Votre logiciel de gestion de salon ou de spa est le pilier de vos activités commerciales. Mais que faire quand il ne convient plus à votre entreprise? Voici ce que vous devez savoir lorsque vient le temps de changer de logiciel, et ce, en toute facilité.
Passer à un nouveau logiciel de gestion de salon ou de spa peut s’avérer indispensable pour l’efficacité et la croissance de votre entreprise. Pourtant, l’idée de changer de plateforme est parfois angoissante. En effet, la migration des données, l’interruption potentielle des activités quotidiennes et l’incidence sur les relations avec la clientèle peuvent être préoccupantes. Même si votre logiciel actuel fait le travail, la mise à niveau vers une plateforme tout-en-un pourrait vous aider à économiser du temps et de l’argent et à satisfaire votre clientèle.
Voici ce que vous devez savoir lorsque vous changez de logiciel de gestion de salon ou de spa, et ce, sans stress inutile.
Quand est-il temps de changer de logiciel de gestion de salon ou de spa?
À titre de référence, si votre logiciel actuel cause des problèmes ou nuit à la croissance de votre entreprise, il serait bon d’envisager d’autres options. Voici quelques éléments à prendre en compte:
Vous combinez différentes technologies pour exploiter votre entreprise.
Les logiciels et les systèmes qui ne se connectent pas et ne se synchronisent pas les uns avec les autres sont beaucoup plus sujets aux erreurs et aux ratés. Au lieu de passer d’une technologie à l’autre (ou du papier et un crayon), trouvez une plateforme qui relie tous les outils nécessaires pour faire fonctionner votre entreprise et automatiser ceux qui prennent plus de temps.
Votre logiciel actuel ne reflète pas votre expérience client.
Si vous avez investi temps et argent pour faire de votre salon ou de votre spa une destination attrayante pour la clientèle, vous ne voulez pas d’équipement encombrant et inesthétique au milieu de votre comptoir de caisse ni un logiciel défaillant qui n’offre pas une expérience client harmonieuse.
Les outils de gestion de votre salon ou de votre spa doivent permettre à la clientèle de réserver en ligne en tout temps, d’automatiser la communication avec la clientèle et de se synchroniser vos calendriers pour réserver des périodes et éviter les doubles réservations. Il est d’autant plus préférable que ces outils correspondent à l’esthétique de la marque que vous avez créée.
Il vous est impossible d’accepter certains types de paiement.
La clientèle veut être en mesure de choisir son mode de paiement pour les services (en particulier les plus dispendieux) et limiter le nombre de modes de paiement ne profite à personne. Il vous faut un logiciel qui accepte toutes les principales formes de paiement : crédit et débit, Apple Pay, Google Pay et même Afterpay. Par-dessus tout, le logiciel que vous utilisez doit permettre de faire de la facturation des services à la clientèle une expérience rapide et transparente.
Votre logiciel actuel ne vous permet pas d’atteindre vos objectifs de croissance.
Votre logiciel devrait vous permettre de développer et de gérer votre entreprise au fur et à mesure de son évolution. Superviser plusieurs points de vente, ajouter de nouveaux canaux de vente et de nouvelles sources de revenus (comme une boutique en ligne). Ainsi que de permettre à la clientèle potentielle de découvrir les médias sociaux et d’y faire des réservations sont d’une grande importance pour créer de nouvelles possibilités. Tirer parti de cette croissance peut également vous aider à suivre l’évolution des préférences de la clientèle au sein d’un secteur concurrentiel.
Ce qu’il faut prendre en compte lors du choix d’un nouveau logiciel de gestion de salon ou de spa
Les éléments à considérer lors du changement de logiciel sont nombreux, et certains aspects seront plus importants que d’autres en fonction de la structure de votre entreprise. Voici quelques aspects essentiels que toutes les entreprises du secteur de la beauté doivent garder à l’esprit :
Recherchez des fonctionnalités avancées de réservation et de planification.
La plupart des logiciels pour salons et spas offrent les fonctionnalités de base. Toutefois, si vous voulez que votre logiciel soit encore plus performant, recherchez quelques éléments essentiels, comme un site Web de réservation en ligne gratuit, des rappels de rendez-vous automatisés ou des outils de messagerie automatisés. Vous pourrez ainsi prédéfinir des frais d’annulation et d’absence, des listes d’attente pour vos services les plus populaires. De son côté, la clientèle aura la possibilité de programmer ses rendez-vous en tout temps et de prendre rendez-vous directement à partir de votre Instagram.
Pro Tip
Grâce à Rendez-vous Square, la clientèle peut réserver plusieurs services auprès de différents membres de l’équipe sur votre site de réservation, puis passer à la caisse en effectuant une seule transaction qui répartit automatiquement les pourboires entre les membres du personnel
Fidélisez la clientèle habituelle avec des outils d’engagement et de fidélisation de la clientèle.
Les salons et les spas reposent sur une clientèle fidèle et fiable. Recherchez une plateforme qui aide la clientèle à découvrir votre entreprise, qui soutient et automatise vos efforts de commercialisation et qui fournit des outils pour fidéliser votre clientèle, comme des programmes de fidélisation et des cartes-cadeaux.
Gérez facilement votre personnel.
L’organisation et l’automatisation sont essentielles. Une bonne suite logicielle vous permettra de définir les autorisations du personnel, d’attribuer différents taux de rémunération ou des commissions à certains membres de l’équipe, de gérer les rapports de feuilles de temps et même d’automatiser la paie.
