Cómo administrar tu negocio: guía para una administración estratégica y efectiva

TABLA DE CONTENIDO

Introducción sobre la administración de un negocio
Preguntas frecuentes
Asegúrate de tener bases sólidas
Prepárate para aceptar pagos
Finanzas, contabilidad e impuestos
Marketing
Contratación y administración de empleados
Usa la tecnología para la optimización
Analiza tus datos

INTRODUCCIÓN

Introducción a la administración de un negocio

Comenzar un negocio no es poca cosa. Sin embargo, la verdadera diversión comienza cuando lo administras. Esta guía detalla los temas básicos acerca de la administración de un negocio y cubre todos los aspectos, desde administrar tus finanzas hasta planear tus esfuerzos de marketing y contratar empleados.

Preguntas frecuentes

Cinco preguntas frecuentes sobre la administración de un negocio

¿Cómo puedo comenzar a aceptar pagos?

Para comenzar a aceptar pagos, necesitas un dispositivo de procesamiento. Tiene sentido comprar un lector de tarjetas de crédito asequible que también acepte tarjetas con chip EMV y pagos sin contacto.

¿Cómo debo administrar mi contabilidad?

Para administrar la contabilidad, haz un presupuesto y un plan de financiación a largo plazo que puedas seguir. También debes realizar informes regulares, en los que se detalle tu ingreso, saldo y flujo de caja. Quizás sea conveniente consultar a un contador profesional.

¿Cómo puedo promocionar mi negocio?

En función de tu presupuesto, hay varias formas de promocionar tu negocio, incluido el marketing por correo electrónico, las redes sociales, la publicidad tradicional y la participación en eventos.

¿Cómo debo abordar el tema de la contratación?

Si no puedes mantener el ritmo de las operaciones diarias, es momento de incorporar empleados. Puedes encontrar buenos candidatos a través de referencias, sitios de anuncios de puestos de trabajo o instituciones locales, como universidades. Cuando incorpores a alguien, asegúrate de cumplir con las leyes laborales y de nómina estatales y federales.

¿Qué tipo de tecnología me ayudará a administrar mi negocio?

Además de un procesador de pagos seguro, puedes optimizar tus operaciones con una variedad de software. Existen herramientas asequibles para ayudarte a controlar tu inventario, los horarios de los empleados, la nómina, el marketing por correo electrónico y la facturación.

ANÁLISIS EN DETALLE

Asegúrate de tener bases sólidas

Para administrar un negocio sin problemas, necesitas tener bases sólidas. Lo primero y más importante es que tengas un plan de negocio que funcione como modelo para ti y para todos los posibles inversores a los que desees acercarte para obtener financiación. Si no lo tienes, es hora de poner manos a la obra. En nuestra guía “Cómo comenzar un negocio”, tenemos una descripción detallada acerca de cómo redactar un plan de negocios; sin embargo, a grandes rasgos, las secciones que deben incluirse son estas: un resumen ejecutivo, una descripción del negocio, un análisis del mercado, un análisis de la competencia, una línea de servicios y productos, operaciones y administración, y consideraciones financieras. Cuando tienes un plan en marcha, administrar un negocio día a día es muchísimo más fácil y menos disperso.

El éxito a largo plazo depende de un plan de negocios fuerte.

Para evitar cualquier problema, también deberías dedicar tiempo a asegurarte de cumplir con todas tus obligaciones legales y tributarias como pequeño negocio. Es buena idea consultar con un abogado y contador de confianza a fin de asegurarte de que no te falte nada y de presentar todo a tiempo. Además, tendrás que asegurarte de haberte encargado de todos los permisos y las tarifas requeridas para los negocios de tu ciudad. No querrás sorpresas en el futuro que reduzcan tu presupuesto. Asegurarte de tener todos estos temas resueltos te ahorrará dolores de cabeza leves e intensos que te alejarían de la administración de tu negocio.

Prepárate para aceptar pagos

Cobrarles a tus clientes debe ser lo más fácil posible tanto para ti como para tu personal. Eso significa que deberías aceptar tarjetas de crédito. ¿Por qué? Para quienes recién comienzan, las estadísticas muestran que las personas usan cada vez menos efectivo. Por eso, enviarlas al cajero automático más cercano si no tienen suficiente dinero en la mano no es la mejor experiencia para el cliente. Además, aceptar tarjetas de crédito puede ayudarte a incrementar las ventas y mejorar tu flujo de caja.

Aquí también deberías mirar hacia el futuro. ¿Tu dispositivo de procesamiento de pagos crecerá junto con tu negocio y te mantendrá actualizado con las últimas tecnologías de pagos seguros? Para eso, obtén un lector que pueda aceptar tarjetas con chip EMV, que son el nuevo estándar para el procesamiento de tarjetas de crédito en los Estados Unidos. (Esto también es importante por las nuevas normas de fraude por el cambio de responsabilidad, que entraron en vigencia el 1.º de octubre de 2015).

Asegúrate de nunca perder una venta con el mejor sistema de pagos.

También deberías tener un dispositivo de pagos que pueda aceptar pagos móviles, como Apple Pay, que es hacia donde apunta todo. Los pagos sin contacto mediante la comunicación de campo cercano (NFC, por sus siglas en inglés), como Apple Pay constituyen, sin dudas, la mejor experiencia para el cliente. Son cómodos, seguros y rápidos, por lo que los clientes pueden realizar el proceso de pago en segundos. Disponer de la última y mejor tecnología de procesamiento de pagos te permite aceptar de manera segura todas las formas de pago que lleguen a tu mostrador.

Finanzas, contabilidad e impuestos

Afirmación general: tienes que mantener tus finanzas en orden. Para empezar, esto significa que hiciste el trabajo preliminar (o trabajaste con un contador de confianza) a fin de entender todas las obligaciones impositivas, los costos operativos y cuánto dinero necesitas por mes y por trimestre para cubrir los gastos y ser rentable.

Con respecto a los impuestos, asegúrate de presentar toda la información de forma correcta y a tiempo. La Agencia Federal de Pequeños Negocios de Estados Unidos tiene en su sitio web una sección entera dedicada a los detalles de tus obligaciones impositivas como pequeño negocio; es una buena idea dedicar algo de tiempo para asegurarte de que cumples con las normativas. También es probable que tengas que lidiar con impuestos trimestrales sobre las ventas; por esta razón, asegúrate de conocer los plazos de entrega de tu estado.

La buena noticia es que, como pequeño negocio, hay mucho que puedes desgravar de tus impuestos, como tu vehículo, el espacio de tu oficina o el equipamiento. Trabaja con un contador para determinar qué puedes desgravar y asegúrate de guardar todos los recibos o documentos necesarios a lo largo del año. Puede ahorrarte mucho dinero cuando llega la temporada de impuestos.

Ahora, pasemos a los informes contables. Como mínimo, hay tres informes clave que debes tener. El primero es tu estado de resultados, donde se detalla la cantidad de dinero que ganó o perdió tu negocio a lo largo de un período. En general, tiene tres partes: ingresos totales, gastos totales y ganancias netas. Se espera que el ingreso sea superior a los gastos, lo cual resulta en una ganancia neta positiva.

La segunda parte es un balance, que proporciona un panorama completo de la posición financiera de tu negocio en cualquier momento. Este informe también tiene tres secciones: activos, pasivos y patrimonio neto. El valor de los activos debe ser igual a la combinación del valor de los pasivos y del patrimonio neto.

Por último, debes tener un estado de flujo de caja, que resalta la cantidad de dinero que salió y entró de tu negocio en un período de tiempo dado. También está formado por tres secciones: flujo de caja de las operaciones, de la inversión y del financiamiento. Si notas que tienes continuos problemas con el flujo de caja, el Depósito instantáneo de Square puede salvarte. Con solo presionar un botón, puedes enviar una venta directamente a tu cuenta, y el dinero aparecerá allí en segundos.

Puedes leer más acerca de estos informes contables en nuestro artículo Tres informes contables que deberías tener. Además, puedes conectar tu cuenta de Square a una cantidad de herramientas del Mercado de Aplicaciones de Square (por ejemplo, QuickBooks Online y Xero) para ayudarte a estar al tanto de tu contabilidad. Si no tienes ni idea de estos temas (o es la primera vez que te enfrentas a las finanzas), sería buena idea hacer un curso en una institución local o en línea acerca de los fundamentos de la contabilidad y del registro de un pequeño negocio. Si tienes presupuesto, trabajar con un contador de confianza es una excelente opción.

Marketing

Sin un flujo de clientes estable, no tendrás ningún negocio. Por eso, tienes que implementar algunas estrategias de marketing para lograr que tu negocio esté en el radar de las personas. Hay muchas maneras de acercarse al marketing, que abarcan toda la gama desde las tácticas de base hasta las campañas más costosas y comprometidas.

Aprende a captar y mantener nuevos clientes.

El mejor lugar para comenzar es con las tareas de bajo costo. Comienza con la comunidad: frecuentemente, el marketing orgánico, de boca en boca es el más efectivo. Haz un esfuerzo por ser visible en tu vecindario. Eso incluye acciones como presentarse ante otros propietarios de negocios, participar de eventos locales y pedir que se coloquen folletos en lugares donde se pueden encontrar posibles clientes. Si tu relación con las personas de tu vecindario es positiva, es más probable que recomienden tu negocio a otros.

Las redes sociales son otra manera de bajo costo de promocionar tu negocio. Como mínimo, deberías poner en marcha tus cuentas de Twitter, Facebook e Instagram y asegurarte de hacer publicaciones al menos un par de veces por semana. Puedes publicar anuncios para eventos y compras, fotos de los productos que ofreces o cosas graciosas, como citas famosas que se relacionen con tu negocio. Asegúrate de usar hashtags y etiquetar a las personas adecuadas en tus publicaciones, lo que aumenta las posibilidades de que se compartan y se marquen con un “Me gusta”. Si te sientes bloqueado, Twitter, Facebook e Instagram tienen guías sobre cómo usar sus plataformas para promocionar tu negocio.

Y también está el marketing por correo electrónico: un motor de ventas comprobado para pequeños negocios. Los eventos, las promociones y los anuncios son ideales para el marketing por correo electrónico, como las fiestas y los cambios de temporada. Si tienes una tienda de pasteles, por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico en el que informes a tus clientes acerca de las ofertas por el Día de Acción de Gracias. Si tienes un servicio de limpieza, puedes enviar un recordatorio de que la limpieza de primavera está cerca. Siempre busca oportunidades de mantener tu negocio renovado en la mente de las personas con campañas por correo electrónico estratégicamente programadas.

Afortunadamente, Square hace que enviar correos electrónicos hermosos a tus clientes sea rápido y sencillo. El software de marketing por correo electrónico de Square viene preparado con tres plantillas: una para ventas, una para eventos y otra para anuncios. También tenemos plantillas de correo electrónico específicamente diseñadas para las fiestas principales: Día de Acción de Gracias, Día de la Madre y el Cuatro de Julio, por ejemplo. Además, la herramienta de marketing por correo electrónico de Square se sincroniza con Square Register y crea automáticamente la lista de clientes por ti. El software segmenta las listas de tus clientes en frecuentes, casuales e inactivos para que selecciones estratégicamente la audiencia apropiada para ciertos mensajes. Es posible que solo quieras invitar a tus clientes frecuentes a un evento para amigos y familiares, por ejemplo, o bien atraer a los clientes inactivos con ofertas de dos por uno.

Los empleados productivos y motivados son la columna vertebral de un negocio sólido.

Contratación y administración de empleados

Como emprendedor, hay una tendencia de querer hacer todo tú mismo. Sin embargo, si notas que no puedes hacer todo solo, es momento de buscar ayuda. Contratar empleados no es algo para tomarse a la ligera. De hecho, muchos grandes líderes afirman que la clave de su éxito fue la contratación inteligente. Y, a medida que creces, se hace cada vez más importante. Con las personas adecuadas en el lugar, puedes escalar. Con las personas equivocadas, te quedas atascado en el camino. Para asegurarte de ser lo más estratégico posible a la hora de formar tu equipo, lee nuestros consejos acerca de cómo contratar empleados excelentes.

Incluso si contrataste personas excelentes, tienes que saber cómo manejarlas. El manejo efectivo es una de las habilidades más importantes para los propietarios de pequeños negocios. Es una habilidad que hay que perfeccionar durante toda la vida, pero si es tu primera vez en esto, hay muchísimos recursos que te pueden ayudar, desde clases en línea (busca cursos en línea gratis en lugares como Coursera) hasta libros de negocios (hay innumerables títulos de los cuales elegir) y artículos, como este de Harvard Business Review. Para que comiences, también tenemos un artículo en el que se describen Cinco consejos de liderazgo para gerentes nóveles y una guía sobre Cómo motivar a tus empleados.

Usa la tecnología para la optimización

Cuando administras tu negocio, siempre debes buscar áreas en las que podrías ser más eficiente. Si haces todo de forma manual, es muy probable que haya muchas cosas que se ajusten a esa categoría.

La tecnología de punta puede ahorrarte tiempo y dinero en todo tu negocio.

Para saber a qué área darle prioridad primero, piensa en las tareas diarias que te consumen la mayor parte del tiempo. ¿Es hacer pedidos de inventario? ¿Administrar los horarios de los empleados? ¿Concertar citas? ¿Administrar la nómina? Si notas que pasas más tiempo en estos asuntos del que te gustaría, es el momento de buscar alguna tecnología que te ayude.

Afortunadamente, si vendes con Square, tenemos una gran cantidad de herramientas sofisticadas para ayudarte a optimizar tus operaciones. Si el inventario es un problema, por ejemplo, puedes configurar alertas de inventario en tu Panel de Datos Square para que se te notifique cuando los productos se estén agotando. Además, puedes conectar tu cuenta de Square a una variedad de herramientas de control de inventario en el Mercado de Aplicaciones de Square.

Si la facturación es una dificultad constante (una queja común entre muchos propietarios de negocios), comienza con Facturas Square, que te permite enviar y hacer un seguimiento de las facturas digitales con facilidad directamente desde tu Panel de Datos. (Esto significa que se terminan las pilas de papeles por revisar).

Las citas son otra área en la que Square puede ayudarte a ahorrar tiempo. Citas Square funciona como recepcionista las veinticuatro horas del día, los siete días de la semana, lo que permite a tus clientes hacer reservas en línea contigo en cualquier momento. También tenemos una aplicación de citas para que puedas verificar tu calendario en donde estés, sin tener que salir corriendo hasta tu computadora. Estos son algunos consejos para la programación de citas que aumentarán la eficiencia de tu negocio.

Square logra que la administración y el pago de empleados sean fáciles con herramientas como Administración de equipos Square (que ofrece una manera sencilla de hacer un seguimiento de los registros de horas) y Nómina Square, nuestro sistema de nómina diseñado para los empleados por hora.

Sin embargo, cualquiera sea la actividad en la que gastes demasiado tiempo, seguramente existe tecnología que puede ayudarte a reducirlo. Consulta qué más ofrece Square y cómo podría ayudar a tu negocio a recuperar el tiempo.

Analiza tus datos

¿Otros grandes amigos cuando administras tu negocio? Los datos. Conocer profundamente cómo está tu negocio en el día a día es crucial para tomar decisiones informadas acerca de cómo administrar los asuntos. En tu Panel de Datos Square, puedes verificar los datos de todas tus ventas (de todas las ubicaciones) y ver los artículos que se venden mejor, lo que te puede ayudar a planificar tu inventario. También puedes ver cuántos clientes eran nuevos y cuántos regresaron ese día. Esta es toda información a la que puedes acceder sobre la marcha, lo que significa que puedes hacer un seguimiento de tu negocio desde cualquier lugar.

Tu Panel de Datos Square también tiene la información de tu historial de ventas. Esto es particularmente útil para planificar el futuro. Puedes ver cómo le fue al negocio el diciembre pasado, por ejemplo, para pensar en una estrategia de lo que quieres hacer el próximo diciembre. Puedes volver a ofrecer tus artículos más vendidos de años anteriores o detectar las tendencias en tus horas de venta pico para planificar tus horarios y el personal de forma inteligente. Lee nuestra publicación sobre las Cinco maneras en las que Análisis Square puede ayudarte a administrar tu negocio para ver qué otras perspectivas puedes obtener.

Cómo distinguirte en tu sector

Todos estos pasos contribuirán al éxito de tu negocio, pero también tienes que considerar los requisitos específicos de tu sector para mantenerlo a flote.

La estrategia comercial que el propietario de un restaurante implemente será diferente del enfoque que use el propietario de un salón de belleza. Comprender los puntos críticos de tu sector te ayudará a manejar mejor tu negocio.

Estos son algunos temas relacionados con el sector que pueden ayudarte:

• Ingredientes clave para la administración de restaurantes
• Equilibra las citas sin turno con clientes frecuentes en tu salón de belleza