Square ne fournit pas de conseils en matière de fiscalité. Le présent article ayant un but éducatif, il n’a pas valeur d’avis juridique ou fiscal. Pour obtenir des conseils précis concernant votre entreprise, veuillez contacter un professionnel.
Vous avez surement déjà été confronté au fait de devoir solliciter ses clients pour obtenir le paiement de factures. Une gestion efficace des factures impayées vous permet de gagner du temps et de vous assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Cependant, tous les messages de rappel de paiement n’ont pas la même valeur. Certains messages vous permettent d’être payé plus rapidement que d’autres, sans compromettre vos relations avec vos clients. Lors de la rédaction d’un courriel de rappel de paiement, il est important d’être clair et concis tout en incluant quelques détails clés dans la ligne d’objet et le corps du message.
Dans cet article, nous vous donnerons des conseils sur la façon de rédiger un message professionnel pour un rappel de paiement à un client, sur la manière d’éviter les retards de paiement ainsi que des modèles de courriel de rappel de paiement que vous pouvez utiliser n’importe quand.
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Qu’est-ce qu’un message de rappel de paiement?
Un message de rappel de paiement est un courriel ou un message texte envoyé à un client pour lui rappeler de régler sa facture.
Que vous envoyiez un rappel amical le jour où la facture est due ou une note lorsque le paiement est en retard, ces messages peuvent vous aider à gérer les paiements de vos clients afin de recevoir vos fonds plus rapidement.
Un message de rappel de paiement devrait inclure quelques détails clés, comme une copie de la facture originale, le montant total dû et la date d’échéance initiale du paiement. Il devrait également faciliter le traitement du paiement en indiquant les méthodes de paiement acceptées et en incluant un lien pour que le client puisse payer en ligne facilement.
Conseils pour rédiger un courriel de rappel de paiement efficace
Prêt à recevoir vos paiements plus vite, en toute politesse? Voici quelques éléments à inclure dans votre courriel de rappel de facture.
Indiquez le numéro de la facture et la date d’échéance dans l’objet du courriel.
Rédigez un objet clair qui inclut le numéro de facture et la date de paiement pour qu’il suscite l’attention et soit visible auprès du destinataire. En incluant la date d’échéance dans votre premier courriel, vous lui rappelez rapidement le temps qu’il lui reste avant de devoir payer des frais de retard.
Rejoignez la facture originale en pièce jointe.
Il est possible que votre client ait simplement égaré ou supprimé accidentellement la première facture de sa boite de réception. Facilitez-lui la tâche en joignant à nouveau la facture à chaque courriel de rappel de paiement envoyé. La facture lui servira de rappel pour les services effectués et le montant dû.
Le message doit être court et professionnel avec un ton amical
Il est important de faire preuve d’empathie dans le premier message de rappel de paiement que vous envoyez. N’oubliez pas que votre client a peut-être simplement oublié de vous payer ou qu’il avait l’intention de le faire, mais qu’il a été pris par ses occupations. Évitez les phrases qui pourraient sembler froides ou insistantes, comme « Vous devez payer avant le XX ». Pour éviter d’être perçu comme impoli, dites plutôt : « Le paiement est dû le XX ».
Adoptez un ton amical dans vos messages pour maintenir de bonnes relations avec vos clients. Si vous envoyez un courriel de rappel pour une facture en retard, gardez un ton ferme, mais respectueux en indiquant dans la ligne d’objet le nombre de jours de retard de la facture.
Indiquez les modes de paiement et les modalités de paiement
Faites en sorte que ce soit clair et facile pour le client de payer la facture. Si vous utilisez des factures numériques, expliquez-lui comment il peut payer en ligne et donnez-lui des instructions étape par étape. Aussi, ne laissez pas les frais de retard surprendre votre client. Dans chaque courriel de rappel de paiement, précisez les modalités de paiement ainsi que les frais de retard applicables en cas de paiement en retard.
Quand envoyer des courriels et messages de rappel de paiement
Il existe des moments clés pour envoyer des rappels de paiement afin d’alerter votre client et de lui montrer que vous suivez attentivement vos comptes à recevoir en suspens : une semaine avant la date d’échéance, le jour de l’échéance, une semaine plus tard, deux semaines plus tard et un mois plus tard si la facture n’a toujours pas été payée.
Avec Factures Square, vous pouvez créer des messages de rappel personnalisés et envoyer des courriels automatisés. Par exemple, vous pouvez utiliser un modèle de courriel juste après l’envoi d’une facture à un client et un autre pour les paiements en retard. Cette fonctionnalité offre non seulement de la clarté à vos clients concernant les paiements dus et les dates d’échéance, mais elle vous permet aussi d’automatiser votre processus de facturation et de gagner du temps.
