Lorsque vous dirigez une entreprise, vous avez beaucoup à gérer. Consacrer des heures par semaine à la rédaction de rapports financiers ne doit pas être votre priorité. De nombreux responsables d’entreprise confient leurs tâches financières à un comptable afin qu’il maintienne leurs comptes en ordre. C’est une bonne idée, mais il est également important de bien comprendre les bases.
Un bilan est un excellent moyen d’avoir une vue claire de la situation financière de votre entreprise. Découvrez ce qu’est un bilan, comment l’établir et comment il peut vous aider à mieux gérer votre entreprise. De plus, nous vous proposons un modèle pratique à télécharger et à utiliser dès maintenant.
Qu’est-ce qu’un bilan?
Un bilan est un résumé financier qui reflète l’état actuel des finances de votre entreprise. Considérez-le comme un bilan de santé : comment se porte votre entreprise financièrement en ce moment? Est-elle en bonne santé? Certains secteurs sont-ils déséquilibrés et ont-ils besoin d’une attention particulière?
Il décompose votre entreprise en trois éléments clés : l’actif, le passif et les capitaux propres (nous les détaillerons plus tard). Dans l’ensemble, un bilan vous permet de mieux comprendre la situation financière de votre entreprise.
Au Canada, les petites entreprises ont généralement recours aux Normes comptables pour les entreprises à capital fermé (NCECF) pour préparer leurs bilans. Il est plus simple de se conformer aux NCECF que de se plier aux Normes internationales d’information financière (IFRS), qui sont obligatoires pour les sociétés cotées en bourse.
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Quels sont les avantages d’un bilan?
Garder un bilan et le consulter régulièrement peut vous aider à évaluer les performances de votre entreprise, à identifier les tendances financières et à prendre des décisions éclairées. Voici en quoi cela est important :
Il vous offre une clarté financière : vous pouvez voir en un coup d’œil si votre entreprise est en bonne santé ou si les flux de trésorerie sont serrés. Cela vous permet d’identifier les problèmes éventuels, tels qu’un endettement excessif ou l’absence d’actifs suffisants pour couvrir les dépenses.
Il aide à la prise de décision : alors que de nombreux autres rapports financiers offrent une vision rétrospective des finances de votre entreprise, un bilan met en évidence les évènements financiers futurs, comme les dettes à régler d’ici la fin du trimestre. Envisagez-vous un achat important, l’embauche de personnel ou une expansion? Un bilan vous indique si vous pouvez vous le permettre.
Il vous permet de suivre vos progrès financiers : en comparant votre dernier bilan aux précédents, vous pouvez voir comment votre entreprise évolue. Vous pouvez ainsi mieux comprendre les tendances à long terme et prendre de meilleures décisions financières.
Il attire les investisseurs et garantit les prêts : les investisseurs et les prêteurs potentiels pourraient vouloir examiner vos états financiers avant de s’engager avec vous, puisqu’il démontre votre capacité à gérer efficacement vos actifs et vos passifs. Un bilan solide peut également renforcer votre demande de financement auprès de programmes tels que le Programme de financement des petites entreprises du Canada (PFPEC).
Il vous aide à préparer la période des impôts : votre bilan contient les informations essentielles pour produire des déclarations de revenus exactes. Sa mise à jour simplifie le processus de déclaration des revenus et vous assure le respect des exigences de déclaration de l’Agence du revenu du Canada (ARC).
Les principales composantes d’un bilan
En bref, un bilan se compose de trois catégories clés :
- Actifs : ce que possède votre entreprise
- Passifs : ce que votre entreprise doit
- Capitaux propres : ce qui reste après le paiement des dettes
Décomposons ces sections et décrivons les étapes de la création de votre bilan.
