請求書払いは、請求する側・される側の双方の業務効率化に役立ちます。そこで、請求書払いの条件や流れ、メリット・デメリットの他、請求書をクレジットカード払いにできるクラウド請求書サービスについて解説します。省人化やビジネスの加速のためにも、請求書払いを検討してみましょう。
目次
- 請求書払いとは
・請求書払いの条件 - 請求書払いの流れ
・与信審査の実施
・請求書の発行
・入金確認と消込処理
・催促（入金されない場合） - 請求書払いのメリット
・請求する側のメリット
・支払う側のメリット - 請求書払いのデメリット
・請求する側のデメリット
・支払う側のデメリット - Square 請求書ならクレジットカード払いが可能に
- まとめ
請求書払いとは
請求書払いとは、企業や個人事業主などビジネスの間で用いられる便利な後払いの決済方法です。商品・サービスの販売のたびにその場で支払いが発生するのではなく、後から請求書を発行して支払ってもらいます。
請求書払いは後払い方式なので、取り引きと入金の間にタイムラグが生じます。そのため、取り引き後の会計処理では「売掛金」と計上し、入金後に「普通預金」として計上するのが一般的です。
請求書払いは月単位などの一括請求の他、都度請求での請求書払いを選択するケースもあります。
請求書払いの条件
請求書払いにするには、取引相手から必ず支払ってもらえるという確証が必要です。そこで、事前に与信審査を行うことが請求書払いの必須条件といえます。与信審査とは、請求先である顧客・取引相手の支払い能力と信用度についての審査です。
たとえば、与信審査で相手が「主要な取引先から契約を切られている」「過大な設備投資をしている」といった事実が明らかになることもあります。その場合、請求書払いにして後から金額を請求するリスクを取るよりも、取り引きと同時に代金を回収するほうが安心です。
請求書払いの流れ
請求書払いは、与信審査から催促まで、次のような流れで進めていきます。
与信審査の実施
与信審査の基準・方法は自社で独自に設定して実施します。与信審査で請求書払いが可能な取引先と判断したら、与信枠（限度額）を決定します。
与信基準が厳しすぎると便利な請求書払いを利用できる取引先が少なくなり、ビジネスチャンスを逃すことにつながる可能性もあります。一方で、与信基準が緩すぎても、請求額の回収の遅延や未回収といった事態を招くかもしれません。判断が難しい場合は、与信審査を専門に扱う第三者機関に審査を依頼するという方法もあります。
請求書の発行
与信審査後、請求書払いのスケジュール、支払い方法などを取引先との間で取り決めます。それに基づき、月ごとなどに決まった日程で請求書を発行します。BtoB（ビジネス間）の取り引きでは銀行振込による支払いが一般的ですが、個人やスモールビジネスが相手の場合はクレジットカード決済なども便利です。
請求内容はミスがないよう注意が必要であるため、全項目を手入力するのでなく、クラウド請求書などのサービスを使って固定のフォーマットで作成するのがおすすめです。クラウド請求書はオンラインで記録が残るため、発行漏れや行き違いを防ぐことにも役立ち、文書の保管にも適しています。
入金確認と消込処理
あらかじめ決定して請求書に記載した支払い期日になったら、請求書払いの金額が間違いなく入金されているかどうかをチェックします。入金を確認できたら、入金予定額（請求額）から入金済みの額を差し引く「消込処理（入金消込）」という会計処理を行います。
催促（入金されない場合）
もし請求書払いの期日までに入金がなかった場合は、詳しい確認が必要です。まず第一に、自社の請求手続きに漏れやミスがなかったかを確かめましょう。
取引先の問題である場合は、担当者に連絡し、入金が確認できていないことを伝えます。入金忘れ、請求書の紛失、資金難など、相手の状況を確認しつつ支払い予定日を確約してもらう必要があります。
なお、請求書払いをはじめとする売掛金は5年で消滅時効になると改正民法1で定められています。未回収のまま貸し倒れとならないよう、支払い督促の手続きは必要なタイミングで必ず実施しましょう。
請求書払いのメリット
多くのビジネスが請求書払いを採用しているのは、さまざまなメリットがあるからです。「請求する側」と「支払う側」のそれぞれの立場からメリットを考えてみましょう。
請求する側のメリット
請求書払いにすると、金額、支払い期日などを記載した請求書が記録として残るため、売掛金の未回収を防止しやすくなります。クラウド請求書をオンラインで送付するといった方法であれば、やりとりの記録も残り、請求漏れや請求書の未着といった事態を防ぐことにもつながります。
さらに、取り引きごとに支払いを受けることに比べて、請求書払いのほうが請求業務の手間が格段に減ることも大きなメリットです。特に月ごとなど一括請求での請求書払いであれば、複数件の請求を一つにまとめることができ、入金確認も一度で済みます。
支払う側のメリット
支払う側にとっては、取り引きのたびに支払いをしていると支出額のトータルがわかりにくくなりますが、請求書払いにすることで資金計画が立てやすくなります。後払いの請求書払いの期日までに資金を用意すれば良いため、キャッシュフローに余裕が生まれます。
加えて、クレジットカード払いを活用しやすいことも請求書払いのメリットです。クレジットカード払いであれば、資金調達が遅れているときにも安心して支払うことができ、請求元の信用を保つことができます。
請求書払いの デメリット
請求書払いにはメリットだけでなくデメリットもあるため、よく理解し、対策を検討しておくと安心です。
請求する側のデメリット
取り引きと同時に支払いを受けていれば代金の未回収ということはあり得ませんが、請求書払いにすると取引先の倒産などで貸し倒れのリスクが生じることも事実です。与信審査の段階で取引先の状況に少しでも不安がある場合は、与信額を低く設定しておくことが一つのリスクヘッジになります。
また、請求書払いは後払いの支払い方法です。商品・サービスと引き換えにその場で入金があるわけではないので、入金日までの間の支出を賄えるよう、自社の資金繰りを良好に保っておくことが請求書払いを実施する条件となります。未回収にも備えた余裕のある資金繰りを考えましょう。
支払う側のデメリット
支払う側にとっては、請求書払いを設定するための与信調査の対応が手間といえます。財務的な信用度を証明するために決算書類などを提出することがあり、必ず審査を通るともいえません。とはいえ、日頃から会計処理や財務情報をしっかり管理しているビジネスであれば大きな不安はなさそうです。
また、請求書払いにすると支払い期日を間違えないよう管理することが必要となります。複数の会社との間で請求書払いを設定している場合、経理の負担を軽減するために、支払い期日を統一するといった方法を採るケースもあります。ただし、取り引きごとに支払うことと比較すれば、請求書払いのほうが手間は少ないといえるでしょう。
Square 請求書ならクレジットカード払いが可能に
請求する側と支払う側の両者にとって、請求書払いは業務の効率アップが期待できる方法です。
クラウド型サービスの「Square 請求書」を利用すれば、クレジットカード決済機能付きのクラウド請求書の作成・送信・管理がワンストップで行えるため、より手間の少ない請求書払いが実現します。請求書は何枚送信しても利用料金が無料で、初期費用や月額料金もかからず、かかるのはクレジットカードの決済手数料のみと明快で安心です。
Square 請求書には次のような機能もあり、大小さまざまなビジネスで活用されています。
- リマインダーメールの自動送信を設定できる
- 未払い・支払済みの請求書が一瞬にして把握できる
- 自動継続課金が利用できる
Square 請求書は作成方法がわかりやすく、送付も簡単であるため、短時間で簡単に請求書払いを実施できます。自動継続課金の機能は、習いごとやサブスクリプションのビジネスにも最適です。
さらに、Square 請求書の有料プラン（月額3,000円）の「Square 請求書プラス」には、ビジネスの加速に効果的な次のような機能も付帯しています。
- 一つの案件に対して複数の支払いを設定する「進捗請求」を利用できる
- 最大100種類まで請求書のテンプレートをカスタマイズできる
- 一つの見積書に複数パターンの見積もりを含めることができる
請求書払いだけでなく、日々の見積もり業務なども効率化できる高度な機能を活用することで、省人化やビジネスの急拡大にも対応しやすくなります。
まとめ
請求書払いは、請求する側・支払う側の双方にとってメリットの大きい決済方法といえます。事務作業の手間を減らし、キャッシュフローを整理するためだけでも効果が大きいので、Square 請求書などのサービスを上手に活用して請求書払いを導入してみてはいかがでしょうか。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2021年8月30日時点の情報を参照しています。2025年3月28日に一部情報を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash