Este artículo se incluye con fines educativos y no constituye ninguna asesoría legal ni fiscal. Para obtener asesoramiento específico aplicable a tu negocio, comunícate con un profesional.
Ya decidiste que tu negocio puede beneficiarse de un servicio de nómina. ¡Claro que sí! El software de nómina te ayuda a ahorrar tiempo para que puedas dedicarte solo a administrar tu negocio y hacerlo crecer.
Sin embargo, cuando empiezas a ver qué opciones hay para un servicio completo de nómina, la lista de funciones de software base, servicios y complementos puede resultarte un poco abrumadora. Y puede resultar difícil saber en qué debes centrarte para tomar una decisión. Por eso, hicimos una lista de cinco áreas clave que debes tener en cuenta al comparar los proveedores de servicios de nómina.
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1. Las necesidades de tu negocio
Antes de que puedas comparar las opciones de software de nómina, debes saber con claridad qué necesita tu negocio de un proveedor de nómina de servicio completo. Te dejamos algunas preguntas que puedes hacerte:
- ¿Cuál es el tamaño de tu empresa? ¿Cuántos trabajadores tienes?
- ¿Qué tipo de trabajadores tienes: contratistas o empleados?
- ¿Esos empleados tienen beneficios? Si no los tienen, ¿planeas ofrecer beneficios a tu equipo en el futuro?
- ¿Quién administrará la nómina y cuánto tiempo tiene para dedicarle a esa tarea?
- ¿El administrador de la nómina trabaja en el mismo lugar?
- ¿Cuán familiarizado está el administrador de la nómina con las cuestiones normativas y legales en lo que a nómina respecta?
- ¿Cuánto prepuesto puedes asignar al procesamiento de la nómina?
- ¿Cuál es tu punto débil en el proceso de nómina actual?
Usa tus respuestas a estas preguntas como guía para el resto de los criterios que tengas que evaluar antes de elegir un software de nómina para tu pequeño negocio.
2. Funciones del servicio de nómina
El hecho de que las funciones del servicio de nómina sean obligatorias o útiles depende de las respuestas a las preguntas anteriores. Sin embargo, hay algunas funciones que, definitivamente, deberían estar presentes cuando busques un servicio de nómina para cualquier negocio pequeño.
- Declaraciones de impuestos: los impuestos son, sin duda, la parte más complicada de administrar una nómina para todo tipo de negocio. Busca un servicio que genere y declare tus impuestos de nómina estatales y federales (y que también haga los pagos).
- Otros factores de cumplimiento: cuando contrates empleados, tu obligación de cumplimiento no abarca solo los impuestos. Busca un servicio que te ayude a registrar las licencias por enfermedad y los tiempos de descanso pagos que se calculan automáticamente en las deducciones antes o después de impuestos para beneficios cada vez que ejecutas la nómina. Algunos servicios de nómina también se ocuparán de la documentación, por ejemplo, en el caso de nuevas contrataciones, que se tengan que enviar al estado donde trabajan tus empleados.
- Registro de horas integrado: ahorra algo de tiempo al asegurarte de que el software de nómina se integre con el software de registro de horas y asistencia. Así, no tendrás que dedicar tiempo a ingresar manualmente las horas antes de cada nómina. El mejor software de nómina te permite calcular el tiempo extra una vez que importas los registros de horas.
- Depósito directo: permite que los trabadores transfieran su pago directamente a sus cuentas bancarias en vez de tener que enviar cheques por correo en cada período de pago.
- Portal de autoservicio para el personal: sin importar el servicio que elijas, debería ofrecer una experiencia sencilla para los empleados (así como para la persona a cargo de la nómina). Dar acceso a tu personal a las cuentas en línea donde pueden obtener talones de pago y actualizar la información de contacto, te ahorrará mucho tiempo que dedicas a enviar documentos y buscar direcciones.
- Opciones de empleo: ¿empleas a contratistas o empleados a tiempo completo, o ambos? La mayoría de los servicios de nómina solo contemplan contratistas o empleados. Por eso, si tienes ambos (o si crees que los tendrás en el futuro), te sugerimos que busques un software que te permita ejecutar la nómina para ambos. Así, no tendrás que usar dos programas diferentes y no tendrás que conciliar los registros manualmente.
