Square n’offre pas de conseils en matière fiscale. Le présent article ayant un but éducatif, il n’a pas valeur d’avis juridique ou fiscal. Pour obtenir des conseils précis concernant votre entreprise, veuillez contacter un professionnel.
Tout propriétaire, administrateur ou entrepreneur responsable d’une petite entreprise a été confronté au fait de devoir solliciter ses clients pour obtenir le paiement de factures. Une gestion efficace des factures impayées vous permet de gagner du temps et de vous assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Dans cet article, nous vous donnerons des conseils sur la façon de rédiger un message professionnel pour un rappel de paiement à un client et sur la manière d’éviter les retards de paiement.
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Conseils pour rédiger un courriel de rappel de paiement efficace
Il y a quelques éléments à inclure dans un courriel de rappel de paiement qui vous aideront à obtenir le paiement de votre facture plus rapidement.
Indiquez le numéro de la facture et la date d’échéance dans l’objet du courriel.
Assurez-vous que l’objet est clair et indique le numéro de la facture et la date d’échéance. Cela sera efficace pour attirer l’attention du destinataire parmi les autres messages de sa boîte de réception. En incluant la date d’échéance dans votre premier courriel, vous lui rappelez rapidement le temps qu’il lui reste avant de devoir payer des frais de retard. Si vous envoyez un courriel de rappel pour signaler que la facture est en retard, adoptez un ton ferme, mais professionnel, en indiquant la date d’échéance de la facture dans l’objet même du message.
Joignez la facture originale en pièce jointe.
Il est possible que votre client ait simplement égaré ou supprimé accidentellement la première facture de sa boîte de réception. Facilitez-lui la tâche en joignant à nouveau la facture à chaque courriel de rappel de paiement que vous lui enverrez. La facture lui servira également de rappel pour les services effectués et le montant dû.
Le message doit être court et professionnel, mais le ton doit être amical.
Il est important de faire preuve d’empathie dans le premier message de rappel de paiement que vous envoyez. N’oubliez pas que votre client a peut-être simplement oublié de vous payer ou qu’il avait l’intention de le faire, mais qu’il a été pris par ses occupations. Évitez les phrases qui pourraient sembler froides ou insistantes, comme « Vous devez payer avant le XX ». Dites plutôt : « Le paiement est échu le XX ».
Indiquez les modes de paiement et les conditions de paiement.
Faites en sorte que ce soit clair et facile pour le client de payer la facture. Si vous utilisez des factures numériques, expliquez-lui comment il peut payer en ligne et donnez-lui des instructions étape par étape. Pour éviter qu’il soit surpris, soyez très clair au sujet des frais de retard. Dans chaque courriel de rappel de paiement, indiquez les conditions de paiement et les frais à payer en cas de retard d’une semaine, de deux semaines, etc.
Quand envoyer des messages de rappel de paiement
Vous pouvez envoyer des rappels de paiement à différentes étapes afin d’alerter votre client et de lui montrer que vous êtes au fait des factures impayées. Avec Factures Square, vous pouvez personnaliser le message à envoyer pour chaque rappel automatique, de sorte que ces modèles peuvent être des courriels automatiques ou faire partie de vos processus de facturation automatisés.
Voici quelques modèles de courriels qui vous permettront de savoir comment demander un paiement de manière professionnelle.
Rappels de paiement anticipés avant la date d’échéance
Ce type de courriel doit être programmé dès le moment où vous envoyez à votre client la facture initiale. Voici un exemple de ce type de courriel :
Objet : Rappel/Suivi pour la facture nᵒ 123
Message de rappel :
Bonjour nom du client,
Nous espérons que vous vous portez bien! Ce message est un rappel amical au fait que la facture nº 123, qui vous a été envoyée le 20 mars, sera due la semaine prochaine. Lorsque vous en aurez l’occasion, veuillez prendre connaissance de la facture et nous faire part de vos questions, le cas échéant. Vous trouverez ci-joint la facture originale si vous souhaitez la consulter immédiatement.
Vous pouvez payer par chèque, par carte de crédit ou en ligne grâce à notre lien de paiement. Nous demeurons à votre disposition, n’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions.
Merci,
Votre nom et le nom de votre entreprise
Rappels le jour même de l’échéance
Ce type de rappel de paiement est le plus important, car il informe les clients que c’est le dernier jour pour payer avant d’encourir des frais de retard. Veillez à ce que le message de ce courriel de rappel de paiement soit ferme, tout en gardant un ton chaleureux, car le paiement n’est pas encore en retard. Voici un exemple de ce type de courriel :
Objet : La facture nᵒ 123 est due aujourd’hui
Message de rappel :
Bonjour nom du client,
Nous vous rappelons que la facture n° 123, que vous avez dû recevoir le 20 mars dernier, est due aujourd’hui. Vous pouvez la régler par chèque, par carte de crédit ou en ligne grâce à notre lien de paiement.
N’hésitez pas à communiquer avec nous pour toute autre question ou si vous avez besoin d’aide en vue de procéder au paiement.
Merci,
Votre nom et le nom de votre entreprise
Rappels de paiement en souffrance
Si la facture demeure en souffrance, vous pouvez envoyer des rappels de paiement hebdomadaires pour inciter votre client à effectuer le paiement. Dans ces courriels, votre ton doit être ferme et professionnel, et vous devez rappeler les différentes conditions et frais qui s’appliquent avec le retard qui s’accumule. Voici des exemples de ce type de courriel :
Une semaine de retard
Objet : La facture n° 123 est en souffrance depuis une semaine
Message de rappel :
Bonjour nom du client,
Nos dossiers indiquent que nous attendons toujours le paiement de 8 000 $ pour la facture n° 123 , qui vous a été envoyée le 20 mars dernier. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture originale au cas où vous l’auriez perdue ou égarée.
Si le paiement a déjà été effectué, veuillez ne pas tenir compte de ce courriel. N’hésitez pas à communiquer avec nous pour toute autre question ou si vous avez besoin d’aide en vue de procéder au paiement.
Merci,
Votre nom et le nom de votre entreprise
Deux semaines de retard
Objet : La facture n° 123 est en souffrance depuis deux semaines
Message de rappel :
Bonjour nom du client,
Il s’agit du quatrième message de rappel pour le paiement de 8 000 $ de la facture en souffrance n° 123 que nous vous envoyons. Cette facture vous a été envoyée le 20 mars dernier. Des frais de retard de 10 % seront appliqués au total si la facture est toujours en souffrance en date du 20 avril.
Vous trouverez ci-joint une copie de la facture originale au cas où vous l’auriez perdue ou égarée. Veuillez confirmer la réception de la facture et de ce courriel
Merci,
Votre nom et le nom de votre entreprise
Un mois de retard
Objet : La facture n° 123 datée du 20 mars est en souffrance. Veuillez effectuer le paiement le plus rapidement possible
Message de rappel :
Bonjour nom du client,
Il s’agit du dernier courriel de rappel pour le paiement en retard de 8 000 $ de la facture n° 123 avant que des frais de retard ne soit appliqués. Cette facture vous a été envoyée le 20 mars dernier. Des frais de retard de 10 % seront facturés tel qu’indiqué dans nos conditions de paiement.
Vous trouverez ci-joint une copie de la facture originale au cas où vous l’auriez perdue ou égarée. Veuillez confirmer la réception de la facture et effectuer votre paiement dès que possible.
Merci,
Votre nom et le nom de votre entreprise
Si vous constatez que votre client n’a toujours pas répondu à vos courriels, il est temps d’y aller à l’ancienne. Envoyez-lui une copie papier de sa facture si nécessaire.
Comment éviter d’emblée les retards de paiement
S’il est parfois difficile d’éviter les factures impayées, vous pouvez prendre différentes mesures afin de vous assurer de recevoir les paiements à temps et de faire en sorte que l’ensemble du processus soit plus simple, moins stressant, tant pour vous que votre client.
Fixez précisément dès le départ les conditions de paiement. Indiquez clairement la date d’échéance sur la facture originale et les frais que votre client encourra en cas de retard de paiement. L’automatisation des rappels pour les factures en souffrance est un excellent moyen d’inciter vos clients à effectuer leurs paiements.
Lorsque vous créez une facture dans votre Tableau de bord Square, vous avez la possibilité de programmer des rappels par courriel à des intervalles définis. Dans la section Communication de la facture, vous verrez l’option « Modifier les rappels ». Cliquez sur celle-ci pour configurer des rappels automatiques qui peuvent être envoyés un certain nombre de jours avant la date d’échéance, à la date d’échéance ou après la date d’échéance. Chaque rappel que vous définissez comporte un champ de message facultatif, dans lequel vous pouvez rédiger une note à l’intention de votre client. Vous pouvez définir jusqu’à cinq rappels dans cette section. Une fois que vous avez défini les dates et les messages de rappel, cliquez sur « Enregistrer » pour que ces rappels soient envoyés selon votre calendrier ou jusqu’au paiement de la facture.
Si vous constatez que les clients ne prennent pas connaissance des rappels ou paient souvent en retard, vous pouvez leur envoyer des incitatifs au paiement anticipé afin d’éviter de devoir effectuer un suivi auprès de ce type de clients à l’avenir.
Pourquoi vos courriels de rappel de paiement ne sont pas efficaces
Si vos courriels de rappel de paiement n’obtiennent pas l’effet escompté et que des factures restent en souffrance, c’est peut-être parce qu’ils ont été envoyés à une adresse courriel erronée ou que le client préfère recevoir une facture papier. Nous connaissons tous ce type de personnes dont la boîte de réception croulent sous 10 000 courriels non lus. La plupart du temps, une facture impayée n’est pas une question d’ordre personnel, mais simplement le fait que le client est désorganisé ou qu’il a oublié.
Gardez à l’esprit lorsque vous rédigez ces messages de rappel de paiement de faire preuve de compréhension et de fournir des conseils. Offrez à vos clients des moyens simples et faciles d’effectuer leur paiement tout en tentant d’atténuer le stress que peut susciter le fait de devoir payer une facture.
Ce que vous devez faire en cas de factures ayant moins de 90 jours de retard ou plus de 90 jours de retard
Malheureusement, plus le temps passe et plus il est improbable que le client en vienne à effectuer le paiement. Si vous avez utilisé ces modèles pour envoyer vos courriels de rappel de paiement et que la facture est toujours en souffrance, il est peut-être temps de faire appel à une agence de recouvrement. Faites savoir au client que s’il ne règle pas rapidement la facture, une agence de recouvrement communiquera avec lui à ce sujet. Il est possible que cela suffise à inciter votre client à payer.
Toutefois, si cela ne fonctionne pas, il peut s’avérer nécessaire de porter l’affaire devant les tribunaux. Bien entendu, vous devez évaluer si cette solution est judicieuse pour vous, en fonction du montant de la facture en souffrance et des frais de justice et de litige qu’encourra votre entreprise.
Les factures en souffrance et impayées sont une réelle source de tracas pour tous les propriétaires et responsable d’entreprise. Grâce à ces conseils, ces modèles et ces rappels automatiques de factures Square, vous serez libéré d’une partie des problèmes et il vous sera possible de conserver une attitude et un ton professionnels lorsque vous demandez à vos clients d’effectuer leur paiement.