Gestion des stocks 101 : Comment gérer les stocks d’une petite entreprise

Il est important d’évaluer régulièrement votre entreprise afin de vous assurer que vous demeurez sur la voie du succès. Une des parties intégrantes les plus importantes de votre entreprise est la gestion des stocks.

Quelle a été l’efficacité de la gestion des stocks de votre petite entreprise? Disposiez-vous des produits appropriés au moment opportun? Avez-vous perdu des ventes parce que des articles étaient en rupture de stock? Ou avez-vous perdu de l’argent en raison de stocks excédentaires?

Dans cet article, nous discutons des techniques de gestion des stocks, nous expliquons ce qu’il faut rechercher dans un bon logiciel de gestion des stocks et nous présentons quelques pratiques exemplaires en gestion des stocks.

Qu’est-ce que la gestion des stocks?

La gestion des stocks fait partie de la gestion de la chaîne d’approvisionnement qui a comme objectif de toujours disposer des produits appropriés en quantités suffisantes pour la vente, au moment opportun. Lorsqu’elle est efficace, les entreprises réduisent les coûts associés aux stocks excédentaires tout en maximisant les ventes. Une bonne gestion des stocks peut vous aider à faire le suivi de vos stocks en temps réel pour simplifier ce processus.

En gérant efficacement vos stocks, vous pouvez disposer des produits appropriés en quantités adéquates et éviter les ruptures de stock ou l’immobilisation de vos liquidités en raison de stocks excédentaires. Vous pouvez également vous assurer que vos produits sont vendus en temps opportun afin d’éviter la détérioration ou l’obsolescence, ou les dépenses excessives pour des stocks qui occupent de l’espace dans l’entrepôt ou l’arrière-boutique.

Un bon logiciel de gestion des stocks devrait :

• Réduire les coûts, améliorer le flux de trésorerie et augmenter les résultats nets de votre entreprise
• Faire le suivi des stocks en temps réel
• Aider à prévoir la demande
• Prévenir les pénuries de produits et les écarts négatifs de production
• Empêcher l’achat de stocks excédentaires et d’une trop grande quantité de matières premières
• Une analyse facile des stocks sur tout appareil
• Soyez accessible directement de votre système de point de vente (PDV).
• Optimisez l’organisation de l’entrepôt et le temps précieux des employés.
• Offrez une lecture rapide et simple des codes à barres pour accélérer la saisie.
• Permettez la gestion de multiples points de vente, qui assure le suivi des stocks dans plusieurs points de vente ou entrepôts.

Techniques de gestion des stocks et pratiques exemplaires pour les petites entreprises

Voici des techniques qu’utilisent de nombreuses petites entreprises pour la gestion des stocks :

