogado cualificado a fin de obtener ayuda para cumplir con sus obligaciones.

Nómina Square puede proporcionar artículos de apoyo u otros contenidos relacionados con las nóminas. Este contenido no es asesoramiento fiscal o legal.

Los Servicios de Nómina pueden proporcionar elementos de apoyo u otros contenidos sobre las nóminas. Estos artículos tienen un alcance limitado y solo tienen por objeto el ofrecer un resumen general de los temas tratados. La información se encuentra actualizada hasta la fecha de su publicación. Square no se compromete a actualizar estos artículos en función de futuros cambios en la legislación. Por otro lado, los estados, condados o ciudades suelen tener requisitos diferentes a los de la ley federal y las leyes varían según la jurisdicción, por lo que estos artículos no pretenden abordar todas las jurisdicciones. Nada de lo dispuesto en estos artículos es o debe utilizarse como asesoramiento fiscal o legal. Los artículos no pueden ser invocados para evitar impuestos, sanciones u otras obligaciones en virtud de la legislación aplicable. Para obtener orientación o asesoramiento específico sobre su negocio, debe consultar a un profesional fiscal y/o jurídico cualificado.

Es posible que deba ajustar manualmente los salarios.

Los Servicios de Nómina calculan las horas extras en base a las reglas que usted establezca en su panel de control, a 1,5 o 2 veces la tasa de salario básico por hora. Otras formas de remuneración, incluidas las comisiones y las primas, no se incluyen automáticamente en el cálculo de las horas extras. Si su empleado no exento (por hora) recibe este tipo de compensación, es posible que tenga que ajustar manualmente su salario para cumplir con las leyes salariales federales y estatales.

Del mismo modo, los Servicios de Nómina pagan las licencias por enfermedad a la tarifa horaria básica o a una cantidad fija, según las reglas que usted establezca en su panel de control. Si su legislación estatal y/o local le obliga a pagar las licencias por enfermedad con una tarifa superior a la tarifa horaria básica, deberá realizar un ajuste manual de la paga.

Además, si usted utiliza los productos de Square para el seguimiento del tiempo y/o los descansos de sus empleados, los Servicios de Nómina no pagan automáticamente ninguna prima por los períodos de comidas o descansos perdidos, tardíos y/o interrumpidos, como puede ser requerido por la ley estatal. Puede pagar manualmente las primas por períodos de comida y/o descansos a través de la función de pago adicional.

Puede haber otros casos en los que tenga que ajustar manualmente la paga para cumplir con las leyes aplicables a su negocio, por lo que es su exclusiva responsabilidad hacerlo. Puede editar cualquier información, como salarios, propinas, impuestos, deducciones, contribuciones y datos similares, al utilizar la función de ajuste manual antes de procesar su nómina.

Para ejecutar la nómina, necesitamos obtener dinero de su cuenta bancaria de su negocio. Si no tiene suficiente dinero disponible, nos autoriza a tomarlo de otras fuentes

Debe tener una Cuenta Square (como se define en los Términos Generales) con una cuenta vinculada, verificada y habilitada para ACH en un banco de EE de su negocio, como una cuenta de Square Banking. UU. u otra cuenta de depósito. Usted autoriza a Square y otros terceros autorizados a debitar de su cuenta vinculada los montos necesarios para (i) financiar sus pagos (ii) pagar las tarifas o cargos asociados con los Servicios de Nómina, (iii) pagar sus impuestos de nómina, (iv) pagar cualquier entrada de débito, corrección o reversión iniciada, y (v) pagar cualquier otro monto adeudado, incluidos los servicios que le proporcionamos y que no estén relacionados con la Nómina Square. Mantendrá un saldo suficiente en su cuenta vinculada para pagar los desembolsos, tarifas, impuestos de nómina o cualquier otro monto adeudado en el momento requerido.

Si no tiene fondos suficientes en su cuenta vinculada para pagar los montos adeudados en el momento requerido, o si se niega a pagar, podemos (i) recuperar fondos de usted de conformidad con las Autorizaciones de recuperación que nos otorgó al aceptar las Condiciones de pago, (ii) debitar importes de sus impuestos de nómina retenidos en su nombre, (iii) rechazar el pago de impuestos de nómina no remitidos, (iv) discontinuar los Servicios de Nómina, y/o (v) congelar, suspender o cancelar de inmediato su Cuenta Square o el acceso a los Servicios de Nómina, o cualquier característica del mismo.

Los empleados y contratistas pueden tener la opción de agilizar el acceso a sus ganancias; Square puede transferir los fondos a una tarjeta de débito vinculada o a una cuenta bancaria con una tarifa por servicio o a Cash App de forma gratuita.

Usted acepta que Nómina Square ofrezca a sus empleados y/o contratistas independientes (“Beneficiarios”) la opción de “Pago a demanda”, una función que permite a sus Beneficiarios, a su entera discreción, recibir una cantidad equivalente a una parte de sus ganancias (“Cantidad de Transferencia”) antes de su día de pago programado regularmente. Si su beneficiario selecciona la función de pago bajo demanda, puede transferir fondos a una tarjeta de débito o cuenta bancaria vinculada con una comisión de servicio del 1.75 % sobre el importe de los fondos transferidos anticipadamente o a Cash App sin comisión de servicio. Usted autoriza a Square, como su agente a efectos exclusivos del procesamiento de nóminas, a remitir su nómina menos el importe de la transferencia a su beneficiario, menos la comisión de servicio, si procede. Las retenciones se deducirán y remitirán del saldo de los ingresos del beneficiario en el momento en que se efectúe la nómina normalmente programada. Usted reconoce que, si está disponible, esta característica de pago a demanda se ofrece a sus empleados y contratistas independientes sin costo adicional para usted.

En la medida en que el Pago a demanda esté disponible para sus beneficiarios, usted acepta que Square proporciona esta función como una conveniencia para que sus beneficiarios la utilicen a su elección voluntaria y que usted no exigirá de ninguna manera que ningún beneficiario utilice este servicio.

Si un empleado o contratista le solicita información de nómina, usted acepta proporcionarla. También se compromete a cubrirnos de cualquier responsabilidad que ocurra si no lo hace.

Usted acepta proporcionar cualquier información a sus empleados o contratistas independientes que dicho empleado o contratista independiente solicite directamente de usted o de Square. Si su empleado o contratista independiente solicita su información de nómina personal de Square, por ejemplo, una copia de sus recibos de pago o tarjetas para fichar, Square cumplirá con la solicitud (en la medida en que hayamos conservado la información conforme a nuestra política de conservación de datos) al empleado o contratista independiente y le enviará una notificación con 24 horas de anticipación a la dirección de correo electrónico asociada con su cuenta de Square. Usted acepta indemnizar y eximir a Square de toda responsabilidad derivada de su falta de respuesta a dicha solicitud de información.

Si bien ayudamos a presentar sus impuestos, en última instancia, es su responsabilidad pagarlos y asegurarse de que se presenten correctamente y a tiempo.

Información importante sobre impuestos: Tenga en cuenta que usted es responsable de la presentación oportuna de las declaraciones de impuestos y del pago oportuno de impuestos para sus trabajadores, incluso si nos ha autorizado a presentar las declaraciones y realizar los pagos. Por lo tanto, el Servicio de Impuestos Internos le recomienda que se inscriba en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS) del Departamento de Hacienda de los Estados Unidos para controlar su cuenta y asegurarse de que se realicen los pagos de impuestos a tiempo. Puede inscribirse en el EFTPS en línea en www.eftps.gov, o llamar al (800) 555-4477 para obtener un formulario de inscripción. Las autoridades fiscales estatales generalmente ofrecen medios similares para verificar los pagos de impuestos. Comuníquese directamente con las oficinas estatales correspondientes para obtener más detalles.

Como su proveedor de servicios, confiamos en que usted obtenga el consentimiento de sus empleados y contratistas independientes para que Square brinde los Servicios de Nómina.

Square procesa la información personal de sus empleados y contratistas independientes en su nombre para proporcionar estos servicios. Usted acuerda obtener todo consentimiento necesario de sus empleados y contratistas independientes para que Square proporcione el Servicio de nómina y procese la información personal, incluido, entre otros, compartir información personal con los Servicios de terceros que usted utilice. Usted reconoce y acepta que Square puede transferir información personal a través de fronteras internacionales según sea necesario para el procesamiento de acuerdo con las prácticas comerciales estándar de Square y de acuerdo con [el Aviso de privacidad de Square para empleados de vendedores]