Entreprises individuelles et comptes bancaires personnels

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise individuelle et que vous l’exploitez sous votre nom, vous pouvez peut-être utiliser votre compte personnel. Cela dépend des politiques de votre banque.

Il est possible que des clauses légales de votre compte bancaire stipulent qu’il peut être utilisé uniquement à des fins personnelles, et non commerciales. Vous vous trouvez dans une zone grise si vous exploitez une entreprise individuelle sous votre nom. En termes juridiques, vous êtes votre entreprise, et vice-versa.

La décision de vous laisser utiliser votre compte personnel à des fins commerciales ou non revient à votre banque. C’est une règle tacite que si vos volumes de paiements électroniques sont relativement bas (p. ex. le travail à la pige), vous pouvez utiliser votre compte personnel.

Si vous souhaitez exploiter des installations plus commerciales, vous aurez sans doute besoin d’un compte commercial. Par exemple, si vous faites des dépôts comptant et par chèques, la banque vous orientera probablement vers un compte commercial.

De plus, si vous acceptez des fonds importants, ou si vous payez des dépenses importantes, vous aurez probablement besoin d’un compte commercial. De toute façon, si vos opérations atteignent de tels niveaux, vous devrez probablement considérer transformer votre entreprise individuelle en société.

Ouvrir un compte bancaire commercial

Si vous optez pour un compte bancaire commercial, vous serez peut-être tenté de choisir celui avec les frais mensuels les plus bas. Même si l’impulsion est compréhensible, elle pourrait constituer une grave erreur.

Vérifiez tout d’abord que le compte commercial répond à tous vos besoins. Idéalement, vous devriez considérer l’avenir aussi. Vous pourriez ouvrir un autre compte commercial plus adapté à vos besoins changeants dans le futur, mais pourquoi créer des tâches administratives supplémentaires si vous pouvez les éviter ?

Si vous êtes convaincu que le compte commercial vous convient, vérifiez ce qui est inclus avec les frais mensuels. Vous souhaitez idéalement que ces frais couvrent les services que vous utilisez fréquemment et presque rien d’autre. Il vaut mieux ne pas payer pour des services que vous n’utilisez pas de toute façon. De plus, payer peu de frais mensuels pour voir s’y ajouter des frais de transactions est contreproductif.

Finalement, assurez-vous de réunir les conditions requises pour l’ouverture d’un compte commercial. Par exemple, déterminez si un nombre minimal de transactions est exigé. Si vous êtes certain de vous qualifier, il suffit généralement de remplir correctement les bons formulaires. Le processus peut tout de même prendre du temps et il vaut mieux l’entamer le plus tôt possible.

Accepter des paiements et faire des paiements

Décidez tôt de la façon dont vous voulez accepter de l’argent et faire des paiements. Voici vos options :

• comptant ;

• chèque ;

• cryptomonnaie ;

• prélèvement automatique et transfert bancaire ;

• portefeuille électronique ;

• cartes de crédit (p. ex. Visa et Mastercard) et de débit.

La plupart des petites entreprises fonctionnent avec des cartes de crédit et de débit. Il existe plusieurs raisons :

• coût relativement bas ;

• sécurité élevée ;

• commodité ;

• large reconnaissance et acceptation ;

• transparence.

Dans un esprit de clarification, il est bon de savoir que l’utilisation de cartes de paiements crée automatiquement un enregistrement de chaque transaction, ce qui peut être lors de vérifications comptables.

Accepter des paiements par cartes

Vous devez configurer votre infrastructure pour accepter des paiements par carte.

Si vous acceptez des paiements dans le monde physique, vous aurez besoin d’un lecteur de cartes. Tous les lecteurs acceptent les cartes de débit et les cartes de crédit. Certains peuvent même accepter des paiements mobiles. Si vous travaillez uniquement en ligne, vous aurez besoin d’un terminal virtuel. Dans tous les cas, il vous faudra conclure une entente avec un partenaire qui peut traiter ces paiements.

Vous pourrez peut-être accepter des paiements avant même d’avoir un compte bancaire. Cependant, votre partenaire pourra vous faire parvenir de l’argent seulement après l’ouverture du compte. C’est une autre bonne raison d’ouvrir votre compte commercial le plus tôt possible.

Effectuer des paiements avec des cartes

Quel que soit le type de compte bancaire que vous utilisez, vous obtiendrez probablement une carte de débit. Vous trouverez sans doute utile d’obtenir aussi une carte de crédit. Cela vous aidera à gérer votre flux de capitaux, surtout au tout début.

Si vous exploitez une entreprise individuelle, vous voudrez peut-être obtenir une carte de crédit personnelle que vous utiliserez uniquement pour vos affaires. Vous serez ainsi en mesure d’assouplir des délais possibles dans vos flux de capitaux et de bien séparer vos transactions personnelles de vos transactions commerciales, ce qui peut s’avérer utile lors de vos déclarations fiscales.

L’abc de la tenue de livres et de la comptabilité

La tenue de livres est l’inscription de vos transactions, débits et crédits, dans un registre comptable. La comptabilité est l’interprétation de ces registres afin de comprendre ce qu’ils signifient pour votre entreprise.

La tenue de livres pour les petites entreprises

Les petites entreprises qui utilisent uniquement des paiements électroniques peuvent réaliser la majorité de leur tenue de livres, sinon la totalité, de façon automatique.

Par exemple, si vous acceptez des paiements par carte, vous pouvez connecter votre logiciel de paiements directement avec votre logiciel de comptabilité, par exemple Xero, Quickbooks ou Sage. Les deux systèmes échangent les données de transactions et mettent à jour vos données financières.

De la même façon, si vous effectuez des paiements avec des cartes, saisissez les données inscrites sur votre reçu directement dans votre logiciel de comptabilité. Souvent, il suffit de prendre une photo du reçu avec votre téléphone et d’utiliser une application pour saisir les données automatiquement.

Il peut s’avérer utile de demander à un responsable de tenue de livres de vérifier les comptes de temps à autre. Ce travail n’est pas spécialisé et peut souvent être fait par un pigiste.

Les petites entreprises qui acceptent l’argent comptant et les chèques devront faire de la tenue de livres manuelle. Ces tâches requièrent un responsable qualifié.

La comptabilité pour les petites entreprises

La comptabilité est le processus par lequel vos données de transactions sont examinées et transformées en information utile pour votre entreprise. Elle permet de présenter des rapports d’impôts et des rapports financiers qui pourraient être obligatoires (p. ex. pour les sociétés). Elle peut aussi donner des perspectives intéressantes sur les forces de votre entreprise, ainsi que sur les secteurs qui pourraient être améliorés.

Il est, par conséquent, très judicieux de dialoguer régulièrement avec un comptable, idéalement, une fois par trimestre, mais au minimum une fois par année pour produire vos documents annuels.