Principales técnicas y estrategias de administración para gerentes

¿Qué son las técnicas de administración?

Ser un gran jefe implica ayudar a aumentar la productividad de los empleados y la satisfacción con el empleo mediante una administración eficaz. Las buenas técnicas de administración incluyen la creación de un ambiente amigable en el que los empleados tengan autonomía y se sientan motivados para sobresalir. Todos hemos tenido malos gerentes. Los gerentes ineficaces pueden microgestionar, ser excesivamente controladores, centrarse demasiado en los detalles y en lo que no salió bien, o fomentar un mal equilibrio entre el trabajo y la vida.

Independientemente de lo que quieras creer, la productividad de los empleados comienza por la buena administración. Según el Bureau of National Affairs, los negocios de los EE. UU. pierden $11,000 millones por año por la renovación de personal, que, a menudo, es consecuencia del desencanto de los trabajadores. La buena noticia es que, como propietario de un negocio pequeño, hay cosas simples que puedes hacer para administrar a tus empleados más eficazmente y mantener a tu equipo motivado y productivo.

En este artículo, analizaremos técnicas de administración eficaces, así como técnicas de administración para gerentes nuevos, técnicas de administración para mejorar la productividad y técnicas de administración para motivar a los empleados.

Principales técnicas de administración

• Otorga reconocimiento cuando es merecido.
  Un estudio de empleados realizado por la plataforma de administración de la ludificación y el comportamiento Badgeville halló que el 70% de los trabajadores se sienten más motivados por el reconocimiento que por las recompensas monetarias. Los empleados reconocidos por su buen trabajo tienden a sentir un mayor compromiso emocional con su empleo, lo cual da como resultado directo un mayor esfuerzo (en otras palabras, mayor productividad y mejoras en los resultados). Es más, un estudio de TINYpulse, una firma de compromiso de los empleados, halló que solo el 21% de los empleados se sienten firmemente valorados en el trabajo. Así que no seas tímido: expresa con calidez tu alegría por un trabajo bien hecho.

• Transparenta los objetivos de tu empresa y haz comentarios sistemáticamente.
  Compartir con los empleados los objetivos y la visión de la empresa los ayuda a entender el sentido de sus tareas diarias y el valor que cada uno de ellos aporta al trabajo. Haz revisiones de desempeños mensuales o trimestrales para ofrecer comentarios honestos, aunque incluyan críticas constructivas. Cuando exiges responsabilidad a tus empleados, es más probable que, si está bien claro lo que se espera de ellos, estén a la altura.

• Ofrece capacitación y desarrollo profesional.
  Trabaja con tus empleados para identificar áreas de crecimiento y saber qué aspectos del negocio les resultan más interesantes. Al ofrecer capacitación y desarrollo profesional, ayudas a tus empleados a desarrollar nuevas habilidades, lo cual es valioso para tu negocio, y es una forma de mostrar que te importa su futuro, que, a su vez, desarrolla fidelidad.

• Localiza las áreas problemáticas.
  Sé claro con tu personal respecto de las expectativas. Cuando detectes un punto problemático, haz comentarios específicos y oportunos sobre qué es lo que no está funcionando. Juntos, traten de hallar una solución que funcione para todos. Por ejemplo, si un empleado llega sistemáticamente tarde, habla con él (o con ella) sobre la forma en que su retraso afecta a otras personas y conoce más fondo el motivo. Cuando tengas mayor empatía con lo que está sucediendo, será más fácil llegar juntos a una solución adecuada.

• Reconoce cuándo deshacerte de alguien.
  Una persona de bajo rendimiento en el equipo puede reducir la productividad del equipo entre un 30% y un 40%, pero, si tienes varias manzanas podridas, no te apresures demasiado a darles la notificación de despido. Muéstrales, en cambio, que estás dispuesto a ayudarlos a mejorar antes de rendirte. (Ve el inciso número cuatro). Si su comportamiento no mejora, o si empeora, puede ser hora de decir adiós. Esto puede resultar particularmente difícil si estás acostumbrado a contar realmente con esos empleados y su ética de trabajo se ha deteriorado, o si llevan tiempo trabajando contigo y sientes aprecio personal por ellos. No es fácil despedir personas (para asegurarte de cubrir todos los aspectos legales, consulta a un profesional), pero, a veces, deshacerse de un empleado problemático es lo mejor para el negocio y, quizá, también para el mismo empleado, ya que podrá encontrar un nuevo trabajo que, con suerte, le resulte más afín.

Estilos de administración

¿Qué son los estilos de administración y en qué difieren? La consultora Hay-McBer identificó seis estilos de administración diferentes, que se popularizaron en “La inteligencia emocional”, el exitoso libro de Daniel Goleman. Su investigación establece que los líderes más eficaces utilizan cuatro estilos de administración, usualmente, de forma combinada. Según la situación, algunos estilos son más productivos que otros. Examinaremos cada uno de ellos:

Estilos de administración más eficaces

• Estilo autoritario
  Es el estilo de administración más eficaz. El líder autoritario es un visionario “firme, pero justo” que da a sus empleados una orientación clara de largo plazo. Este enfoque funciona en la mayoría de los entornos laborales, en especial, cuando el negocio carece de dirección.

• Estilo afiliativo
  El objetivo de este tipo de gerente es crear armonía entre los empleados y mantener felices a todos. Este estilo es especialmente útil cuando se está construyendo un equipo o cuando se necesita impulsar la moral o fomentar una mejor comunicación.

• Estilo democrático
  Este estilo participativo apunta a crear consenso y compromiso en el grupo. El estilo democrático, que probablemente sea más eficaz con los empleados más experimentados, puede contribuir a desarrollar una moral alta y el sentimiento de que todos tienen participación en el éxito del negocio.

• Estilo formativo
  El objetivo principal del estilo formativo, un estilo de administración sumamente eficaz, es fomentar el desarrollo profesional de largo plazo en los empleados. Este estilo funciona mejor con empleados motivados que quieren crecer. Es difícil cuando el gerente tiene menos experiencia y puede ser menos eficaz con empleados de bajo desempeño.

Estilos de administración menos eficaces

• Estilo coercitivo
  Este estilo de administración extremadamente controlador exige que los empleados hagan lo que el jefe les pida. Los empleados no aprenden mucho con este enfoque y pueden sentirse frustrados por falta de autonomía. En general, debe evitarse, aunque es eficaz cuando hay una crisis legítima.

• Estilo de marcación del ritmo
  Este estilo de administración debe usarse, a lo sumo, con moderación, y, si se lo usa, solo debe implementarse junto a otros estilos de la sección anterior. El objetivo de este estilo es completar tareas con un nivel muy alto. El gerente marcador de ritmos se hace cargo de muchas tareas personalmente para poder ejercer mayor control sobre los resultados y espera que los empleados sigan su liderazgo. Puede crear un ambiente de trabajo tóxico y baja moral.

Principales técnicas de administración para gerentes nuevos

Si no has manejado personal antes, puedes sentirte abrumado y no saber bien cómo liderar. Aquí tienes algunas técnicas de administración principales para gerentes nuevos.

• Gestiona, pero no microgestiones.
  A nadie le gusta sentir que tiene a su jefe mirando constantemente lo que hace. Toma la decisión consciente de ser el tipo de gerente que da a sus empleados suficiente autonomía como para que se sientan estimulados, motivados y confiados para hacer un buen trabajo. Brinda orientación y ofréceles ayuda para empoderarlos y, luego, déjalos trabajar con su propio estilo.

• Lidera con el ejemplo.
  Si estás siempre estresado y malhumorado, ¿qué clase de ejemplo representa eso para tus empleados? Hazte responsable, primero que nada, y sé genuino con tu equipo; inspira en ellos un sentimiento de confianza en la relación laboral. Los buenos hábitos en la cima fluyen orgánicamente hacia abajo. Sé el tipo de gerente que los empleados admiran, y trabajarán mucho más arduamente para no defraudarte.

• Conoce a tus empleados.
  Todos tienen diferentes estilos de comunicación y diferentes formas de trabajar. Llegar a conocer a los empleados es importante para desarrollar una relación sólida y entender cómo comunicarse mejor con ellos. Lindsey Pollak, autora del libro de administración “Becoming the Boss”, destaca la importancia de la comunicación cara a cara, en lugar de depender excesivamente del correo electrónico. Hablar en persona puede ayudarte a resolver cuestiones que deben discutirse y puede llevar a una resolución de problemas productiva.

Principales técnicas de administración para mejorar la productividad

Como gerente, quieres que tus empleados sean productivos y eficientes y que usen bien su tiempo. Naturalmente, también quieres que sean tan productivos como sea posible, cosa que puede resultar difícil con las diversas responsabilidades que tienes compitiendo por tu atención. Estas técnicas de administración te ayudarán a mejorar tu productividad para que tu negocio pueda funcionar más fluidamente.

• Deja que la tecnología haga el trabajo pesado.
  Tenemos la suerte de vivir en una era en la que la tecnología ayuda a que la vida laboral sea más sencilla y eficiente. Independientemente de su tamaño, todas las empresas pueden aprovechar el hardware y el software orientados al aumento de la productividad. El almacenamiento en la nube y las aplicaciones colaborativas como Asana, que puede ayudar a los equipos a administrar proyectos y el flujo de trabajo, bien pueden valer la inversión, así como el acceso remoto y la conectividad de dispositivos móviles.

• Concéntrate en la visión global.
  Como gerente, debes concentrarte en los objetivos más amplios de tu negocio, y no en los objetivos personales de corto plazo. Los buenos gerentes confían en sus empleados capaces para la ejecución de proyectos mientras se ocupan de los objetivos de más alto nivel y apoyan sus empleados directos. Esta estrategia ayudará a todos a ser más productivos.

• Ejemplifica la buena administración del tiempo.
  Ocúpate de las tareas urgentes lo antes posible y anima a tus empleados a hacer lo mismo. Empezar el día con las tareas más apremiantes o desagradables es un buen hábito y permite sacarlas del medio. Si sabes que una tarea está resuelta, te sentirás mejor. Como gerente, es importante ayudar a eliminar obstáculos para tus empleados a fin de permitirles hacer su trabajo eficientemente.

Principales técnicas de administración para motivar a los empleados

Los empleados motivados se sienten más orgullosos de su trabajo y es más probable que no se vayan. El estudio de TINYpulse descubrió que las dos razones principales que motivan a los empleados a destacarse y esforzarse más en el trabajo son “el compañerismo, la motivación entre compañeros y el deseo intrínseco de hacer un buen trabajo”. Eso significa que crear un ambiente de trabajo amigable y alentador en el que la gente se sienta valorada puede ayudar mucho a motivar a los empleados. Estas son otras técnicas de administración para motivar a tu personal.

• Ofrece capacitación y oportunidades educativas adicionales.
  No dejes que tus empleados talentosos se estanquen. Desarrolla oportunidades de capacitación y educación en el marco de tu negocio. Si tienes un pequeño negocio, no necesitas gastar mucho dinero en capacitadores profesionales, conferencias o seminarios caros. Puede ser algo tan simple como designar mentores dentro de la empresa. Esforzarse para tener un personal de alto rendimiento implica menor rotación de personal en el largo plazo. El estudio de TINYpulse descubrió que más de la cuarta parte de los empleados siente que no tiene las herramientas que necesita para alcanzar el éxito en su función. Una mejor capacitación puede ayudar. Según Business Know-How, un aumento del 10% en la capacitación de los trabajadores puede dar como resultado una mejora del 8.6% en la productividad.

• Ofrece bonificaciones para recompensar el buen desempeño.
  El aumento del costo de vida es algo esperable y no ayuda a motivar a los empleados. De hecho, de acuerdo con un estudio de Mercer, el 90% de las empresas ofrecen aumentos anuales en toda la firma a una tasa anual fija. Las bonificaciones, también conocidas como pagos variables, se utilizan cada vez más para recompensar a empleados específicos por un buen trabajo y, según una encuesta de Aon Hewitt, representan el 12.7% del salario.

• Prioriza la felicidad de tus empleados.
  Un empleado feliz es un empleado saludable (y productivo). Según la encuesta Workforce Mood Tracker de Globoforce del otoño de 2014, el 89% de los trabajadores consideran importante la armonía laboral para su calidad de vida general y, cuanto mayor sea la cantidad de amistades que los empleados tengan en el trabajo, menores serán las posibilidades de que busquen otro empleo. Además, estas conexiones emocionales se relacionan directamente con un equipo más productivo y comprometido. Además de fomentar las relaciones interpersonales, programa happy hours o salidas en equipo y planifica ejercicios de desarrollo de equipo al menos una vez al año. Implementa una política de vacaciones que permita realmente a tu personal tomar tiempo libre. Estimular estos “descansos mentales” permite a tu equipo volver sintiéndose renovado, recargado y más productivo.

Crédito de la imagen: “Women in Tech 61” de WOCinTech Chat, Flickr, CC by 2.0, recorte del original.