1. Des prévisions au poil. L’exactitude des prévisions est essentielle. Le calcul des ventes prévues doit s’appuyer sur des facteurs tels que les ventes passées (si vous êtes un utilisateur de Square, vous trouverez un historique des ventes dans le Tableau de bord en ligne), les tendances du marché, la croissance prévue et la situation de l’économie, les promotions, le marketing, etc.
2. La méthode PEPS (premier entré, premier sorti). Les marchandises devraient être vendues selon la même séquence chronologique que celle de leur achat ou de leur fabrication. Cette condition est particulièrement importante dans le cas des produits périssables comme les aliments, les fleurs et les cosmétiques. Un propriétaire de bar, par exemple, doit être au courant des produits derrière le bar et appliquez la méthode PEPS pour améliorer les stocks du bar. Cette méthode est également recommandée avec les marchandises non périssables étant donné que les articles entreposés depuis trop longtemps peuvent s’endommager ou devenir démodés et invendables. La meilleure façon d’appliquer la méthode PEPS dans une arrière-boutique ou un entrepôt consiste à ajouter les nouveaux articles à l’arrière, de façon à ce que les produits plus anciens se retrouvent à l’avant.
3. Identifiez les stocks à rotation lente. Si vous disposez de stocks qui sont demeurés invendus depuis les derniers six à douze mois, il est probablement temps de cesser de stocker cet article. Vous pourriez également envisager différentes stratégies pour écouler ces stocks — comme une remise spéciale ou une promotion — puisque des stocks excédentaires monopolisent à la fois votre espace et votre capital.
4. Vérifiez vos stocks. Même avec un bon logiciel de gestion des stocks, vous devez quand même périodiquement dénombrer vos stocks afin de vous assurer que votre inventaire réel correspond à vos données. Les entreprises utilisent différentes techniques, y compris l’inventaire physique annuel, en fin d’exercice, qui comptabilise chaque article et la vérification ponctuelle aléatoire, qui peut s’avérer très utile dans le cas des produits qui se vendent rapidement ou qui présentent des problèmes de stock.
5. Utilisez une solution infonuagique de gestion des stocks. Recherchez un logiciel possédant des capacités d’analyse des ventes en temps réel. Le logiciel Square se connecte directement à votre solution PDV; vos niveaux de stock sont donc rajustés automatiquement chaque fois que vous réalisez une vente. Grâce aux courriels d’alerte quotidiens sur vos stocks, vous saurez toujours quels stocks d’articles sont bas ou épuisés, ce qui vous permettra de commander à temps.
6. Suivez vos niveaux de stocks en tout temps. Mettez en place un système robuste de suivi de vos niveaux de stocks, en priorisant les produits les plus dispendieux. Un logiciel efficace vous fait épargner de temps et de l’argent en accomplissant la plus grande part du travail à votre place.
7. Réduisez le temps de réparation de l’équipement. La machinerie essentielle n’est pas toujours en état de marche, c’est pourquoi il est important de gérer ces actifs. Un bris de matériel peut s’avérer coûteux. La surveillance de vos équipements et des pièces qui les composent est essentielle à la compréhension de sa durée utile, et vous permet d’être prêt avant qu’un problème ne survienne.
8. N’oubliez pas le contrôle de la qualité. Peu importe votre spécialité, il est important de vous assurer que tous vos produits aient une apparence soignée et fonctionnent parfaitement. Cela peut être aussi simple que de demander aux employés d’effectuer un examen rapide durant la prise d’inventaire avec une liste de vérification des signes de dommages et de l'étiquetage approprié du produit.
9. Embauchez un contrôleur des stocks. Si vous avez un inventaire important, vous pourriez avoir besoin d’une personne responsable des stocks. Un contrôleur des stocks traite tous les bons de commande, reçoit les livraisons et s’assure que tout ce qui est reçu correspond à ce qui avait été commandé.
10. Rappelez-vous votre ABC. De nombreuses entreprises considèrent utile de mettre en place des contrôles plus serrés pour les articles de valeur supérieure en regroupant les articles en stock en catégories A, B et C.

Les produits de la catégorie A — les articles les plus dispendieux — représentent le plus faible pourcentage des stocks et présentent la valeur de consommation annuelle la plus élevée. Les produits regroupés dans la catégorie C — les articles les moins dispendieux — composent le pourcentage le plus élevé des stocks et présentent la valeur de consommation annuelle la plus faible. Les produits de la catégorie B se retrouvent entre les deux. La valeur de consommation annuelle correspond à la demande annuelle multipliée par le coût d’un article.

Le tableau ci-dessous présente (à partir des recommandations de Lokad) de quelle façon les entreprises peuvent ventiler ces données :

Exemple d'analyse des stocks ABC Classification Pourcentage des stocks Valeur de consommation annuelle A 10 à 20 % 70 à 80 % B 30 % 15 à 25 % C 50 % 5 %

Square simplifie la gestion des stocks :

Le PDV de Square comprend un logiciel de gestion des stocks gratuit qui est mis à jour en temps réel et qui permet aux vendeurs, où qu’ils se trouvent, de gérer leurs stocks. Notre système convient parfaitement aux stratégie de détail omnicanal et peut se synchroniser avec votre point de vente physique.

Sa configuration est rapide et il est facile à utiliser. Téléchargez des rapports et recevez chaque jour une notification par courriel indiquant les stocks réduits ou épuisés et sachez toujours où vous en êtes. Vous pouvez en apprendre davantage ici sur la façon de l’utiliser.

S’il vous faut une solution plus élaborée pour une gestion des stocks parmi de multiples canaux, le PDV de Square s’intègre parfaitement à Stitch Labs, Shopventory, MarketMan, Sku IQ et DEAR Systems. Vous pouvez aussi consulter un développeur pour créer une solution logicielle de gestion des stocks personnalisée à l’aide de l’API Articles Square.

Le suivi et la gestion des stocks dans Square

Le logiciel gratuit de gestion infonuagique des stocks de Square vous offre les outils nécessaires à la gestion et au suivi des stocks par article et en lot. Lorsque la fonction d’inventaire est activée pour un article, la quantité de stocks se met à jour selon les ventes enregistrées dans l’application Square, dans Factures Square et dans votre boutique en ligne. Le suivi et la gestion des stocks se fait par point de vente (et peut se faire par UGS).

Le suivi des stocks par article

Pour activer le suivi des articles en stock :

1. Accédez au Catalogue d’articles dans votre Tableau de bord.
2. Sélectionnez un article.
3. Indiquez la quantité de cet article dans un point de vente (la définition, la modification et le suivi des stocks se font par point de vente).

Lorsque vous aurez activé la fonction d’inventaire, vous recevrez des alertes dans le Tableau de bord en cas d’insuffisance ou de rupture de stocks. Ainsi, vous saurez quand passer de nouvelles commandes et réapprovisionner vos stocks. Obtenez les instructions pas à pas sur la gestion des articles dans le Centre d’assistance.

Le téléversement des stocks en lot

Vous souhaitez activer un grand nombre d’articles? Aucun problème. Vous pouvez télécharger un rapport de vos stocks actuels et mettre à jour vos quantités en vrac à l’aide de l’outil d’importation. Cette fonction est particulièrement utile pour ajouter de nouveaux stocks et vérifier les stocks actuels.
Il suffit de suivre la procédure que voici :

1. Accédez au Catalogue d’articles dans votre Tableau de bord.
2. Cliquez sur Modifier le catalogue d’articles.
3. Téléchargez notre fichier modèle (cela comprend votre catalogue d’articles en entier).
4. Ouvrez le fichier et ajoutez-y vos stocks par article dans la colonne intitulée Nouvelle quantité [Point de vente].
5. Vous pouvez également mettre à jour l'option Notification de stock activée [Point de vente].
6. Enregistrez le fichier, faites-le glisser dans la fenêtre Importer les stocks, puis cliquez sur Téléverser.

La consultation du Centre d’assistance vous permettra d’en savoir plus sur la gestion des stocks à l’aide d’un fichier CSV contenant la liste des stocks.

Conseils à l’intention des entreprises qui fabriquent leurs propres produits

Certaines entreprises possèdent leur propre chaîne d’approvisionnement - comme un fabricant et vendeur de sacs de messagerie faits à la main.

Plutôt que de s’approvisionner en produits finis auprès d’autres fournisseurs, votre entreprise achète des matières premières qui sont ensuite transformées en articles pour la vente. Les stocks de ce type d’entreprise sont répartis en trois catégories :

• Matières premières utilisées pour fabriquer les produits
• Articles en cours de fabrication
• Produits finis

En 2001, le géant des équipements de réseautique Cisco a appris à ses dépens ce qui se produit quand l’approvisionnement excède la demande. L’entreprise a dû éponger des pertes d’une valeur comptable de 2,25 milliards de dollars en matières premières et en composantes d’équipement. Un des principaux facteurs contributifs de la perte était l’imprécision du modèle de gestion des stocks de Cisco dont les estimations de vente étaient erronées.

Conseils à l’intention des entreprises de vente au détail

Mais même si vous n’êtes pas propriétaire d’une entreprise multinationale, une saine gestion des stocks au détail peut contribuer à vous faire économiser beaucoup d’argent. Alors qu’il peut être tentant d’acheter des marchandises en plus grandes quantités pour profiter des remises du fournisseur et de la livraison gratuite, un excédent de stocks n’est pas toujours une bonne chose pour le résultat net.

Des stocks excédentaires sont source de problèmes pour plusieurs raisons. Pour commencer, vous ne voulez pas qu’une part trop importante des liquidités de votre entreprise soit immobilisée dans des marchandises, et vous pourriez risquer de perdre de l’argent si vous n’êtes pas capable de vendre les produits à temps. (Cela est particulièrement vrai pour les produits saisonniers. Demandez à n’importe quel propriétaire d’entreprise qui tente de vendre des décorations de Noël après le 25 décembre. Les consommateurs s’attendent alors à des réductions importantes et vous pourriez devoir vendre à perte, si toutefois vous parvenez à vendre.) Sans compter que des coûts supplémentaires sont rattachés à l’entreposage des stocks excédentaires.

En 2015, un véritable bouchon de VUS Barbie de couleur rose s’est formé dans les centres de distribution de Target, ruinant du coup la grande entrée du détaillant à rabais sur le marché canadien. Selon Reuters, les codes à barres sur les voitures jouets Barbie ne correspondaient pas aux numéros entrés dans le système informatique, une preuve que Target essayait de prendre trop d’expansion, trop rapidement, sans avoir pris les précautions appropriées. Les stocks discordants ont laissé les rayons vides, les consommateurs étaient frustrés et il en a coûté plus de 2 milliards de dollars à la troisième plus grande bannière de magasins aux É.-U.

À l’inverse, une quantité insuffisante d’articles en stock peut entraîner une perte potentielle de clients. Imaginez que des clients se rendent dans votre magasin traditionnel pour constater que leur produit préféré est en rupture de stock. Si vous croyez qu'ils reviendront simplement quand le produit sera de nouveau disponible, détrompez-vous. Une étude menée par GT Nexus auprès des consommateurs allemands a révélé que 63 pour cent des acheteurs qui ont rencontré un problème de rupture de stock ont choisi d’acheter le produit d’un concurrent ou n’ont tout simplement pas acheté le produit.

Rapprochement des articles perdus, endommagés ou volés

Une réduction des stocks dans un magasin au détail est souvent appelée une freinte. Le pourcentage de freinte moyen dans l’industrie du détail est de deux pour cent. Selon un rapport de PricewaterhouseCoopers LLP et du Conseil canadien du commerce de détail, les détaillants canadiens perdent environ 4 milliards de dollars par année en vols, erreurs comptables et produits endommagés.

Quand les marchandises sont endommagées, elles font également partie de la freinte. Le dommage peut survenir durant le transport vers votre magasin ou dans le magasin lui-même.
Peu importe comment il se produit, la freinte est un problème très coûteux pour les détaillants et peut entraîner une perte de profits. Et la freinte frappe doublement — vous ne pouvez pas récupérer le coût des stocks et vous ne pouvez pas vendre les stocks pour générer des recettes.

Pour couvrir ces pertes potentielles, vous pouvez augmenter les prix de vos marchandises, refilant ainsi le coût à vos clients. Mais cette solution peut avoir des répercussions négatives si vos clients sont sensibles aux prix. Vous pourriez également devoir renforcer les processus qui réduisent les vols et les pertes, comme la sécurité, ce qui augmentera votre budget d’exploitation global.

Bien que la freinte soit un facteur dont vous devez tenir compte dans votre résultat net, vous n’avez pas à l’absorber simplement comme un prix à payer pour faire des affaires. Il est recommandé de parler à votre conseiller fiscal pour déterminer si vous pouvez déduire les pertes liées aux dommages et aux vols associés à votre inventaire dans votre déclaration de revenus personnelle ou d’entreprise.

Questions fréquentes

Les feuilles de calcul ne sont-elles pas une bonne façon de gérer les stocks?

Les feuilles de calcul ne sont pas efficaces pour la gestion des stocks, car on doit les mettre à jour manuellement. Cela prend du temps, et les données dans ce cas sont presque toujours périmées. De plus, les feuilles de calcul ne peuvent croître avec votre entreprise ni communiquer avec votre PDV ou vous indiquer la fréquence de vente des produits.

Ai-je vraiment besoin d’un logiciel pour gérer mes stocks?

Un logiciel de gestion des stocks est essentiel pour exploiter efficacement une entreprise de détail moderne. Le logiciel de gestion des stocks Square se connecte directement à votre solution PDV; vos niveaux de stock sont donc rajustés automatiquement chaque fois que vous réalisez une vente. Grâce aux courriels d’alerte quotidiens sur vos stocks, vous saurez toujours quels stocks d’articles sont bas ou épuisés, ce qui vous permettra de commander à temps.

Les logiciels de gestion des stocks ne sont-ils pas coûteux?

Pas nécessairement. Alors que certaines entreprises de logiciels peuvent facturer une somme importante pour leurs programmes, la Solution PDV Square infonuagique est tout à fait gratuite.