Los pequeños negocios pueden tener dificultades para contratar a los mejores talentos frente a las grandes corporaciones, especialmente cuando se trata de los amplios paquetes de beneficios que estas pueden ofrecer.
Después del salario y la asistencia sanitaria, los beneficios de jubilación son el tercer factor más importante para que los pequeños negocios retengan a sus empleados, según un estudio de MetLife. Así que si tienes un pequeño negocio, ofrecer beneficios de jubilación como un plan 401(k) demostrará a tus empleados actuales y potenciales que inviertes en ellos y en su futuro.
En este artículo, respondemos algunas de las preguntas más comunes sobre el plan 401(k). Como siempre, es un recurso y no pretende ser asesoramiento financiero. Asegúrate de hablar con tu contador si quieres ofrecer beneficios jubilatorios en tu negocio.
¿Cuáles son los beneficios de ofrecer un plan 401(k) a los empleados?
Un plan 401(k) es un plan cualificado que establece el empleador al que los empleados pueden hacer aportes a partir de su salario después o antes de impuestos. El término 401(k) hace referencia a la subsección 401(k) del Código de Impuestos Internos, que describe la cuenta.
Ofrecer beneficios jubilatorios puede ayudarte a reclutar y retener a los mejores talentos. Para compensar los costos de establecimiento y administración, los pequeños negocios también califican para un crédito de hasta $500 anuales durante los tres primeros años en que ofrezcan un plan 401(k).
Además, como propietario de un pequeño negocio, también puedes participar en el plan 401(k). Es normal querer gastar todos los ahorros y el efectivo en el crecimiento de tu negocio. Pero optar por el plan 401(k) te garantizará que también puedas ahorrar para tu futuro.
Cómo crear un plan 401(k) para tus empleados
- En primer lugar, tienes que seleccionar un plan que se adapte a las necesidades, el tamaño y el presupuesto de tu negocio.
- Decide si vas a ofrecer un aporte de empleador. Esta suele formularse como un porcentaje de lo que aporta el empleado. (No obstante, recuerda que no estás obligado a igualar los fondos).
- Comunica tus ofertas. Redacta un plan escrito con lo que ofrecerás y comparte la información con los empleados elegibles.
- Una vez que los empleados se hayan inscrito, deberás supervisar y cumplir con todos los requisitos de información del plan 401(k). Esto significa desarrollar un sistema de mantenimiento de registros para asegurarte de hacer un seguimiento de los aportes de los empleados.
- También tienes que asegurarte de que los porcentajes adecuados de fondos antes de impuestos se deduzcan de las nóminas de tus empleados. (Un servicio de nómina como Nómina Square puede ayudarte con esto).
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Administrar los planes 401(k) para un pequeño negocio
¿Cuáles son los beneficios de un plan 401(k) en comparación con otras opciones de jubilación?
La mayoría de las personas conocen los planes jubilatorios 401(k), pero no son las únicas opciones disponibles. Estos son los distintos tipos de planes que existen:
| Plan | ¿Quién puede establecer el plan? | ¿Los aportes se realizan sobre la compensación antes o después de los impuestos? | Límites de aportes de 2021 | Función “antes de los impuestos” compatible con Nómina Square |
|---|---|---|---|---|
| 401(k) | Negocios y organizaciones | Antes de los impuestos | $19,500 (más $6,500 en aportes de recuperación para los mayores de 50 años) | Sí |
| Roth 401(k) | Negocios y organizaciones | Después de los impuestos | $19,500 (más $6,500 en aportes de recuperación para los mayores de 50 años) | Sí |
| 403(b) | Escuelas públicas y algunas organizaciones exentas de impuestos | Antes de los impuestos | $19,500 (más $6,500 en aportes de recuperación para los mayores de 50 años) | Sí |
| Roth 403(b) | Escuelas públicas y algunas organizaciones exentas de impuestos | Después de los impuestos | $19,500 (más $6,500 en aportes de recuperación para los mayores de 50 años) | Sí |
| Diferida 457 | Gobiernos estatales o locales, u organizaciones exentas de impuestos | Antes de los impuestos | El 100% de la compensación incluida del participante o $19,500, lo que sea menor (los aportes de recuperación varían según el estado o la localidad) | Sí |
| Roth 457(b) diferida | Gobiernos estatales o locales, u organizaciones exentas de impuestos | Después de los impuestos | El 100% de la compensación incluida del participante o $19,500, lo que sea menor (los aportes de recuperación varían según el estado o la localidad) | Sí |
| SIMPLE IRA | Pequeños negocios con 100 empleados o menos | Antes de los impuestos | $13,500 (más $3,000 en aportes de recuperación para los mayores de 50 años) | Sí |
Investiga las opciones de jubilación para tu negocio
¿Cuál es la diferencia entre una cuenta Roth 401(k) o una tradicional?
