Seamos sinceros. Tratar de diferenciar entre trabajadores independientes y empleados y determinar cuándo usar los 1099 o los W-2 puede resultar confuso y abrumador.
Es muy importante que tengas un conocimiento básico sobre cómo clasificar a los trabajadores, incluso si tienes un servicio de nónima o un contador que hacen el trabajo pesado a la hora de pagarles. Que tus trabajadores sean empleados o trabajadores independientes influye en qué impuestos se cobran a ti y a ellos.
Por ejemplo, tienes que retener los impuestos a las ganancias, retener y pagar los impuestos del seguro social y de Medicare, y pagar el impuesto por desempleo sobre los salarios que se pagan al empleado. Generalmente, no tienes que retener ni pagar impuestos sobre los pagos que haces a un trabajador independiente.
Sin embargo, durante el proceso de contratación, no puedes decidir si contratar empleados o trabajadores independientes hasta que sepas la diferencia entre ambos y los motivos por los cuales uno puede ser mejor que el otro para tu negocio, o para la función específica que quieres cubrir. (En realidad, es fundamental que entiendas la diferencia, ya que una clasificación incorrecta de empleados puede resultar en sanciones financieras).
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¿Cuáles son los trabajadores independientes y los empleados?
Un trabajador independiente es autónomo. Celebras un contrato con un trabajador independiente para que cumpla una función específica o complete una tarea específica. Este puede establecer sus propias horas y herramientas de trabajo. Incluso puede trabajar para más de un negocio. Como son autónomos, no retienes impuestos de sus cheques de pago; ellos pagan sus propios impuestos y tienen sus propios beneficios.
Un empleado es alguien contratado por tu negocio mediante un contrato laboral. Retienes impuestos de sus salarios, los capacitas, pagas impuestos al empleo por ellos y puedes brindarles beneficios. Por estas razones, tienes más control sobre tus empleados; tú les dices en qué trabajar y cuándo hacerlo.
¿Cuándo tienen incidencia los 1099 y W-2?
Los formularios 1099 y W-2 son formularios de impuestos. Un formulario 1099-MISC, por ejemplo, generalmente se usa para informar los pagos realizados a trabajadores independientes (quienes pagan sus impuestos al empleo). Un formulario W-2, por otro lado, se usa para empleados (cuyos empleadores son quienes retienen impuestos sobre la nómina de sus ingresos).
Sabemos que tienes más dudas, así que profundicemos un poco más.
Determinar quién es trabajador independiente
Error en la clasificación del trabajador independiete
Beneficios y desafíos de los empleados y los trabajadores independientes
W-2 y 1099: ¿cuál es la diferencia?
Gestionar los 1099 y W-2
Preguntas frecuentes sobre empleados y trabajadores independientes
Determinar quién es trabajador independiente
La diferencia entre un empleado y un trabajador independiente es el grado de control que tienes sobre ellos o la cantidad de independencia que tienen. Algo confuso, lo sabemos.
No hay una prueba que determine si alguien es trabajador independiente o empleado según la Ley de Normas Justas de Trabajo (ley que rige mucho tu relación con los trabajadores)
El Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) contempla tres categorías para determinar el grado de control o independencia en tu relación con el trabajador:
- Conducta: ¿controlas (o tienes el derecho de controlar) lo que hace el trabajador y cómo lo hace?
- Finanzas: ¿controla el pagador los aspectos de negocios del trabajo que hace el trabajador (esto incluye cómo se le paga al trabajador, si se reembolsan gastos, quién provee los suministros)?
- Tipo de relación: ¿Hay contratos escritos o beneficios como los que tienen los empleados (por ejemplo, seguro, vacaciones, 401(k), etc.)? ¿Es la relación permanente? ¿Es el trabajo que se realiza un aspecto clave del negocio?
De acuerdo con el IRS, no hay una fórmula mágica que convierta a una persona en empleado o trabajador independiente. En cambio, quiere que observes la relación en su totalidad y consideres el grado con el cuál diriges a esa persona en su trabajo.
Una vez que hayas decidido si la persona es un empleado o un trabajador independiente, asegúrate de documentar los factores que te llevaron a tomar esa determinación. Ten en cuenta que, generalmente, la ley asume que los trabajadores son empleados a menos que cumplan requisitos legales estrictos a fin de establecer el estado de un trabajador independiente.
Error en la clasificación del trabajador independiente
Es muy importante que te asegures de clasificar a tus trabajadores correctamente, ya que un error puede causar sanciones financieras costosas (y nadie quiere tener costos imprevistos).
Un error en la clasificación ocurre cuando a los empleados se los etiqueta erróneamente como trabajadores independientes. Si clasificas mal a tus empleados, no pagas los impuestos por desempleo y otros impuestos que deberías pagar. Además, no los cubres con la compensación del trabajador y seguro por desempleo cuando deberías hacerlo.
Si se descubre que estás clasificando incorrectamente a tus empleados como trabajadores independientes, tendrás que pagar todos esos impuestos y beneficios que no habías pagado. Las sanciones financieras comunes son las siguientes:
- Reembolso de salarios que deberías haber pagado a un empleado, como horas extras y salario mínimo.
- Impuestos y sanciones atrasadas por impuestos a las ganancias federales y estatales, seguro social, Medicare y desempleo.
- Pagos de los beneficios de compensación para trabajadores de los empleados mal clasificados.
- Beneficios para empleados, como seguro de salud, planes para jubilados, etc.
Beneficios y desafíos de los empleados y trabajadores independientes
Cada vez más negocios pequeños gastan dinero en trabajadores independientes. En 2014, el 8.1% de los gastos que tuvieron los negocios de un solo dueño de EE. UU. fueron para trabajadores independientes, según el IRS (superior al 5.8% en 2007).
En conclusión, los trabajadores independientes tienen algunos beneficios fáciles de identificar. Suelen costar menos que los empleados de tiempo completo, ya que no pagas impuestos por desempleo ni les brindas beneficios.
A pesar de las ventajas, como costos más bajos, también existen desventajas, como la falta de control que puedes tener sobre el horario del trabajador independiente.
Aquí tienes un análisis de las ventajas y desventajas de los trabajadores independientes y de los empleados.
| Beneficios de contratar trabajadores independientes | Desafíos de contratar trabajadores independientes |
|---|---|
| Experiencia: generalmente, los trabajadores independientes están bien capacitados en su rubro y pueden comenzar enseguida con una capacitación mínima (después de todo, son independientes). Se pueden enfocar en un proyecto muy específico en el que no tengas experiencia. | Menos control: los negocios tienen menos control sobre los trabajadores independientes, que tienen mucha más autonomía. Además, por lo general, solo trabajan para el negocio por poco tiempo, lo cual puede ser perjudicial. |
| Gastos: los trabajadores independientes no se clasifican como empleados. Por lo tanto, no tienes que retener impuestos sobre la nómina de sus pagos ni ofrecerles beneficios, como seguro de salud. (Los pagos a trabajadores independientes internacionales pueden estar sujetos a una retención de impuestos distinta). Esto puede generar un ahorro de dinero (aunque no siempre porque, en algunos casos, los trabajadores independientes reciben pagos más altos). | Consideraciones legales: todo lo que respecta a los términos con tu trabajador independiente está controlado por tu contrato. Redacta un borrador del contrato cuidadosamente y hazlo revisar por alguien en la profesión jurídica. Si bien puedes despedir a un empleado por tu voluntad, quizás no puedas despedir a un trabajador independiente sin que exista incumplimiento del contrato. |
| Flexibilidad e independencia: a los trabajadores independientes se les contrata para un proyecto específico o por un determinado periodo, lo cual le brinda al negocio más flexibilidad para contratarlos y despedirlos. | Seguro: si los trabajadores independientes se lastiman en su trabajo, podrían demandar al negocio. Los empleados, por otro lado, están cubiertos por el seguro de compensación para trabajadores y, generalmente, no pueden demandar a su empleador por lesiones ocasionadas en el trabajo. |
| Beneficios de contratar empleados | Desafíos de contratar empleados |
|---|---|
| Lealtad a la empresa: los empleados, generalmente, se identifican mucho con su trabajo, valoran la seguridad financiera y podrían querer permanecer en la empresa durante más tiempo que un trabajador independiente que va de un trabajo a otro. | Gastos más altos: no solo eres responsable de los salarios de los empleados, también debes pagar tu parte de los impuestos del seguro social y de Medicare. Podrías tener que brindarles a los empleados beneficios, como seguro de salud y licencia por enfermedad paga. |
| Apoyo continuo: durante épocas de mucho trabajo, puedes contar con los empleados para que contribuyan, trabajen hasta tarde y ayuden a que se termine el trabajo. Los empleados pueden ocupar diferentes puestos y ayudar en el que más los necesiten. | Recursos: tienes que abastecer a tus empleados con todo lo que necesiten para hacer su trabajo (a diferencia de los trabajadores independientes). Generalmente, los empleados están en el lugar de trabajo, así que debes asegurarte de que haya espacio de trabajo para todos. |
| Mayor control: los empleadores tienen control sobre los horarios de los empleados; deciden cuándo y cómo tienen que trabajar. Si necesitas que algo se haga de cierta forma en un determinado momento, deberías contratar a un empleado para que haga el trabajo. | Gestión de empleados: cuando tienes empleados que trabajan para ti, debes capacitarlos, administrarlos y motivarlos. Asegúrate de tener tiempo para comprometerte a esto. |
Beneficios de los W-2 y los 1099: ¿cuál es la diferencia?
Una vez que hayas decidido si contratar empleados, trabajadores independientes o ambos, tienes que familiarizarte con los formularios que el IRS requiere que se entreguen para cada tipo de trabajador. Los formularios más conocidos son los W-2 y los 1099.
Si contratas a un empleado, necesitas un formulario de impuestos W-2.
Un W-2 es un formulario de impuestos en el que los negocios informan la compensación anual que se les paga a los empleados y los impuestos sobre la nómina que se retiene de la compensación.
Los empleados que reciben un W-2 obtienen su pago mediante la nómina de sus empleadores, y sus impuestos sobre la nómina se retienen a lo largo del año.
Los empleadores deben enviar los formularios W-2 a sus empleados por correo antes del 31 de enero del siguiente año calendario. El formulario W-2 está disponible en el sitio web del IRS. Los propietarios de negocios también pueden generar y archivar los formularios W-2 a través de Nómina Square.
Si contratas a un trabajador independiente, necesitas un formulario 1099.
Un formulario 1099 es una serie de documentos usados por los negocios para informar los pagos realizados a un trabajador independiente durante el año anterior. Los negocios usan el formulario de impuestos 1099-MISC para informar los pagos realizados a un trabajador independiente durante el año anterior.
Una persona o un negocio que le paga a un trabajador independiente $600 o más en un año calendario es responsable de enviarle al trabajador independiente un formulario 1099-MISC (Copia B) completado antes del 31 de enero del siguiente año natural. Existen excepciones que excluyen a algunos trabajadores independientes de la obligatoriedad de ser informados (por ejemplo, si el receptor es una corporación).
La persona o el negocio que envía un formulario 1099-MISC (Copia B) a un trabajador independiente también es responsable de completar un formulario 1099-MISC (Copy A) para el IRS antes del 31 de enero del siguiente año natural. Puedes pedir una copia impresa de los formularios 1099-MISC gratis al IRS. Los propietarios de negocios también pueden generar y guardar los formularios 1099-MISC usando Nómina Square.
Una vez que hayas completado todos los formularios 1099-MISC, tienes que completar el formulario 1096 con un resumen de todos los 1099 que preparaste y enviar esto al IRS antes del 31 de enero. Si presentas un formulario 1099 de forma electrónica, no tienes que presentar el 1096.
Los W-2 y 1099 son solo algunos de los formularios de impuestos que necesitas usar cuando contratas a empleados y trabajadores independientes. Para obtener información sobre otros formularios, consulta el sitio web del IRS o a un contador.
Administrar a tus trabajadores con Nómina Square
Cuando decides contratar gente, una de las primeras cosas que debes hacer es establecer sistemas para administrar pagos. Ya sea para empleados (W-2), trabajadores independientes (1099) o una combinación de ambos, Nómina Square puede hacer que el procesamiento de la nómina sea fácil.
Nómina Square simplifica tus operaciones y te ayuda a ahorrar tiempo con registros de horas, compensaciones para trabajadores, licencias por enfermedad y permisos con goce de sueldo (PTO, por sus siglas en inglés) para empleados completamente integrados. También te permite pagarles a los empleados y trabajadores independientes con depósitos directos. Además, se encarga de los cálculos de impuestos sobre la nómina (para empleados W-2) y la generación de tus W-2 y 1099-MISC.
Preguntas frecuentes: la tasa impositiva de 1099 y W-2, ventajas y desventajas, y mucho más
¿Los trabajadores independientes son empleados?
Un trabajador independiente no es un empleado. Por lo general, tienes más control sobre el trabajo que hace un empleado que sobre el que hace un trabajador independiente. Tienes que retener impuestos a las ganancias, retener y pagar los impuestos del seguro social y de Medicare, y pagar el impuesto por desempleo sobre los salarios que se pagan a los empleados. Generalmente, no retienes impuestos para un trabajador independiente ni pagas otros beneficios; ellos mismos se ocupan de eso.
¿Cual es la diferencia entre un empleado y un trabajador independiente en relación con los pagos?
Depende de para qué contratas a un trabajador independiente. En algunos casos, a los trabajadores independientes se les paga más por hora debido a su experiencia (y ese es el motivo por el que los contratas).
Sin embargo, cuando contratas a un trabajador independiente, no tienes que pagar beneficios ni impuestos del seguro social, Medicare o por desempleo. Por este motivo, para muchos negocios, los trabajadores independientes son más rentables.
Debes saber, sin embargo, que los errores en la clasificación de trabajadores independientes tienen sanciones graves, así que asegúrate de clasificarlos correctamente.
¿Cómo pasas de empleados a trabajadores independientes o viceversa?
Si quieres pasar un trabajador independiente a un puesto de empleado de tiempo completo, tienes que contratarlo para una vacante. Si usas un servicio, como Nómina Square, puedes pasarlo fácilmente, comenzar a retener impuestos y pagar impuestos al empleo.
Es más complicado pasar un empleado a trabajador independiente. Como a los trabajadores se les considera empleados a menos que se demuestre lo contrario, pasar a alguien de W-2 a 1099 puede generar algunas dudas en el IRS. Habla con un abogado y con un contador antes de hacer estos cambios.
¿Cuál es la tasa impositiva de los trabajadores independientes?
Estos pagan un impuesto de autónomos porque el negocio con el que trabajan no retiene sus impuestos del seguro social y de Medicare. La tasa impositiva de los autónomos (constituida por los impuestos del seguro social y de Medicare) es del 15.3%. Sin embargo, es un poco más complicado que eso (¡sorpresa!). Un ingreso de hasta $118,500 está sujeto al impuesto del seguro social y todos tus ingresos están sujetos al impuesto de Medicare.
Ten en cuenta que la información que encuentras aquí tiene límites en su alcance y es solo un resumen de las diferencias entre los formularios de informe para trabajadores independientes y para empleados. La información se basa en la legislación actual y en vigor, la cual puede cambiar en el futuro. Al usar la información que encuentras aquí, no puedes confiar en los consejos impositivos y legales para tu negocio y tampoco usarlos para evadir impuestos o sanciones. Para obtener una guía o consejos específicos para tu negocio, deberías consular con un profesional en impuestos o con un profesional del sector legal.