L’embauche et la formation de vos premiers employés
Les informations fournies ci-dessous sont uniquement à titre informatif, ne sont pas destinées à être interprétées comme des conseils ou des orientations juridiques ou professionnelles de quelque nature que ce soit et peuvent ne pas être exactes ou appropriées pour votre situation particulière.
Avant l’embauche de vos premiers employés, assurez-vous d’avoir une infrastructure en place. Par exemple, vous devez vous enregistrer en tant qu’employeur à l’agence du revenu du Canada (ARC)
et avoir un système de paiement de salaire.
Un processus d’embauche doit être mis en place lorsque vous êtes prêt à embaucher. Ce processus doit respecter toutes les exigences légales et attirer l’attention de candidats de qualité. Il se déroule généralement en cinq étapes :
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Création de la description du poste
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Transformation de la description en annonce
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Publication de l’offre d’emploi
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Sélection initiale des postulants et entrevues
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Sélection finale et offre d’emploi
Une fois la nouvelle recrue embauchée, fournissez-lui une formation adéquate. Même s’ils ont déjà eu un emploi similaire, les nouveaux employés doivent comprendre ce que vous attendez d’eux.
Finalement, mettez en place une façon de surveiller et de gérer la performance des employés sur une longue période.
Devenir employeur
Avant d’embaucher votre premier employé, vous devez vous inscrire auprès de l’ARC. La façon la plus facile de le faire est de visiter l’inscription en direct des entreprises. Il est aussi possible de remplir les documents manuellement et de les envoyer par la poste ou par fax. Vous pouvez aussi téléphoner à l’ARC.
Investir dans un logiciel de paie va de soi. Cette façon de faire est beaucoup plus aisée que de gérer la paie manuellement. Le logiciel se paie rapidement avec les heures épargnées et réduit énormément la possibilité d’erreur humaine.
Finalement, nombre de petites entreprises trouvent avantage à s’inscrire auprès d’une agence qui pourra leur expliquer comment être un employeur qui se conforme aux différentes lois. Il est absolument vital pour votre entreprise de rester toujours entièrement conforme avec les lois et règlements qui existent.
Il n’est pas réaliste de penser que l’employeur moyen de petite entreprise ait sous son égide les employés pour s’occuper de ce dossier. C’est la raison pour laquelle les agences externes sont si populaires.
Un mot sur les agences de placement
Si vous commencez à penser sérieusement à embaucher de nouveaux employés, faites un peu de recherche sur les agences de placement. Découvrez lesquelles ont bonne réputation dans votre milieu ou votre secteur d’activité. Ensuite, obtenez de l’information au sujet de leurs services et de leurs tarifs.
Ces informations peuvent vous épargner du temps plus tard, au moment où vous devez embaucher des employés rapidement, ou si vous voulez des travailleurs temporaires pour vous aider dans les moments les plus occupés.
Embaucher un nouvel employé
Même si vous êtes pressé d’obtenir un nouvel employé le plus tôt possible, il est important d’être aussi minutieux que possible dans votre processus d’embauche. Si vous avez un besoin urgent, considérez un employé temporaire en provenance d’une agence pour vous donner un coup de main pendant que vous recrutez.
Rédiger une description de poste
La première étape de tout processus d’embauche est de déterminer ce que vous avez besoin de faire, quand et à quel endroit. S’il y a des exigences particulières sur la façon dont le travail devrait être accompli, mentionnez-les. Ceci est la base de votre description de poste.
Transformer une description de poste en annonce
La plupart des annonces sont construites selon la même structure de base :
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Description du poste
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Description de l’employé idéal
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Description de ce que vous offrez en tant qu’employeur
Vous avez déjà décrit le poste. Par conséquent, mettez l’accent sur votre description de l’employé idéal et de ce que vous offrez.
Description de l’employé idéal
Vous devez décrire l’employé idéal en termes objectifs. Décrivez ses qualifications, ses compétences, son expérience et ses qualités personnelles (p. ex. la patience).
Prenez bien soin de faire la distinction entre les qualifications qui sont souhaitables et les qualifications qui sont essentielles. Normalement, plus il est difficile d’acquérir une compétence, plus vous devriez la présenter comme essentielle.
Au contraire, plus il est facile d’acquérir une qualification ou une compétence, et plus vous devriez la présenter comme souhaitable, et ainsi ouvrir la porte aux candidats qui ne possèdent pas toutes les compétences, mais qui pourraient possiblement les acquérir pendant la formation aux employés.
Présenter votre offre d’employeur
Donnez à vos employés potentiels une idée du salaire et des avantages sociaux que vous offrez. Si le salaire est négociable, expliquez vos marges de négociation. Les candidats qui répondront à votre annonce seront ainsi seulement ceux qui sont sur la même page que vous en ce qui concerne le salaire et les bénéfices.
Rappelez-vous que la chance de prendre part à un programme de formation réputé peut sembler attirant à de futurs employés. Si vous êtes prêt à investir sur la formation durant l’emploi et en développement des ressources humaines, mettez-le en évidence dans votre annonce.
Finalement, donnez à vos employés potentiels une idée de ce à quoi ils peuvent s’attendre en travaillant pour votre entreprise. Même les plus petits détails peuvent être des points de vente. Par exemple, mentionnez si vous apportez du café et des pâtisseries le vendredi.
Publiciser votre offre
Votre stratégie pour publiciser votre offre dépend du temps que vous avez à votre disposition pour recruter un nouvel employé. Idéalement, un employeur annoncera son offre d’emploi sur son propre site Web sous l’entête « carrière » ou sur les médias sociaux.
La plateforme la plus évidente est LinkedIn, mais d’autres plateformes peuvent aussi donner de bons résultats. Avec cette approche, les premiers à voir votre annonce sont ceux qui connaissent déjà votre marque ou du moins votre secteur d’activité.
Si le temps presse, annoncez l’offre sur d’autres médias. Si le temps presse vraiment, communiquez avec au moins une agence de placement.
Sélection initiale des candidats et entrevues
Le nombre de rondes de sélection de candidats dépend du nombre de réponses que vous obtenez.
Commencez par mettre de côté tous les candidats qui ne répondent pas du tout aux attentes. Continuez à filtrer les candidats les plus faibles jusqu’à ce que vous ayez une liste relativement courte de candidats potentiels compétents que vous pouvez voir en entrevue dans des délais raisonnables.
Si vous embauchez pour une position en présentiel ou hybride, vous pouvez réaliser certaines entrevues initiales par vidéoconférence. Ensuite, invitez les finalistes à une entrevue en personne. Si vous embauchez quelqu’un pour un poste de télétravail, il est normal que les entrevues finales soient réalisées par vidéoconférence.
S’il s’agit de votre première embauche d’employés, vous souhaiterez peut-être la présence d’une tierce partie pour travailler avec vous à la création d’un processus d’embauche. Vous devez avoir la certitude que tout est juste pour tous les candidats, particulièrement pour ceux qui ont des caractéristiques protégées.
Certains employeurs inexpérimentés pourraient faire preuve de discrimination sans en avoir l’intention. Au mieux, vous perdrez de très bons employés potentiels. Au pire, des poursuites juridiques pourraient causer de sérieux dommages à votre réputation.
Sélection finale et offre d’emploi
Une fois votre sélection finale complétée, faites parvenir une offre d’emploi à votre candidat. Dans le temps de nos grands-parents, cela signifiait envoyer une lettre par la poste. De nos jours, il est parfaitement acceptable d’envoyer une offre d’emploi par courriel avec un contrat en pièce jointe.
Tout le monde n’a pas d’imprimante, ou accès à une telle machine, et il se pourrait que vous deviez faire parvenir votre offre en format papier ou que vous acceptiez une signature électronique.
Organiser la formation des employés
Votre approche à la formation de vos employés devrait être basée sur l’employé, sur son rôle et sur la fréquence à laquelle vous vous attendez à recruter pour ce rôle.
Si vous engagez simplement des employés sur une base ponctuelle, vous pouvez aussi les former de façon ponctuelle. Vous connaissez déjà les qualifications, les compétences et l’expérience de l’employé. Il suffit donc de lui donner une formation qui comble des besoins donnés.
D’un autre côté, instaurer un programme de formation standardisé peu être bénéfique si vous pensez embaucher régulièrement des employés pour ce poste. Le temps nécessaire à la création d’un programme de formation sophistiqué est parfois facilement justifiable par le temps épargné lors de l’embauche de nouveaux employés. Avoir un tel programme peut rapporter gros, car vos nouveaux employés deviennent efficaces plus rapidement.
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