Comment envoyer des courriels et messages de rappel de paiement
Envoyer un message de rappel de paiement c’est facile. Bien que le courriel ait une méthode d’envoi standard pour plusieurs entreprises, il est aussi un moyen par lequel les factures peuvent facilement être ignorées par le client. Pour une communication efficace, envisagez d’utiliser à la fois le courriel et les messages textes pour vos rappels de paiement. Cela aide à éviter qu’un client oublie un rappel de paiement durant une semaine particulièrement chargée.
Modèles de courriels de rappel de paiement courtois et efficaces
Pas besoin de se casser la tête pour envoyer des courriels de rappel de paiement. Utiliser des modèles professionnels éprouvés vous simplifie la tâche lorsqu’il s’agit de demander un paiement à un client. Vous pouvez utiliser les modèles suivants dans diverses situations et même configurer des rappels automatiques avec eux.
Rappels de paiement anticipés avant la date d’échéance
Ce type de courriel doit être programmé dès le moment où vous envoyez à votre client la facture initiale. Voici un exemple de ce type de courriel:
Objet : Facture #123 Rappel/Suivi - Date d’échéance à venir
Message de rappel :
Bonjour nom du client,
Nous espérons que vous vous portez bien! Ce message est un rappel amical au fait que la facture #123, qui vous a été envoyée le 20 mars, sera due la semaine prochaine. Lorsque vous en aurez l’occasion, veuillez prendre connaissance de la facture et nous faire part de vos questions, le cas échéant. Vous trouverez ci-joint la facture originale si vous souhaitez la consulter immédiatement.
Vous pouvez payer par chèque, par carte de crédit ou en ligne grâce à notre lien de paiement. Nous demeurons à votre disposition, n’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions.
Merci,
Votre nom et le nom de votre entreprise
Rappels le jour même de l’échéance
Ce type de rappel de paiement est le plus important, car il informe les clients que c’est le dernier jour pour payer avant de subir des frais de retard. Veillez à ce que le message de ce courriel de rappel de paiement soit ferme, tout en gardant un ton chaleureux, car le paiement n’est pas encore en retard. Voici un exemple de ce type de courriel :
Objet : La facture #123 est due aujourd’hui
Message de rappel :
Bonjour nom du client,
Nous vous rappelons que la facture #123, que vous avez dû recevoir le 20 mars dernier, est due aujourd’hui. Vous pouvez la régler par chèque, par carte de crédit ou en ligne grâce à notre lien de paiement.
N’hésitez pas à communiquer avec nous pour toutes questions ou si vous avez besoin d’aide avec la procédure du paiement.
Merci,
Votre nom et le nom de votre entreprise
Courriels de rappels pour les paiements en souffrance
Si la facture demeure en souffrance, vous pouvez envoyer des rappels de paiement hebdomadaires pour inciter votre client à effectuer le paiement. Dans ces courriels, votre ton doit être ferme et professionnel, et vous devez rappeler les différentes conditions, les frais et les taux d’intérêt qui s’appliquent quand le retard s’accumule.
Voici des exemples de ce type de courriel:
Paiements en souffrance: Une semaine de retard
Objet: Paiement - Facture #123 est en souffrance depuis une semaine
Message de rappel :
Bonjour nom du client,
Nos dossiers indiquent que nous attendons toujours le paiement de 8 000$ pour la facture #123, qui vous a été envoyée le 20 mars dernier. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture originale au cas où vous l’auriez perdue.
Si le paiement a déjà été effectué, veuillez ne pas tenir compte de ce courriel. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou assistance nécessaire concernant le processus de paiement.
Merci,
Votre nom et le nom de votre entreprise
Paiements en souffrance: Deux semaines de retard
Objet : Le paiement de la facture #123 est en souffrance depuis deux semaines
Message de rappel :
*
Bonjour nom du client*,
Il s’agit du quatrième message de rappel pour le paiement de 8 000$ de la facture en souffrance #123 que nous vous envoyons. Cette facture vous a été envoyée le 20 mars dernier. Des frais de retard de 10% seront appliqués au total si la facture est toujours en souffrance en date du 20 avril.
Vous trouverez ci-joint une copie de la facture originale au cas où vous l’auriez perdue. Veuillez confirmer la réception de la facture et de ce courriel.
Merci,
Votre nom et le nom de votre entreprise
Paiements en souffrance: Un mois de retard
Objet : Avis final - La facture #123 du 20 mars est en souffrance. Veuillez effectuer le paiement le plus rapidement possible.
Message de rappel :
Bonjour nom du client,
Il s’agit du dernier courriel de rappel pour le paiement en retard de 8 000$ de la facture #123 avant que des frais de retard ne soient appliqués. Cette facture vous a été envoyée le 20 mars dernier. Des frais de retard de 10% seront facturés comme indiqué dans nos conditions de paiement.
Vous trouverez ci-joint une copie de la facture originale au cas où vous l’auriez perdue. Veuillez confirmer la réception de la facture et effectuer votre paiement dès que possible.
Merci,
Votre nom et le nom de votre entreprise
Si vous constatez que votre client n’a toujours pas répondu à vos courriels, il est temps d’y aller à l’ancienne. Envoyez-lui une copie papier de sa facture si nécessaire. Y ajouter une note personnalisée peut aider à augmenter le taux de réponse.
Comment éviter les paiements en retard et encourager les paiements à temps
Bien que les factures en retard soient parfois inévitables, il existe plusieurs façons d’assurer des paiements ponctuels et de simplifier le processus pour vous et vos clients.
Établissez des modalités de paiement claires dès le départ pour encourager les paiements rapides. Indiquez la date d’échéance sur la facture originale et les frais que votre client devra payer en cas de retard.
De plus, l’automatisation de vos rappels de paiement est un excellent moyen de rappeler subtilement à vos clients d’envoyer leur paiement.
Lorsque vous créez une facture dans votre Tableau de bord Square, vous avez la possibilité de programmer des rappels par courriel à des intervalles définis. Dans la section Communication de la facture, vous verrez l’option « Modifier les rappels ». Cliquez sur celle-ci pour configurer des rappels automatiques qui peuvent être envoyés un certain nombre de jours avant la date d’échéance, à la date d’échéance ou après la date d’échéance.
Chaque rappel que vous définissez comporte un champ de message facultatif, dans lequel vous pouvez rédiger une note à l’intention de votre client. Vous pouvez définir jusqu’à cinq rappels dans cette section. Une fois que vous avez défini les dates et les messages de rappel, cliquez sur « Enregistrer » pour que ces rappels soient envoyés selon votre calendrier ou jusqu’au paiement de la facture.
Si vous remarquez que les clients ne lisent pas les rappels ou paient souvent en retard, vous pouvez leur envoyer des incitatifs au paiement anticipé afin d’éviter de devoir les relancer à l’avenir.
Pourquoi vos courriels de rappel de paiement ne sont-ils pas efficaces
Si vos courriels de rappel de paiement n’obtiennent pas l’effet escompté et que des factures restent en souffrance, c’est peut-être parce qu’ils ont été envoyés à une adresse courriel erronée ou que le client préfère recevoir une facture papier. Nous connaissons tous ce type de personne dont la boite de réception croule sous 10 000 courriels non lus. La plupart du temps, une facture impayée n’est pas une question d’ordre personnel, mais simplement le fait que le client est désorganisé ou qu’il a oublié.
Gardez à l’esprit lorsque vous rédigez ces messages de rappel de paiement de faire preuve de compréhension et de fournir des conseils. Offrez à vos clients des moyens simples et faciles d’effectuer leur paiement tout en tentant d’atténuer le stress que peut susciter le fait de devoir payer une facture. Envoyer un courriel pour confirmer la réception du paiement est également une bonne idée.
Ce que vous devez faire en cas de factures ayant moins de 90 jours de retard ou plus de 90 jours de retard
Malheureusement, plus une facture ou un rappel de paiement reste impayé longtemps, moins il est probable que le client effectue le paiement. Si vous avez utilisé ces modèles pour envoyer vos courriels de rappel de paiement et que la facture est toujours en souffrance, il est peut-être temps de faire appel à une agence de recouvrement. Faites savoir au client que s’il ne règle pas rapidement la facture, une agence de recouvrement communiquera avec lui à ce sujet. Il est possible que cela suffise à inciter votre client à payer.
Toutefois, si cela ne fonctionne pas, il peut s’avérer nécessaire de porter l’affaire devant les tribunaux. Bien entendu, vous devez évaluer si cette solution est judicieuse pour vous, en fonction du montant de la facture en souffrance et des frais de justice et de litige que peut votre entreprise.
Les factures en souffrance et impayées sont une réelle source de tracas pour tous les propriétaires et responsable d’entreprise. Grâce à ces conseils, ces modèles et ces rappels automatiques de factures Square, vous serez libéré d’une partie des problèmes et il vous sera possible de conserver une attitude et un ton professionnels lorsque vous demandez à vos clients d’effectuer leur paiement.