サービスなどを提供したときに個人や企業宛に送付する、請求書。普段から使い慣れている言語で請求書を作成するのはそこまで厄介なことではありませんが、英語で作成するとなると気持ちが少しひるんでしまうかもしれません。
ここでは気後れせずに、英語で請求書を書けるようになるための知識や便利サービスなどを紹介します。
目次
- 請求書の基本知識
・請求書の発行目的をおさえる - 英語の請求書の書き方
- 英語の請求書を送るときのビジネスメール例
・感謝の気持ちを英語でも
・メールの例文（英語） - 英語の請求書の作成にはSquareが便利
請求書の基本知識
最初に、請求書を発行する理由をおさらいしておきましょう。
請求書の発行目的をおさえる
請求書の送り先が日本語話者でも英語話者でも請求書を発行する目的は変わりありません。請求書とは、取り引きにおいてお金のやりとりが発生したことを証明する書類であり、請求者はこれを発行することで請求先に対して、商品やサービスの提供と引き換えに代金の支払いを請求することができます。請求書が適切に発行されなかったり、内容に不備があったりすると、支払いが行われないこともあります。
「どのような内容の取り引きがいつ行われ、請求書を受け取った者はいくらの金額をどのようにして支払う必要があるのか」がはっきりと分かるように作成する必要があります。逆に言えば、これらの内容さえ明確に記述されていれば、その他の細部にこだわらなくても正式な請求書として発行することができます。
英語の請求書の書き方
請求書は、英語だと“invoice”（インヴォイス）と呼ぶことはもう知っているかもしれません。まずは英語で書かれた請求書を見てみましょう。
※上記の請求書テンプレートは、こちらのページから無料でダウンロードすることができます。
項目を一つずつ見ていきましょう。
Business Name（屋号・社名）
書類を作成した者（請求者）の屋号もしくは社名と連絡先を書きましょう。「会社」を表す英語は、Corporation、Incorporated、Company、Limitedなど複数あるので、正しく表記します。
Invoice Number（請求書番号）
管理の効率化のためにも請求書番号（Invoice Number）を振り、必要な書類をすぐに見つけることができるようにしましょう。
Issue Date（請求書の発行日）
Issue Dateとは、発行日のことです。ここに請求書の発行日を入力しましょう。「MM/DD/YYYY」は「月/日/年」を意味します。
Bill To（請求先）
「Bill To」の欄には、請求先の情報を記入しましょう。「Customer Name」は顧客名、「Email Address」はメールアドレス、「Telephone Number」は電話番号です。
注意しなければいけないのは、Address（住所）を書くときです。
日本語で住所を書く際は【郵便番号】【都道府県】【市町村】【番地、アパート名・部屋番号】の順で書いていきますが、英語だとその逆です。【番地、アパート名・部屋番号】からはじまり、市町村、都道府県（または州）、郵便番号と続きます。取引先の名刺やウェブサイトなどを確認して正しく表記しましょう。
Details（詳細）
ここには請求内容を簡単に記入しましょう。また、振込口座の情報はここに記載してもいいでしょう。
Payment（支払）
Paymentとは支払を意味します。ここには支払期日（Payment Due Date）と請求額を記載しましょう。
Item（商品・サービス）
商品・サービス（Item）、個数（Quantity、QTYとも記載する）、単価（Price）、合計（Amount）を列挙し、小計（Subtotal）、該当すれば消費税額（Tax）を合計したものが請求額（Total Due）になります。
Bank Information（振込先情報）
正しく記載ができていないと請求金額を受け取れなくなってしまうため、注意して記入したい振込先情報。
振込先に必要なのはおおまかに以下の情報です。
- Bank Name（金融機関名）
- Branch Name（支店名）
- Bank Address（金融機関の住所）
- Account Holder’s Name（口座名義）
- Bank Account Number（口座番号）
- SWIFT Code（スウィフトコード）
- IBAN Code（アイバンコード）
最後にあるSWIFTコードとIBANコードは、普段あまり目にしない単語かもしれません。
海外から送金を受ける場合、よく求められるのがこの二つです。SWIFT（スウィフト）コードは国際銀行間金融通信協会が定めているコードで、BICコードとも呼ばれ、海外送金には必須とされることが多いようです。アルファベットと数字を組み合わせた8桁または11桁で構成されています。
一方、IBANコードは銀行の所在国、支店、口座番号を特定するために使われるものです。桁数にはばらつきがあるようですが、最大34桁とされています。
SWIFTコードは全世界的に使われており、IBANコードは欧州を中心に使われています。
参考：IBAN・BIC（SWIFTコード）・CLABEとは（三菱UFJ銀行）
SWIFTコードに関しては株式会社ワイズ・ジャパンのウェブサイト
から調べることができるので、検索したうえで記載しておくといいでしょう。
上記内容を記入した英語の請求書を見てみましょう。
英語の請求書を送るときのビジネスメール例
英語の請求書が完成したら、次はメール文を作成します。
英語でメールを書くときの大切なポイントは、すぐに確認してもらえるように一目で内容がわかる件名をつけることや用件はなるべく簡潔におさめることです。「敬具」を意味する結びの言葉も忘れずに記載しましょう。
また日本語でメールを送る際には「お世話になっております」という一言からはじめることが一般的ですが、英語だと「Hope your day is going well. （素敵な1日を過ごしていることを願っています）」「Hope all is well with you. （全て順調であることを願っています）」など、相手が健やかに暮らしたり、ビジネスを順調に営んだりしていることを願うような前置きからはじめることが一般的です。
感謝の気持ちを英語でも
言語に関係なく、自分のサービスを選んでくれたお客様にはできるだけ感謝の気持ちを表したいと思うかもしれません。請求書を機械的に英語化するだけでなく、お客様や取引先との心の距離を少しでも縮めるためのちょっとした工夫を足してみましょう。
“It was a pleasure working with you.”（ご一緒できましたこと、大変光栄に思います）
“I’m glad we got to connect this way.”（このような機会でご一緒できましたこと、うれしく思います）
上記は一緒に仕事ができたことへの感謝の気持ちを表した言葉です。日本語でいうと少し大袈裟に聞こえてしまうかもしれませんが、英語だとこのようなフレーズは割とカジュアルに使われることも少なくなく、「今後ともよろしくお願いいたします」や「この度はありがとうございます」などに該当します。もちろん、面と向かって話す機会があれば、口頭で伝えてみるのも素敵なアプローチ方法です。
メールの例文（英語）
ここでは請求書を送る際に使えるメールの例文を紹介します。ぜひご活用ください。
Dear Ms. / Mrs. / Mr. ●●
Hope all is well with you. Thank you so much for ordering with us. It was a pleasure working with you.