Puedes ofrecer un plan 401(k) tradicional o uno 401(k) Roth. Un plan 401(k) tradicional permite a los empleados realizar aportes antes de impuestos a sus ahorros para la jubilación, pero grava los retiros realizados. Un plan Roth 401(k) ofrece a los empleados una opción diferente con ventajas fiscales. Los empleados hacen aportes con dinero después de impuestos, pero cualquier retiro está totalmente libre de impuestos, siempre que se cumplan ciertas condiciones.
¿Qué es el SIMPLE IRA?
Muchos propietarios de pequeños negocios optan por administrar el SIMPLE IRA para sus empleados en lugar del 401(k). SIMPLE significa Savings Incentive Match PLan for Employees (Plan de Incentivo de Ahorros Igualado para Empleados) y, como su nombre indica, permite a los empleados y a los empleadores contribuir a las cuenta IRA tradicionales creadas para los empleados.
En este plan, el empleador está obligado a lo siguiente:
- Igualar los aportes salariales de cada empleado, dólar por dólar, hasta el 3% de la compensación del empleado
- Realizar un aporte no selectivo del 2% de la compensación de cada empleado que reúna los requisitos (incluso si el empleado no contribuye él mismo)
Dado que los planes SIMPLE IRA son fáciles y económicos de crear y gestionar, son muy adecuados para los pequeños negocios que no tienen un plan de jubilación. Pero los aportes del empleador son menos flexibles en este tipo de plan y tiene límites de aporte más bajos que otros planes.
Si tienes preguntas sobre las opciones de cuentas jubilatorias, visita el sitio web del Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés).
Elige un plan para tus empleados
Una vez que elijas el plan, será hora de establecerlo. Estos son algunos de los pasos habituales:
Cómo crear un plan 401(k) para un pequeño negocio
- Crea un documento del plan 401(k).
- Establece un fideicomiso para mantener los activos del plan.
- Mantén un registro de los aportes y valores de los empleados del plan 401(k).
- Ofrece información a los participantes del plan.
Preguntas comunes que los participantes del plan pueden hacer a sus empleadores sobre un nuevo plan 401(k):
- ¿Qué otros planes se evaluaron? ¿Cómo se compara esta elección?
- ¿Cuándo puedo empezar a aportar?
- ¿Qué efecto tendrá en mis impuestos?
- ¿La empresa iguala los aportes? ¿Cómo funciona? ¿Cuál es el límite?
- ¿Cuáles son las opciones de inversión? ¿Puedo administrar mis propias inversiones?
- ¿Con qué frecuencia puedo cambiar mis opciones de inversión y aportes?
- ¿Puedo acceder a mi plan en línea?
- ¿Cuándo puedo retirar dinero? ¿Puedo hacer un retiro de emergencia de mi fondo?
¿Cuánto debe contribuir un empleador al plan?
Ahora que te esforzaste en seleccionar un fondo, haz que tus empleados puedan aprovecharlo.
No es un requisito, pero muchos empleadores deciden igualar los aportes de los empleados al plan 401(k) hasta un determinado porcentaje. Puedes ofrecer igualar entre el 1 y el 100% de lo que los empleados aportan. Además, obtienes un beneficio fiscal (https://www.irs.gov/retirement-plans/retirement-plans-startup-costs-tax-credit) al igualar los aportes de tus empleados.
También puedes exigir un calendario de adquisición de derechos para que los empleados obtengan su aporte al plan 401(k), lo que significa que los empleados deben trabajar para la empresa durante un periodo preestablecido antes de poder utilizar el aporte.
(Como recordatorio amistoso, si también realizas aportes al plan 401(k) para ti, puedes igualar tus propios aportes).
¿Cuánto deben aportar los empleados?
Aunque es estupendo ahorrar, existen límites de aportes, determinados por el IRS. Los empleados pueden aportar hasta $19,500 a su plan 401(k) en 2021, y $20,500 en 2022. Los empleados de 50 años o más también pueden realizar aportes adicionales “de recuperación” de hasta $6,500.
Hay motivos específicos o acontecimientos vitales que permiten a los empleados retirar fondos de la cuenta, como la jubilación, el fallecimiento, la incapacidad o la terminación del contrato de trabajo. Otros motivos son que el empleado alcance la edad de 59 años y medio o que experimente una situación de dificultad definida y permitida por el plan.
¿Cuánto cuesta establecer un plan 401(k) para un pequeño negocio?
El Departamento de Trabajo clasifica las comisiones de los planes 401(k) en tres secciones: comisiones de administración del plan, comisiones de inversión y comisiones de servicios individuales.
- Comisiones de administración del plan: estas comisiones, que abarcan la administración diaria, incluyen servicios como la contabilidad, los servicios legales y fiduciarios y el mantenimiento de los registros del plan, así como el acceso electrónico a los planes, las valoraciones diarias y otras funciones. Pueden deducirse directamente de los rendimientos o puedes pagarlos tú como empleador.
- Comisiones de inversión: la gestión de inversiones y los servicios asociados representan la mayor parte de las comisiones. Se deducen directamente de los rendimientos de las inversiones de los participantes.
- Comisiones de servicios individuales: pueden establecerse comisiones de servicio adicionales para los participantes que se benefician de servicios específicos, como la obtención de un préstamo, y se cobran de forma individual.
Las comisiones difieren según el plan, pero la ley exige que sean “razonables”, y suelen variar entre el 0.5 y el 1.4% del total de los activos gestionados.
Ten en cuenta que cualquier plan con más de 100 participantes se somete a una auditoría anual, lo que puede aumentar el costo. Si tienes 100 empleados o menos, puedes recibir un crédito durante los tres primeros años que tengas el plan.
Es importante investigar en este ámbito para mantener los costos bajos.
¿Cuáles son los costos de mantenimiento de un plan 401(k)?
Los costos varían en función del tamaño de la empresa, pero los propietarios de negocios pueden esperar pagar una comisión inicial de puesta en marcha (que oscila entre unos cientos de dólares y unos miles de dólares), cargos por participante (que pueden sumar unos $100 al año) y una comisión anual de mantenimiento (entre $500 y $1,000 aproximadamente).
¿Cuánto demora el establecimiento de un plan 401(k) para un pequeño negocio?
Con la ayuda de un servicio integrado de nóminas y prestaciones (como Nómina Square y las pautas para socios 401(k), un pequeño negocio puede estar en funcionamiento en solo unos días hábiles.
¿Qué función cumple el empleador en los planes 401(k)?
El empleador selecciona el plan 401(k) (o las opciones de planes 401(k) y se asegura de que el plan cumpla con las leyes y reglamentos pertinentes. También es responsable de hacer un seguimiento de los aportes del empleado, de los aportes del empleador y de la declaración de los aportes al plan en los formularios W-2, lo cual puede hacerse con un socio de beneficios.
¿Cómo elegir los mejores fondos para ofrecer a tus empleados?
Los aportes que realizas a tu plan 401(k) se invierten en una cartera compuesta por fondos mutuos, acciones, bonos, fondos del mercado monetario, cuentas de ahorro y otras opciones de inversión, según lo permita el plan.
Los fondos de inversión permiten a los empleados elegir los tipos de inversión que realizan. Las opciones de fondos son transparentes, tienen una comisión baja y siguen enfoques de inversión bien estudiados. De nuevo, habla con un profesional de las finanzas mientras investigas las opciones.
¿Estás listo para ofrecer beneficios?
Nómina Square trabaja con los principales proveedores de beneficios para que tú y tu equipo puedan acceder al plan 401(k), los seguros médicos, la compensación de los trabajadores y más, todo en un solo lugar.
Si ya utilizas Nómina Square, puedes inscribirte en los beneficios directamente desde el Panel de Datos de Nómina Square. Puedes elegir los beneficios que mejor se adapten a tus necesidades y presupuesto, y nosotros nos encargaremos de todo lo demás, desde la inscripción de los empleados hasta el cálculo de las deducciones y los aportes para cada pago. Nómina Square también determina los requisitos de tributación y declaración para cada beneficio con el fin de asegurarse de que tus impuestos y formularios de impuestos sean precisos.
Crea una cuenta en Nómina Square para saber más sobre cómo inscribirte a los beneficios. Si ya tienes beneficios que quieres sincronizar con Nómina Square, aprende a incorporar tus beneficios a Nómina en nuestro Centro de Atención al Cliente.