Lista de comprobación para contratar empleados

¿Quieres obtener más ayuda en tu negocio pero no sabes exactamente cómo contratar empleados? ¡Felicitaciones! Incorporar personal es una gran meta.

Cuando piensas en contratar a tu primer empleado, al empleado número cincuenta o algo de ayuda estacional, hay algunas cosas importantes que debes tener en cuenta. Tienes que encontrar a los candidatos adecuados y asegurarte de haber hecho todo lo necesario (y legal).

No tienes de qué preocuparte. Estamos aquí para ayudarte con los pasos básicos para contratar a un empleado. (Esta publicación es solo una guía general. Para obtener asesoramiento específico para tu negocio, consulta con un profesional). A continuación, encontrarás una lista de comprobación para saber cómo contratar empleados. Esta lista incluye lo que debes hacer antes y después de contratarlos.

1. Asegúrate de tener un número de identificación del empleador (EIN).

Antes de contratar empleados, debes registrar tu negocio ante las autoridades federales y estatales. El Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) requiere que cada negocio con empleados tenga un número llamado número de identificación del empleador (EIN), un número único de nueve dígitos que se utiliza como identificación impositiva.

El número de identificación del empleador (EIN) es como el número de Seguro Social de un negocio. Si manejas tu negocio como sociedad anónima o sociedad colectiva, es posible que ya tengas uno. Si no lo tienes, puedes obtener un número de identificación del empleador (EIN) mediante una solicitud en línea.

Además, cada estado tiene su propio proceso de registro para obtener un número de identificación del empleador estatal. Ingresa al sitio web del Departamento de Trabajo de tu estado para obtener más información. En California, por ejemplo, el Departamento de Desarrollo de Empleo (EDD, por sus siglas en inglés) tiene un servicio en línea que emite un número de cuenta de impuestos de nómina del empleador en unos minutos después del registro en la mayoría de los casos.

Obtén más información sobre qué es el número de identificación del empleador y cómo obtenerlo.

2. Crea registros para retener impuestos.

Al pensar en contratar a tu primer empleado, debes tener en cuenta los impuestos. Antes de comenzar a buscar el empleado adecuado, debes realizar un trámite para pagar tres tipos de retenciones de impuestos.

• Retención federal de impuestos a las ganancias. Tu nuevo empleado debe completar un Formulario W-4 (certificado de retención del empleado) con el monto a retener de sus ganancias por concepto de impuestos federales. Luego, presentas el formulario ante el IRS.

• Declaración federal de salario e impuestos. Debes completar el Formulario W-2 por cada empleado e incluir un detalle de sus ingresos y los impuestos retenidos en el año. Tienes que enviar una copia que incluya la información del año anterior a tus empleados el 31 de enero o antes. Luego, debes enviar la copia A de los formularios W-2 a la Administración del Seguro Social el último día de febrero o antes. Puedes obtener más información sobre el Formulario W-2 y en qué se diferencia del Formulario 1099-MISC (para trabajadores independientes) aquí.

• Impuestos estatales. Muchos estados también tienen un formulario de retención estatal. Busca tu estado aquí para acceder al formulario correspondiente.

Los negocios deben conservar sus registros de impuestos al empleo durante seis años (o más en algunos casos) como prueba de sus declaraciones de impuestos al empleo. Tener un buen sistema te ayuda a mantener la organización para que puedas hacer un seguimiento del estado de tu negocio con el tiempo, elaborar tus declaraciones de impuestos y otros estados contables, llevar un registro de deducibles, etc.

3. Define el puesto para el que vas a hacer la contratación.

Si no sabes qué estás buscando, ¿cómo sabrías dónde encontrarlo? Antes de iniciar el proceso de cómo contratar un empleado, tienes que decidir qué tipo de ayuda necesitas. Haz una lista de las tareas más importantes para las que necesitas ayuda. ¿Necesitas alguien que te ayude con el control de inventario o el marketing por correo electrónico o que haga el pan?

Luego, piensa en las responsabilidades que te gustaría que la persona en ese puesto tenga en el futuro. Decidir cuánto pagarle a tu nuevo empleado depende del tipo de trabajo que vaya a realizar, el nivel del puesto y tu presupuesto.

Por último, piensa qué tipo de antecedentes laborales y habilidades se necesitan para el puesto y cuánta experiencia se requiere.

Una vez que hayas hecho este ejercicio, estás listo para escribir una descripción del puesto. Una descripción del puesto que sea clara y bien pensada te ayuda a contratar a la persona adecuada. Pasa el borrador del texto por Textio, una plataforma de aprendizaje automático que marca palabras y jerga con sesgo de género, para ayudarte a escribir un anuncio de empleo más efectivo y encontrar a los mejores candidatos.

Proceso de contratación

4. Busca a tus candidatos.

Pregunta a tus mejores empleados si conocen a alguien que sería adecuado para el puesto. Las recomendaciones te ahorran tiempo porque alguien ya tiene referencias y eso puede evitar que tengas que analizar un gran volumen de currículums.

Sin embargo, dado que la gente tiende a vincularse con personas similares, depender de las recomendaciones del personal puede crear un lugar de trabajo con poca diversidad. Esto no se trata únicamente de ser políticamente correctos. Tener un equipo de trabajo más diverso es mejor para tu negocio. De hecho, hay estudios que demuestran que los equipos con diversidad racial trabajan un 35% mejor que los equipos sin diversidad. Además, el 57% de los empleados sienten que sus empresas deberían ser más diversas.

Para encontrar candidatos bien capacitados y diversos, debes hacer una búsqueda amplia. Publica la descripción del trabajo en sitios de búsqueda laboral como Indeed, Craigslist o LinkedIn. Incluye una declaración al final de la publicación que identifique a tu negocio como Empleador que fomenta la igualdad de oportunidades y que diga que pueden postularse todos los candidatos calificados de todos los géneros, etnias, razas, orientaciones sexuales, etc. y personas con discapacidades. Instagram también es un excelente lugar para publicar anuncios de empleo.

Evalúa realizar un reclutamiento a ciegas con los nombres de los postulantes (posiblemente, incluso su nivel de educación) y años de experiencia ocultos, para que no haya sesgo inconsciente y para promover una mayor diversidad en el lugar de trabajo.

5. Realiza entrevistas.

Deberías intentar que al menos dos empleados entrevisten a los candidatos, de ser posible. Cada persona que trabaja en tu negocio realizará la entrevista con distintos objetivos, lo que te dará una evaluación más equilibrada.

Si tu negocio es más grande, podrías implementar paneles de entrevista en los que se pida a cada persona que se concentre en un aspecto en particular durante la entrevista. En esa situación, una persona podría concentrarse en el trabajo en equipo, mientras que otra podría enfocarse en las habilidades técnicas. Este enfoque tiene un doble beneficio: obtienes una evaluación de las habilidades muy específicas de un candidato y tus empleados sienten que son parte del proceso.

Una vez que sepas quién está entrevistará a tus candidatos, debes pensar en lo que cada uno va a preguntar. Es recomendable que hagas un repaso de los antecedentes laborales para asegurarte de que las personas estén calificadas, pero también que hagas preguntas que te den una idea de cómo interactuarían con el resto del personal y con tus clientes.

¿Qué enfoque utilizan para resolver problemas? ¿Algún ejemplo específico de cómo resolvieron un problema en el pasado? ¿Cómo se comportan bajo presión? Si un cliente no está satisfecho o está enojado, ¿cómo manejarían la situación? (Lee nuestro manual básico completo sobre preguntas de entrevista).

6. Realiza una verificación de antecedentes.

Una vez que hayas seleccionado un candidato para el puesto y hayas hecho una oferta, es recomendable que hagas una verificación de antecedentes. También se conoce como revisión previa al empleo, y es una verificación de antecedentes que es importante para proteger la seguridad de tu negocio, a tus empleados y a tus clientes. (Esta es la manera de contratar empleados que sean quienes dicen ser). Debes solicitar autorización de los postulantes para que se haga una verificación de antecedentes.

Ten en cuenta que hay requisitos legales complejos y restricciones en lo que respecta a las verificaciones de antecedentes, y muchos de esos requisitos varían según el estado. Algunos estados restringen los tipos de consultas de antecedentes penales que puedes hacer y en qué momento del proceso puedes hacer estas consultas, mientras que otros requieren que el puesto cumpla determinados requisitos para poder obtener el historial crediticio de una persona. (Algunos estados y ciudades directamente prohíben a los empleadores preguntar sobre los antecedentes penales en las solicitudes de trabajo). Para cumplir todos estos requisitos, los negocios suelen contratar a una agencia independiente que realiza las verificaciones de antecedentes.

También hay normas sobre cómo puedes utilizar la información obtenida en una verificación de antecedentes. Para obtener asesoramiento específico sobre búsquedas de antecedentes, consulta con un asesor legal profesional.

7. Asegúrate de que puedan trabajar en EE. UU.

Es tu responsabilidad asegurarte de que todos tus empleados estén legalmente autorizados para trabajar en EE. UU. Si contratas a alguien que no cumpla los requisitos adecuados para trabajar, podrías estar sujeto a multas e, incluso, a sanciones penales.

Como protección frente a este riesgo, te contamos cómo contratar empleados que estén autorizados a trabajar en EE. UU.:

• Antes de su primer día de trabajo, tu nuevo empleado debe completar la sección uno del Formulario I-9, que incluye su información de contacto, su número de Seguro Social y el cumplimiento de los requisitos para trabajar.

• Al tercer día de empezar, debe mostrarte un documento válido con su identificación y autorización para trabajar. Puede ser un documento de la Lista A (como un pasaporte de EE. UU. o la Tarjeta de Residente Permanente) o una identificación de la Lista B (como una licencia de conducir de EE. UU.), junto con otro de la Lista C (como una tarjeta de seguro social).

• En la mayoría de los casos, es suficiente con completar el Formulario I-9 y revisar la documentación. Pero si tu negocio opera en determinados estados, es posible que debas registrarte en el programa E-Verify. Obtén más información aquí.

• Los empleadores no tienen la obligación de enviar el Formulario I-9 al gobierno federal, pero debes conservarlo durante tres años a partir de la fecha de contratación o durante un año después de que el empleado ya no trabaje para ti, lo que ocurra después. Obtén más información sobre el Formulario I-9 en el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU.

Después de contratar empleados

8. Informa las nuevas contrataciones a la agencia de empleo de tu estado.

Debes informar las nuevas contrataciones y los empleados que vuelvas a contratar a la agencia de trabajo de tu estado. Para obtener más información sobre los requisitos de tu estado, consulta los Requisitos de información de nuevas contrataciones del SBA.

9. Contrata un seguro de compensación para trabajadores.

Los requisitos del seguro de compensación para trabajadores para empleadores varían según el estado. La mayoría de los estados requieren que los empleadores contraten una póliza de seguro para trabajadores que sufran lesiones o se enfermen debido a una exposición en el lugar de trabajo. Asegúrate de revisar los requisitos de tu estado y encontrar una póliza que sea adecuada para tu negocio. La Federación Nacional de Comercios Independientes (NFIB, por sus siglas en inglés) tiene una guía útil.

10. Realiza todo el proceso de incorporación.

Puedes consultar una lista de comprobación para incorporación remota y en persona de empleados aquí, que incluye lo siguiente:

• Agregar a tu empleado a los sistemas internos
• Completar todo el papeleo de la nueva contratación
• Compartir tu manual para empleados
• Brindar las herramientas necesarias
• Capacitación
• Comenzar un programa de seguimiento
• Enviar una guía de referencia

11. Selecciona un método de nómina.

Después de contratar a tu primer empleado, debes crear un sistema para pagarle y encargarte de los impuestos de nómina. Puedes encargarte de la nómina tú mismo a través de un contador o con un servicio de nómina.

Muchas personas eligen un servicio de nómina para ahorrar tiempo y evitar lidiar con todas las complicaciones relacionadas con la nómina (por ejemplo, los impuestos). Algunos servicios de nómina también ofrecen integración con tu prestador de seguro y se encargan de informar las nuevas contrataciones, lo que te ahorra dolores de cabeza.

Pero si decides utilizar un servicio de nómina (o contratar a un contador), es buena idea saber los conceptos básicos y cómo funciona. La nómina tiene tres partes: pagar a los empleados, pagar impuestos a la nómina (al IRS y a la agencia impositiva de tu estado) y presentar los formularios impositivos.

El pago a los empleados incluye todo desde hacer un seguimiento de las horas trabajadas hasta calcular las retenciones de impuestos y enviar cheques. Los impuestos a la nómina y las declaraciones son tareas que, en general, se deben hacer todos los meses y trimestralmente, según el tamaño de tu negocio.

12. Exhibe carteles en el lugar de trabajo.

El Departamento de Trabajo requiere que los empleadores publiquen determinados avisos en sus lugares de trabajo para informar a los empleados sus derechos y tus responsabilidades como empleador. Estos carteles se proporcionan sin cargo. Algunos estados tienen requisitos adicionales para los carteles en el lugar de trabajo que debes cumplir, además de los federales. Ingresa al sitio web de Carteles del lugar de trabajo del SBA para consultar cuáles son los carteles específicos, según las normas federales y estatales, que debes tener en tu negocio.

Contratar empleados debería ser muy simple ahora que leíste esta lista de comprobación sobre cómo contratar empleados. Para obtener más información sobre cómo ofrecer un lugar de trabajo justo y seguro, los requisitos del salario mínimo, los beneficios para empleados y cómo mantener informados a los empleados sobre las políticas en el lugar de trabajo, consulta estos recursos.

*Al igual que todos nuestros artículos, este contenido incluye información y una guía general únicamente, y no debe considerarse asesoramiento legal o impositivo. Para obtener asesoramiento específico para tu zona o tu negocio, consulta con un profesional calificado.