Cómo completar y presentar el formulario SS-4

Cuando se inicia un negocio hay muchas cosas que hacer y es difícil tenerlas todas claras. Una cosa de la que querrás ocuparte cuanto antes es de solicitar tu número de identificación del empleador (EIN).

El EIN es como el número de seguro social de tu negocio. El Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) utilizará este número de nueve dígitos para identificar tu negocio cuando pagues ciertos impuestos o les pagues a los empleados. Para solicitar tu EIN, tendrás que completar y presentar el formulario SS-4. A continuación, te ayudaremos a determinar si tienes que completar y presentar el formulario SS-4 y cómo hacerlo.

¿Tengo que solicitar un EIN?
Antes de comenzar a completar la información, determina si necesitas un EIN. Si alguno de los siguientes casos se aplica a ti, tendrás que completar y presentar el formulario SS-4:

• ¿Pagas o vas a pagar a los empleados?
• ¿Tu estructura empresarial es una sociedad anónima o una sociedad colectiva?
• ¿Presentas la declaración de impuestos para lo siguiente?
  • Empleo
  • Impuesto indirecto
  • Alcohol, tabaco o armas de fuego
• ¿Retienes los impuestos de los ingresos pagados a un extranjero no residente?
• ¿Tienes un plan Keogh?
• ¿Participas en un fideicomiso o en una herencia?
• ¿Eres una organización sin fines de lucro?
• ¿Participas en canales inmobiliarios?
• ¿Formas parte de una cooperativa de agricultores?
  ¿Eres administrador de un plan de beneficios?

Cómo completar el formulario SS-4
Una vez que determines que necesitas un EIN, el paso siguiente es completar el formulario SS-4. Dado que este formulario requiere información de tu negocio, es importante reunir todo antes de empezar a completarlo. Estas son algunas cosas útiles que debes tener a mano:

• El nombre legal de tu negocio
• El tipo de tipo de entidad que eres (empresa unipersonal, sociedad colectiva, sociedad anónima, etc.)
• Por qué lo solicitas ahora
• La fecha en que iniciaste o adquiriste tu negocio
• El mes de cierre de tu ejercicio contable
• Cuántos empleados tendrás el año próximo
• Si tu nómina anual es superior o inferior a $1,000
• Tu línea de negocio/sector
• Si has solicitado un EIN antes

Una vez que completes este formulario, será hora de enviarlo al IRS. Como mencionamos, hay varias formas de hacerlo.

Cómo enviar un SS-4

Electrónicamente

Puedes completar el formulario SS-4 en el sitio web del IRS a través de su portal en línea. Para realizar la solicitud a través de este portal en línea, debes tener un domicilio comercial en Estados Unidos y un número de contribuyente (es decir, un número de seguro social). Debes completar la solicitud en una sesión (una sesión caduca después de 15 minutos de inactividad). Una vez que envíes la solicitud, recibirás tu EIN.

Ventajas de la presentación a través del sitio web del IRS
Si te estás preparando para iniciar un negocio, tienes muchas cosas de qué ocuparte, así que si envías la solicitud desde tu computadora y recibes un EIN de forma inmediata, ya no tendrás esto en tu lista de tareas.

Desventajas de la presentación a través del sitio web del IRS
Completar los formularios fiscales no siempre es fácil. Al completar la solicitud, es posible que te confundas o que necesites investigar más para completar ciertas secciones. Esto puede sumar tiempo a la tarea, o incluso alargar tu sesión. Recuerda que tienes que completarlo en una sesión, así que más de 15 minutos de investigación puede echar a perder todo tu arduo trabajo.

Correo postal

Si eliges presentar el formulario por correo postal, escoge entre lo siguiente.

Si tu domicilio comercial se encuentra en Estados Unidos, usa esta dirección:

Internal Revenue Service
Attn: EIN Operation
Cincinnati, OH 45999

Si tu domicilio comercial no se encuentra en Estados Unidos o no tienes una sede, usa este domicilio:

Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999

Una vez enviado, espera recibir tu EIN por correo en un plazo de cuatro semanas.

Ventajas del envío por correo postal
Si te gusta hacer las cosas a la antigua, el correo podría ser una buena opción para ti. Si no necesitas mucha ayuda para interpretar el formulario y no tienes limitaciones de tiempo para obtener tu EIN, este método funciona bien.

Desventajas del envío por correo postal
Si gestionas la mayor parte de tus tareas de forma digital, ir corriendo al buzón o a la oficina de correos más cercana puede no ser la forma más eficiente de presentar el formulario SS-4. Este es también el proceso más largo para obtener un EIN, con un mes completo.

Fax

Si eliges presentar el formulario por fax, escoge entre lo siguiente.

Si tu domicilio comercial se encuentra en Estados Unidos, usa este número:

Internal Revenue Service
Attn: EIN Operation
Cincinnati, OH 45999

Fax: (855) 641-6935

Si tu domicilio comercial no se encuentra en Estados Unidos o no tienes una sede, usa este número:

Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999

Fax: (855) 215-1627 (dentro de Estados Unidos)
Fax: (304) 707-9471 (fuera de Estados Unidos)

También tendrás que proporcionar tu número de fax al IRS para que pueda enviarte por fax tu EIN en un plazo de cuatro días hábiles.

Ventajas del envío por fax
Si necesitas tu EIN para antes de un mes, el fax es sin duda una mejor opción. También puede ser una buena opción si no quieres presentar la solicitud en línea, pero quieres ahorrarte los gastos de envío y el viaje al buzón más cercano.

Desventajas del envío por fax
Los faxes no son fáciles de conseguir hoy en día. Si no tienes uno en casa, no querrás que el IRS te envíe por fax tu EIN a la tienda de FedEx Office donde presentaste el formulario SS-4.

Sin importar qué método elijas, es importante que lo hagas desde el principio. Tu EIN te permitirá pagar ciertos impuestos, pagar a los empleados y obtener determinados tipos de declaraciones de impuestos; es fundamental para tu negocio tener uno. Completar el SS-4 debe ser una prioridad en tu lista de tareas.

Este artículo tiene como objeto ser un resumen sobre cómo completar y presentar el formulario SS-4. No se trata de un asesoramiento fiscal o jurídico en el que puedas confiar para tu negocio. Para obtener una guía o consejo específicos, consulta con un profesional en impuestos o en asuntos legales.