Comment préparer un bilan
1. Choisissez une date de compte rendu
Choisissez une date de compte rendu pour votre bilan (généralement le dernier jour d’un trimestre), mais cela peut aussi être la fin d’un mois ou d’une année. Cette date marque le moment où vous dressez un portrait de la situation financière de votre entreprise. La cohérence de vos périodes de compte rendu facilite le suivi des tendances et la comparaison des progrès de votre entreprise au fil du temps.
2. Calculez la somme de vos actifs
Les actifs sont tous les biens que votre entreprise possède et qui ont de la valeur. Ils se divisent en deux catégories : les actifs courants (à court terme) et les actifs non courants (à long terme).
Tout d’abord, établissez l’inventaire de vos actifs actuels. Ce sont les biens que votre entreprise possède et qui peuvent être rapidement convertis en liquidités ou utilisés au cours de l’année suivante, par exemple :
- Espèces : argent dans votre compte bancaire ou espèces réelles en main.
- Comptes débiteurs : argent que les clients vous doivent, mais qu’ils n’ont pas encore payé.
- Inventaire : votre inventaire, incluant les produits prêts à la vente ainsi que les matières premières.
- Charges payées d’avance : factures payées à l’avance (par exemple, le loyer, les abonnements). Ces dernières sont considérées comme des actifs, car vous les avez déjà réglées.
Ensuite, dressez l’inventaire de vos actifs non courants, c’est-à-dire les biens que votre entreprise possède et qui ne sont pas susceptibles de se transformer en liquidités au cours de l’année à venir. Ces biens incluent les terrains, les bâtiments, les véhicules, le mobilier, l’équipement et les machines, qui contribuent tous à la valeur à long terme de votre entreprise.
Pour connaitre votre actif total, il suffit de faire la somme de vos actifs courants et non courants. Cette somme correspond à la liquidité dont vous tirez actuellement profit, en plus des actifs qui soutiennent votre entreprise à long terme.
3. Calculez la somme de vos passifs
Le passif correspond aux dettes ou aux obligations qu’une entreprise doit rembourser. Il se divise lui aussi en deux catégories : le passif courant (à court terme) et le passif non courant (à long terme). Commencez par établir la liste de vos dettes courantes. Il s’agit des dettes dont le paiement est exigible dans un délai d’un an. Parmi les plus courantes, on trouve :
- Comptes créditeurs : montants dus à des fournisseurs ou à d’autres entreprises pour des biens ou des services reçus.
- Salaires à payer : si vous embauchez du personnel, il est impératif de prendre en compte les sommes dues à vos employés pour leur contribution non réglée.
- Autres passifs courants : impôts dus (comme la TPS/TVH ou les acomptes provisionnels d’impôt sur le revenu des sociétés), factures impayées, dettes de carte de crédit et prêts à court terme.
Ensuite, examinez les passifs non courants. Il s’agit de dettes qui s’étendent sur plus d’un an, comme les prêts à long terme (par exemple, les prêts hypothécaires aux entreprises ou le financement d’équipement).
En combinant vos dettes à court terme et à long terme, vous obtiendrez le total de vos dettes. Cette somme correspond au montant des dettes de votre entreprise. Elle vous permet de déterminer la part de vos ressources immobilisées dans les remboursements et les engagements financiers courants.
4. Calculez votre capital
Maintenant que vous connaissez les actifs et les passifs de votre entreprise, vous pouvez calculer vos capitaux propres, c’est-à-dire la valeur résiduelle après le paiement de toutes les dettes. C’est ce que vous possédez en tant que propriétaire de l’entreprise. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Capital : l’argent que vous avez investi personnellement dans votre entreprise.
- Bénéfices non répartis : bénéfices que vous réinvestissez dans l’entreprise au lieu de les distribuer.
- Retraits du propriétaire : l’argent que vous retirez pour votre usage personnel (soustraire ce montant).
Le montant restant correspond à votre capital total.
5. Analysez les résultats de votre bilan
Il est maintenant temps de voir comment tout cela se présente en utilisant la formule :
Actifs = passifs + capitaux propres
Cela veut dire que tout l’actif de votre entreprise est financé soit par la dette (passif), soit par vos propres investissements (capitaux propres).
Lorsque la valeur de vos actifs est supérieure à la somme de vos dettes et de votre capital, c’est un indicateur positif : votre entreprise est florissante! Cela signifie que vous possédez plus d’actifs que d’obligations, ce qui vous laisse une marge de manœuvre confortable. Par contre, si vos actifs sont inférieurs à vos passifs et capitaux propres, cela pourrait signifier que votre entreprise est trop endettée. Dans cette situation, il se peut que vous deviez apporter des modifications, comme vous concentrer sur le remboursement de vos dettes ou trouver des moyens d’accroitre vos actifs ou vos revenus.
Autres informations clés que votre bilan peut révéler
Votre bilan peut également révéler des tendances et des problèmes cachés. Voici quelques exemples de ce que vous pourriez y trouver :
Les dépenses sont-elles supérieures aux revenus? Si vos coûts augmentent, mais que vos revenus restent stables, il est peut-être temps de revoir vos dépenses et d’identifier les domaines où vous pouvez réduire celles-ci.
Avez-vous une quantité excessive de stock inutilisé? Un surplus de stocks immobilise des liquidités et peut signaler des produits à rotation lente. Un outil de gestion des stocks peut vous aider à suivre les niveaux de stock et à identifier les articles qui ne se vendent pas bien. Envisagez d’adapter votre stratégie d’achat ou de lancer des promotions pour écouler les stocks excédentaires.
Vos clients mettent-ils plus de temps à payer? Une augmentation des créances clients peut entrainer des retards de paiement, ce qui peut nuire à votre trésorerie. Il se peut que vous deviez relancer vos clients ou revoir vos conditions de paiement. Grâce à Factures Square, il est simple de surveiller l’état de vos factures et d’envoyer des rappels automatiques à vos clients, leur permettant ainsi de respecter leurs échéances.
Votre solde de trésorerie diminue-t-il? Si votre trésorerie disponible diminue régulièrement, cela pourrait être un signe que vous devez ajuster vos prix, réduire vos coûts ou trouver des moyens de générer des revenus plus rapidement.
Avez-vous trop recours au crédit? Une augmentation de vos dettes peut indiquer que vous avez recours à des fonds empruntés pour gérer votre entreprise. Surveiller cela peut vous aider à prévenir des difficultés financières.
Erreurs courantes à éviter dans les bilans
Comme tout document financier, le bilan n’est utile que s’il est exact. Pour ce faire, voici quelques pièges à éviter :
- Surévaluation des actifs : ne soyez pas tenté de gonfler la valeur de vos actifs pour améliorer l’image de votre entreprise! Soyez réaliste lors de l’estimation de la valeur de vos actifs.
- Négliger les passifs : les petits passifs, comme les factures impayées, peuvent facilement être oubliés. Assurez-vous d’inclure tous les éléments, même les plus modestes, pour un bilan précis.
- Confondre finances personnelles et professionnelles : gardez vos finances personnelles et professionnelles séparées. Autrement, cela obscurcira votre perception de la santé financière réelle de votre entreprise.
Votre bilan est un outil précieux pour gérer vos finances. En le comparant à d’autres rapports, tels que votre compte de résultat et votre tableau des flux de trésorerie, vous obtiendrez une vision plus complète de la santé financière de votre entreprise.
Un outil tout-en-un, comme la solution Point de vente Square, peut améliorer votre suivi financier grâce à des rapports en temps réel, à l’analyse des ventes et à la gestion des inventaires, ce qui vous permet de surveiller les performances de votre entreprise en un seul endroit. De plus, il se synchronise avec des logiciels de comptabilité, comme QuickBooks, Xero et Wave, ce qui facilite la gestion de vos revenus et de vos dépenses. Avec les bons outils, il devient beaucoup plus facile de prendre des décisions commerciales éclairées.