- Integraciones de nómina: ya lo dijimos algunas veces, pero asegurarte de que tu software de nómina se integre con otros sistemas es fundamental, ya que te ahorra tiempo y errores costosos. Por eso, asegúrate de que el software de administración de empleados, tu PDV y o el software contable que uses se integren con el servicio de nómina para pequeños negocios que elijas.
3. Costo del software de nómina
El costo del software de nómina depende del servicio que elijas y de las necesidades de tu negocio. Como poco, podría costarte entre $20 y $30 y, como mucho, podrías pagar varios cientos de dólares por mes.
La mayoría de los servicios de nómina no cobran solo una tarifa fija por mes. Cobran el uso del software y las funciones. Además, también pueden cobrarte diferentes valores si pagas a empleados o a contratistas independientes. Por eso, cuando estés evaluando los precios del software de nómina, ten en cuenta lo siguiente:
- Costo base: la mayoría de los servicios de nómina cobran una tarifa de suscripción o cuenta base. Debes saber con seguridad qué se incluye en ese costo y, lo más importante, qué no está incluido. Consulta la página web de cada servicio para conocer los detalles de los precios. Algunas pueden incluir información sobre cuánto te ahorrarías si cambias de proveedor. Si no puedes encontrar esta información, comunícate con ellos.
- Por período de pago o por trabajadores: la mayoría de los servicios cobran una tarifa según cómo ejecutes la nómina (ya sea por semana, por quincena o por mes) o según la cantidad de trabajadores para los que ejecutes la nómina. Algunos te cobran por ambos. Cuando estés evaluando opciones, presta atención a cómo te cobrarán el servicio para poder calcular los costos mensuales.
- Impuestos y cumplimiento: algunos servicios de software de nómina cobran por la asistencia con impuestos y otro tipo de cumplimiento. Esto podría incluir la impresión, el envío y la declaración de formularios W-2 a las agencias de gobierno. Además, el costo de este trabajo puede depender de la complejidad de tu nómina, por ejemplo, si haces aportes a los beneficios antes de impuestos de tus empleados (401(k), HSA, FSA, etc.).
- Varios: es posible que haya otros costos que no estén incluidos en estas primeras tres categorías. Algunos servicios de nómina, por ejemplo, cobran un adicional por depósito directo, cheques en papel, firmas de cheques y relleno por sobre. Te sugerimos que preguntes si también cobran aparte las comisiones de configuración.
Esta lista no es exhaustiva, sino un punto de partida para revisar los costos que supone trabajar con cualquier proveedor de nómina para pequeños negocios. Debes hacer muchas preguntas para que las comisiones ocultas no te tomen por sorpresa.
4. Asistencia
Muchas empresas de nómina ofrecen recursos para ayudar a los pequeños negocios a comenzar con sus servicios de nómina. Muchas cuentan con asistencia por teléfono y correo electrónico en caso de que tengas problemas con la nómina urgente. Sin embargo, este servicio a veces es de pago. Pregunta acerca de estos costos con anticipación para que puedas calcular el presupuesto en consecuencia.
5. Facilidad de uso
Si bien pagarle a tu personal es muy importante, la nómina debería ser una tarea de “lo configuro y me olvido”, una vez que ingresas un empleado en el sistema.
No deberías tener que ser un contador para poder entender cómo hacer la nómina, y el software debería ser suficientemente sencillo para que todos los empleados puedan usarlo si es necesario. Square hace posible que pequeños negocios paguen a sus empleados y contratistas en solo unos pocos clics. Además, te permitimos que automatices la nómina y que nunca te olvides de un período de pago.
Cuando activas Nómina automática Square, importamos automáticamente los registros de horas, calculamos salarios y deducciones y ejecutamos la nómina para cada período de pago. Antes de cada ejecución de la nómina, recibes un correo electrónico donde te confirmamos qué se pagará a tus empleados y tienes hasta el final del día para cancelar o hacer los cambios que necesites. Luego, puedes sentarte y relajarte.