Grâce à Square, la clientèle peut réserver auprès de certains des membres de l’équipe. De plus, les membres de l’équipe peuvent se connecter à leurs comptes pour afficher et gérer leurs calendriers.
Les options de paiement pour plusieurs paramètres.
Nous avons déjà mentionné l’importance d’un service de traitement des paiements rapide et flexible qui héberge également les renseignements sur la clientèle pour un passage en caisse plus rapide. Cependant, si vous travaillez en déplacement ou offrez des services de groupes plus importants, votre logiciel de salon ou de spa devrait aussi prendre en charge ces paiements. Ainsi que les estimations et les factures professionnelles, les virements gratuits le jour ouvrable suivant ou les paiements par téléphone.
Il se peut que vous ayez à faire face à des pannes d’électricité ou de Wi-Fi. Si vous perdez votre connexion ou si vous devez fournir des services quelque part sans Wi-Fi, veillez à ce que votre plateforme logicielle prenne en charge les paiements hors ligne pour que vous ne manquiez aucune vente.
Priorisez les outils de gestion de la santé de l’entreprise et des flux de trésorerie.
Un logiciel de gestion de salon ou de spa qui simplifie le suivi de la santé de votre entreprise peut vous faire gagner du temps en analysant les chiffres et en vous fournissant des renseignements essentiels.
En plus des rapports de vente et des analyses en temps réel, Square vous aide à gérer votre entreprise grâce à des rapports de rendement d’équipe, des prévisions de réservation, des alertes automatiques de faible stock et un suivi des ventes et des stocks propres à chaque point de vente.
Vous pouvez gérer vos paiements, vos opérations bancaires et vos flux de trésorerie dans un seul endroit grâce aux services financiers Square. Les outils connectés et automatisés vous aident à faire le suivi de vos fonds, à économiser pour l’avenir et à réduire le temps consacré aux finances.
Tenez compte de la capacité du logiciel à évoluer.
Changer de logiciel de gestion n’est pas une mince affaire, alors cherchez une plateforme qui offre tout ce dont vous avez besoin aujourd’hui (et dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir) dans un seul endroit. Que vos projets consistent à développer l’aspect commercial de votre entreprise par le biais d’une boutique en ligne, à agrandir votre équipe ou à contracter un prêt pour prendre de l’expansion, Square offre tous les outils nécessaires pour faire croître votre entreprise aujourd’hui et à l’avenir.
Pensez à la facilité du changement.
Puisqu’il est primordial que les activités de l’entreprise se déroulent sans heurts lors d’un changement, recherchez une plateforme qui offre un soutien complet et qui facilite le processus.
Lorsqu’elles passent à Square, les entreprises ont accès aux experts en beauté de Square pour les aider à chaque étape du processus, de la découverte de la plateforme à la tarification personnalisée, à la configuration et au soutien continu une fois que tout fonctionne avec votre nouveau système.
Comment changer le logiciel de gestion de spa dans votre salon
Lorsque tout sera prêt à changer, suivez ces étapes pour une transition en douceur :
Organisez vos données.
Dressez une image claire de toutes les données requises pour migrer vers le nouveau logiciel de gestion. Il peut s’agir de renseignements sur la clientèle, de calendriers, de données sur les ventes, d’inventaire et de tout ce qui est nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise. En vous organisant dès le départ, vous pourrez déterminer le niveau de soutien dont vous aurez besoin pendant la transition vers le nouveau logiciel.
Selon la taille de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de documents ou d’outils de gestion de projet, et ce, pour vous assurer de bien transférer toutes les données nécessaires de votre ancien système vers le nouveau dans les délais prescrits. Si vous avez un contrat de logiciel de gestion en cours, vous pouvez également procéder à partir de la date de fin du contrat avec votre ancien fournisseur de logiciels afin de planifier la transition et la formation nécessaires.
Commencez le processus de transition avec le soutien.
Si vous préférez avoir de l’aide supplémentaire pendant la transition, Square offre une variété d’options de soutien personnalisées en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez choisir entre : l’auto-intégration pour obtenir le soutien rapide d’un spécialiste Square, une aide supplémentaire plus pratique de la part d’un spécialiste Square qui vous guidera tout au long du processus de migration et d’installation. Et des services sur site où un spécialiste installera votre matériel Square et fournira un soutien technique à votre entreprise.
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Testez votre nouveau système.
Dès que vous avez migré vers la nouvelle plateforme de gestion, il est temps de vous familiariser, vous et votre personnel, avec le nouveau système et ses fonctionnalités. L’expérience utilisateur Square est facile à apprendre et à utiliser, mais vous pouvez obtenir du soutien en tout temps de la part d’un spécialiste Square si vous en sentez le besoin.
Pour en savoir plus, consultez ce tutoriel sur la configuration et la gestion de votre entreprise avec Rendez-vous Square :
Profitez de tous les avantages.
Une fois que le nouveau système est opérationnel, familiarisez-vous avec ses fonctionnalités pour maximiser votre croissance et votre incidence, qu’il s’agisse de gérer les finances de l’entreprise avec Prêts Square, de simplifier la gestion du personnel et de la paie avec Personnel Square ou d’atteindre une nouvelle clientèle ou une clientèle inactive avec Marketing Square. De cette façon, vous permettez à votre entreprise de prospérer, tant aujourd’hui qu’à l’avenir.