予約キャンセルポリシーと前払いポリシーを管理する
キャンセルポリシーと前払いポリシーについて
予約をリクエストする際にお客さまに支払いカードの追加を求めるなど、カスタマイズしたキャンセルポリシーを設定すると、無連絡キャンセルを防ぐことができます。お客さまが来店しなかった場合や規定の期限を過ぎてからキャンセルした場合にキャンセルポリシーを適用できます。前払いポリシーは、お客さまがオンラインで予約する際に固定価格のサービスに対して前払いを求めることで、キャッシュフローを管理するのにも役立ちます。
はじめる前に
キャンセル料を請求できる期間は、当初の来店予定日の14日後までです。
1回の予約ごとにキャンセル料を設定する場合、上限は770万円です。
無連絡キャンセル対策機能を有効にすると、カード情報は1回の予約に対してのみ保存されます。今後の請求のためには保存されません。
予約が保留中の間は、お客さまはいつでもキャンセルできます。
ステップ1：前払いポリシーを設定する
オンライン予約では、次の3つの支払いオプションから選択できます。
予約要件なし：初期設定の予約オプション。予約時や予約通知には、お客さまにキャンセルポリシーは表示されません。
全額前払いを求める：このポリシーでは、固定価格のサービスを予約する際、お客さまに前払いを求めます。前払い済みの予約はお客さま自身でキャンセルできません。キャンセルポリシーの適用や払い戻しの必要が生じた場合は、加盟店さまの責任において対応してください。
無連絡キャンセルに備えてカード情報を保存：予約を完了するためにお客さまは支払いカードの追加が求められるため、お客さまがキャンセルポリシーに違反した場合に、このカードに請求することが可能です。今後のお支払いのためにお客さまのカード情報を保存する場合は、予約時に [カード情報を保存する] を選択します。
詳しくは、Square 予約の料金をご覧ください。
- Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
- [支払い] で、該当する支払いポリシーを選択します。
- 予約要件なし
- 全額前払いを求める
- 無連絡キャンセル対策としてカード情報を保存
- [次へ] をクリックします。
- 選択したポリシーに応じて設定を編集し、[保存] をクリックします。
また、お客さまの保存済みカード情報がある場合は、カレンダーから予約を作成する際に前払いを受け付けることもできます。
ステップ2：キャンセルポリシーを設定する
キャンセルの受付期限やキャンセルポリシーをカスタマイズしたり、お客さまがオンラインで予約変更やキャンセルを行えるように設定したりできます。手順は以下のとおりです。
Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
[キャンセルポリシー] で [編集] をクリックし、期限を設定します。1時間～2週間の枠から選択するか、「なし」を選択します。
[保存] をクリックします。
お客さま自身でオンラインで予約変更やキャンセルを行えるようにするには、[キャンセル受付期限前にお客さま側で予約変更・キャンセルを行えるようにする] をオンにします。
ご注意：キャンセル受付期限にかかわらず、予約リクエストの自動確定を設定していない場合、予約が確定する前であればお客さまはいつでもリクエストをキャンセルできます。キャンセルポリシーは、オンライン予約画面のほか、お客さまに送信される確認メールの下部にも表示されます。
ステップ3：無連絡キャンセルの支払いポリシーを設定する
前払いポリシーに無連絡キャンセル対策としてカード情報の保存が含まれている場合、お客さまがキャンセルポリシーに違反した場合にこのカードに請求することが可能です。無連絡キャンセル対策として、3つの手数料オプション（予約ごとに一律料金を請求、サービスごとに一律料金を請求、各サービス料金の割合で請求）があります。
オプション1：予約ごとに一律のキャンセル料を設定する
- Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
- [支払い] で、[無連絡キャンセル対策としてカード情報を保存] > [次へ] の順に選択します。
- [支払い] で、[無連絡キャンセルに備えてカード情報を保存] > [次へ] の順に選択します。
- [手数料の種類] ドロップダウンメニューをクリックし、[予約ごとの一律料金] を選択します。
- 手数料の金額を入力します。
- [保存] をクリックします。
オプション2：サービスごとに一律のキャンセル料を設定する
カタログ内の各サービスにキャンセル料の金額を入力してください。金額が設定されていないと、キャンセル料を請求できません。
- Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
- [支払い] で、[無連絡キャンセル対策としてカード情報を保存] > [次へ] の順に選択します。
- [サービスごとの一律料金] を選択します。
- サービスを選び、[完了] を選択します。
- 手数料の金額を追加します。
- [保存] を選択します。
オプション3：各サービス料金の割合で手数料を設定する
- Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
- [支払い] で、[無連絡キャンセル対策としてカード情報を保存] > [次へ] の順に選択します。
- [各サービス料金の割合] を選択します。
- サービスを選び、[完了] を選択します。
- [割合] を追加します。
- [保存] を選択します。
無連絡キャンセル料を削除する
無連絡キャンセルの手数料は、Square データからいつでも削除または外すことができます。手順は以下のとおりです。
Square データで、[予約] > [設定] > [支払いとキャンセル] の順にアクセスします。
[支払い] で、[**無連絡キャンセル対策としてカード情報を保存**] > [**次へ**] の順に選択します。
削除する手数料の種類を選択し、ゴミ箱アイコンを選択します。
[**削除**] > [**保存**] の順に選択します。
キャンセル済みの予約とお客さまの前払いを管理する
キャンセル受付期限を過ぎてからお客さまが予約のキャンセルまたは変更をリクエストした場合、加盟店さまはキャンセルポリシーを適用できます。
キャンセルされたサービスに対してポリシーや返金を適用するかどうかは、加盟店さまの判断に委ねられています。キャンセル料を請求する場合、予約がキャンセルされた旨とキャンセル料の発生について知らせる通知メール（任意で追加したメッセージを含む）がお客さま宛に送信されます。また、お客さまがキャンセル受付期限を過ぎてからキャンセルしようとするときも、ポリシーが適用される旨を知らせるメッセージが表示されます。
キャンセルポリシーの適用を選択すると、お客さまのカードにキャンセル料が請求されます。カードへの請求が承認されない場合は、お客さまに連絡のうえ他の方法で支払うようお願いしてください。
お客さまに関する記録には、キャンセルされた予約はグレー、無連絡キャンセルとなった予約は赤で表示されます。
オンライン予約サイトでお客様からサービスの前払いを受け付けると、Squareの残高に支払い額が表示され、ご登録の銀行口座に振り込まれます。
お客さまがオンラインで予約をキャンセルまたは日時変更できる設定で、予約には加盟店さま側の確定が必要な場合、お客さまは確定前のみ予約をキャンセルまたは日時変更できます。
お客さま自身がオンラインで予約をキャンセルまたは日時変更できる設定の場合、お客さまは前払い済みの予約をご自身でキャンセルまたは日時変更できます。ただし、加盟店さまが予約リクエストを確定または拒否する設定もオンになっている場合、お客さまは予約確定後は前払い済みの予約をオンラインではキャンセルまたは日時変更できません。その場合、加盟店さまに直接連絡することが求められます。
前払い済みの予約が成立した後は、変更が生じてもレポートに反映されません。必要な場合は、手動による払い戻しを行ってください。
予約を拒否すると、支払いに使われたカードに自動的に払い戻しが行われ、お客さまに通知が届きます。予約はいつでも拒否できます。予約日から60日以上経過した後にキャンセルが行われた場合、払い戻しはSquare以外の方法で行ってください。