I have attached an invoice to this e-mail.
I would appreciate it if you could make a payment by the due date on the invoice.
We will dispatch the products after receiving the payment in full.
If you have any further questions about the invoice, please feel free to reach us on the following number: xxxx-xxx-xxx or kindly reply to this e-mail.
Kind regards, 【名前】
●●様
全て順調であることを願っています。弊社のサービスをご利用いただき、ありがとうございます。ご一緒できましたこと、大変光栄に思います。
請求書をEメールに添付しました。
請求書に記載されている期日までにお振込みいただければ幸いです。
全額お支払いいただいてから商品を発送いたします。
請求書に関しましてご不明な点がございましたら、本メールにご返信、または下記の連絡先までお問合せください。
xxx-xxxx-xxx
敬具
そのほかメール文を作成する際などに役立つ請求書関連の英単語を以下の表にまとめておきます。
| Due date / Payment Due Date | 支払い期日 |
| Payment term | 支払いサイクル |
| By the end of next month | 翌月末払い |
| By the 30th of next month | 翌月30日払い |
| Tax Included / Tax Inc. | 消費税込み |
| Tax Excluded / Tax Excl. | 消費税抜き |
| Sales Tax / Consumption Tax（アメリカ）、VAT / value-added tax(イギリス) | 消費税 |
英語の請求書の作成にはSquareが便利
先ほどの例では、Squareのウェブサイトからダウンロードできる請求書テンプレートを紹介しました。一方でここではテンプレートを使う以上に効率よく請求書を発行できるサービスを紹介します。Square 請求書です。
パソコン、またはスマートフォンからSquare 請求書を利用すると、請求先や価格など必要な項目を入力するだけで、英語の請求書が発行できます。メールアドレスを入力すれば、請求書は自動的に取引先の受信箱に送られます。
取引先の担当者が請求書のメールを開くと、このような形で表示がされます。
※イメージです
取引先の担当者は、「Pay Now（支払う）」のボタンをクリックして支払いを完了させるだけ。請求額は、クレジットカードで支払うことができます。もちろん口座振替を希望する場合は、口座情報を「Message」の箇所に書き加えることもできます。
Square 請求書を紹介している動画もページ下部よりぜひ参考にしてください。
請求先にとっても請求する側にとっても便利なSquare 請求書ですが、「先ほどの請求書テンプレートとはどう違うの？」と疑問に思うかもしれません。請求書テンプレートを使用した際とは、以下の点が異なります。
| Square 請求書の場合 | 請求書テンプレートを使用した場合 |
| 🙆取引先は請求額をクレジットカード払い（※）できる | 😭支払方法は口座振替のみ |
| 🙆アプリを通じて支払完了通知を受けられる | 😭支払が完了したかは都度確認しないといけない |
| 🙆支払期日を過ぎると、取引先にリマインダーメールが自動で送信できる | 😭支払を促すメールを自ら作成しないといけない |
| 🙆アプリの管理画面からは過去の取引をいつでも一覧できる（CSVとしてエクスポート可能） | 😭取引はエクセルなどで管理する必要がある |
※決済ごとに手数料が発生します。
まずはその使いやすさを実感するためにも、以下のページを頼りにしながらSquare 請求書を発行してみてはいかがでしょうか。
この記事では英語で請求書を書く方法を説明してきました。普段から使い慣れていない言語だと、単語をその都度調べるなど、作成には何かと時間がかかってしまうものです。よく使われるフレーズなどを少し知っておくだけで、作成する際の負担も軽くなります。必要であれば、この記事を何度でもご活用ください。
また、Square 請求書なら入力項目さえ英語で記入できれば、見出しなどは自動的に作成されるので、数分で英語の請求書を作成することができます。効率的に作業を進めるうえで、味方につけてみてはいかがでしょうか。
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執筆は2017年4月24日時点の情報を参照しています。最終更新日は2023年1月17日です。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash
