パソコンやスマートフォンからサービスの予約ができる「Web予約」は、お客さまとビジネスの双方にとってメリットの大きい仕組みです。Web予約システムを導入すれば、無料または低料金でWeb予約を始めることができ、予約管理の効率化も実現します。Web予約システムの特徴や選ぶ際のポイントを理解したうえで、自店舗にぴったりの予約管理方法を見つけてみましょう。
目次
- Web予約とは？
- Web予約システムと従来の予約方法の違い
- Web予約システム導入のメリット
- Web予約システムの主な2つのタイプ
- 最適なWeb予約システムを選ぶうえでのポイント6つ
- 無料で始められるSquareのWeb予約システムで、予約管理をはじめよう！
Web予約とは？
従来、サービスの予約といえば電話や対面で行うことが主流でしたが、最近はWeb予約もメジャーな選択肢の一つです。Web予約は「オンライン予約」や「ネット予約」とも同義で、予約する手間も受け付ける手間も従来より少なく、効率的であることが最大の特徴です。
美容院や整体院、医療機関、ビューティーサロン、飲食店、レンタルスペース、パーソナルトレーニング、ヨガや英会話のレッスン、コンサルティング、セミナーなど、予約が必要なビジネスにとってWeb予約は欠かせないものとなりつつあります。
Web予約システムと従来の予約方法の違い
電話など従来の予約方法と比較して、Web予約システムには次の4点の特徴があります。
24時間365日、自動で予約受付ができる
Web予約は24時間体制で対応でき、しかも電話と違って毎回人手がかかるわけではありません。いわば予約受付については年中無休の状態で効率的に対応ができ、省力化とコスト削減が同時に叶います。
お客さまも予約の連絡のために営業時間を気にしなくて済むようになります。
スケジュール調整が簡単にできる
電話予約では、お客さまから予約内容の変更の申し出があった場合、従業員が店のスケジュールや担当者のシフトを確認し、お客さまの都合とすり合わせたうえで予約を入れ直すという手間が必要です。紙やエクセルなどのスケジュール表の場合、修正や再入力のミスがトラブルの原因になることもあります。
しかしWeb予約のシステムを使うと、キャンセルや日程変更もお客さま側で行うことができるので、そうした問題は発生しにくくなり、手間を減らしながらダブルブッキングや予約漏れを回避することにもつながります。
お客さまに自動メールやリマインダーが送れる
Web予約システムには予約管理機能の一部として、Web予約をしたお客さまに確認のメールや通知を自動で送る機能もあります。予約完了のメールだけでなく、予約日の3日前や1日前など、店舗側が指定した日にお客さまにリマインドすると予約の最終確認ができ、日時などの間違いを防げます。
事前オンライン決済ができる
Web予約システムによっては、サービスの利用料金の支払いを「事前決済」か「当日決済」か選べることがあります。Web予約と同じタイミング、またはサービス当日より前にクレジットカードなどで決済を受け付けやすいことが特徴です。
Web予約システム導入のメリット
店舗やビジネスにWeb予約システムを導入すると、次のようなメリットが享受できます。
機会損失を防げる
予約の煩わしさによる失客、お客さまの予約日の勘違い、サービスメニューの思い違いなどは、Web予約システムによって解決できる可能性が高い課題です。
「営業時間内に電話で予約できそうにない」「電話をかけても混んでいてつながらなかった」という不満を持つお客さまは、Web予約ができればサービスを利用してくれる可能性があります。また、Web予約システムの確認メールやリマインダー機能などを使えば、お客さま自身がスケジュールやサービス内容を正しく把握でき、行き違いによる店の低評価などを避けるためにも有効です。
Web予約システムで不便さを解消することで、機会損失を防ぐ効果があります。
人的ミス・トラブルを防げる
電話や対面での予約だとお客さまの手元に記録が残るとは限らず、「言った・言っていない」というようなミスコミュニケーションのリスクが常にあります。しかしWeb予約システムを利用すれば、お客さま自身が入力し、確認メールや確認画面などの記録も残るため、人同士だからこそ起こり得るトラブルを回避できます。
予約管理にかかる時間と手間を削減できる
複数の従業員に、複雑なサービスメニューやオプション、多種多様なお客さまの要望や都合を考えると、それらを人間が上手にまとめ上げて予約管理をすることには多大な手間と時間がかかります。Web予約システムに集約すれば、それまで従業員が予約管理業務に使っていた時間を別の作業に充てることができます。
無断キャンセル対策につながる
無断キャンセルが起きる理由は、予約日を忘れていた、キャンセルや延期の連絡をすることが煩わしくなったという心理的な要因が多いようです。お客さまが自らシステム上でWeb予約を行い、確認メールが届き、予約日の数日前にもリマインダーのメッセージが届いていて、予約内容の変更もオンラインで自分できるとなれば、無断でキャンセルをする理由はないといって良いでしょう。急用で予約日に行けなくなった場合も、システム上で簡単に変更手続きが可能であるため、お客さまの負担感は極めて軽くなります。
さらに事前決済もしていれば、無断キャンセルはいっそう起きにくくなると考えられます。
予約状況をリアルタイムで確認できる
お客さまによっては「予約手続きは間違いなくできているだろうか？」と不安になり、前日などに店舗に確認の連絡をする人もいます。しかしWeb予約ならシステム上で予約状況を確認できることから、忙しい店舗に電話をかけて確認する必要がありません。
お客さまがWeb予約の手続きをするとすぐにシステムに反映されるため、店舗側にとっても予約状況をリアルタイムで把握できて便利です。システムで情報の一括管理ができることで、複数店舗の管理や従業員のシフト作成なども効率化できます。
顧客データを集客などに生かせる
Web予約システムへの入力データは蓄積されるので、お客さまの来店頻度、注文したメニューやオプション、指名した担当者などの情報を集計して分析すれば、マーケティング活動に生かせます。 お客さまの来店を見越して新メニューの割引クーポンを発行する、希望のサービスメニューに合わせて資材や商品を仕入れておくといった営業支援の他、蓄積したデータを元に新規顧客の開拓をするなど集客に役立てることもできます。
Web予約システムの主なタイプは2種類
Web予約システムは大きく分けて2タイプあり、使い方や運用プランに合わせて選択するのが賢い方法です。
汎用性の高いタイプ
幅広い機能の中から自店舗に合う機能を選んで使いたいという場合は、さまざまな業界・業態で使える設計の汎用型のシステムがおすすめです。
美容院や飲食店からイベントまで多種多様なビジネスで使えるように作られているため機能が豊富で、業容を拡大する時にも対応しやすいシステムといえます。
特定の業界や業種向け
クリニックやネイルサロンなど、業種特化型のシステムもあります。その業界・業種ならではの独特なメニューやサービス提供方法に対応しているので、導入が簡単である一方、機能面での制約について事前に理解しておく必要があります。
業界一般と異なる独自の営業スタイルの場合や、ニッチな業種の場合は、業種特化型より汎用型システムのほうが導入しやすいでしょう。
最適なWeb予約システムを選ぶうえでのポイント6点
Web予約システムを選ぶ時は、タイプ以外にも次の6点に注目しましょう。
- 機能
- 操作性
- コスト
- サポート体制
- セキュリティー
- 導入実績
これらのポイントに注目すべき理由は以下の通りです。
1. 求めている機能があるか
Web予約を導入するにあたって、自店舗が求める機能がそのシステムにあるかどうかは最優先事項です。たとえば予約の変更やキャンセル作業にかかる従業員の手間を減らしたい場合、その機能があるシステムでなければWeb予約導入の目的が達成できません。
まず「求める機能」をリストアップし、その条件に沿ってシステムを選ぶと良いでしょう。
2. 簡単に操作できるか
気になるシステムがあったら、操作性も重要なポイントとしてチェックします。機能が便利でも従業員が操作しづらい、または操作を覚えにくいシステムでは、業務の効率化が図れない可能性があります。
同時に、お客さまの目線に立った操作性についても考慮しましょう。
3. コストは自店舗に適しているか
店舗の規模によって、システムにかけられるコストも千差万別です。有料のWeb予約システムの多くは月額または年額制で、継続してコストが発生するため、使い続けられる料金であるかどうかを慎重に考える必要があります。
無料のシステムでも十分な機能と操作性を備えているものもあるので検討してみると良いでしょう。
4. 導入後のサポート体制は充実しているか
「使い方が分からない」「システムにエラーが発生した」といった場合に、問い合わせ先などのカスタマーサポートが充実しているかどうかも確認したいポイントです。
サポート体制について知るためには、システム提供会社が公開しているユーザーの声やインターネット上での評価などを導入前に必ずチェックしましょう。
5. セキュリティー対策がしっかりしているか
Web予約システムでは、大切なお客さまの氏名や電話番号などの個人情報を預かることから、情報が安全に守られていることも見逃せない点です。過去に情報管理のトラブルが起きていないシステムかを確認してから導入するのがおすすめです。
6. 導入実績が豊富か
システムの安定的な運営や持続性を考えると、多くのビジネスが既に利用しているシステムであることも安心材料の一つになります。多数の導入実績があるということは、機能、操作性、セキュリティーの面でも納得しているユーザーが多いことがうかがえます。
無料で導入できるSquareのWeb予約システムで、予約管理を始めよう!
ビジネス向けのサービスを多数提供するSquareのWeb予約システム「Square 予約」は、多くのビジネススタイルにマッチする汎用性の高いシステムです。初めてのWeb予約システム導入にも安心な条件や機能が揃い、美容院、ネイルサロン、フィットネス、レッスンなど多様なビジネスで導入されています。
導入コストも利用料も無料から始められる
Square 予約のフリープランなら、初期費用だけでなく月額利用料も無料でWeb予約システムを導入できます。そのため、「コストをかけずに省人化を図りたい」「まずは無料でシステムの使い勝手を試したい」といった場合にも適しています。
お客さまがオンライン決済を利用した場合のみ3.6%または3.75％の決済手数料がかかりますが、オンライン決済の利用の有無にかかわらずシステムを使うことができます。
予約管理はSquare 予約で
Squareの予約管理は無料から導入でき、事前決済はもちろん、有料プランの場合はキャンセル料も取れるので、ノーショウ対策もできます。専用アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。
事前決済をはじめとした機能が充実している
Square 予約の魅力は、フリープランでも豊富な機能を利用できることです。利用できる機能の例として、次のようなものがあります。
- 事前決済
- お客さまへの月額課金（月謝、サブスクなど）
- 無制限の顧客登録数
- 自動リマインダー設定
- POSレジとの連携
- 専用の予約サイト作成
- 専用アプリでの管理
- SNSとの連携
有料プランでは複数店舗の登録、Googleカレンダーとの同期、キャンセル料金の徴収などの機能もあるため、ビジネスの成長に合わせて利用方法を選択可能です。
SNSとの連携も簡単
店舗のSNSアカウントとSquare 予約の連携は、無料・有料プランを問わず利用可能です。
たとえばInstagramに連携させて予約ボタンを設置すると、SNS投稿を通して店舗やサービスに魅力を感じたお客さまがすぐに予約でき、ビジネスチャンスをつかみやすくなります。SNSマーケティングに力を入れているビジネスにも、これからSNS活用を考えるビジネスにとっても価値ある機能といえます。
予約サイトを無料で作れる
無料のプランでも自店舗専用の予約サイトを持てることは、Square 予約を利用する大きなメリットです。
予約サイトを作る際は、店舗の営業時間の設定が細かくできる他、時間枠の長さも5分単位で決めたり、サービス提供後の清掃や移動にかかる時間を設定したりすることもできます。
予約受付の締切日を設けることもでき、セミナーやレッスンなどで「1週間前に締め切りたい」といった要望にも対応可能です。
お客さま自身によるキャンセルについてもキャンセルの締切日を設定できるので、「当日の2日前まで」「開始の1時間前まで」など、業種や業態に合わせてフレキシブルな使い方ができることがポイントです。
これらの設定は基本的に選択式なので、初めてでも迷わず操作して予約サイトを作ることができます。
以上のようにWeb予約は使いやすいシステムを選ぶことで簡単に始められ、ビジネスに多くのポジティブな効果をもたらします。導入も操作も簡単なSquare 予約で、予約管理業務の効率化を進めていきましょう。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2024年4月23日時点の情報を参照しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash