Ten en cuenta que este artículo está destinado únicamente para fines educativos y no debe considerarse ni utilizarse como asesoramiento jurídico, laboral ni fiscal. Para obtener una guía o consejos específicos para tu negocio, consulta con un profesional calificado.
La incorporación de empleados determina el escenario de toda la experiencia del nuevo empleado contratado para tu negocio. Según una investigación de O.C. Tanner, el 20% de la rotación de empleados ocurre en los primeros 45 días, pero es probable que el 69% de las personas se quede durante al menos tres años si tuvieron una experiencia positiva durante la incorporación. Un programa de incorporación estructurado y bien pensado puede ayudarte a aumentar las posibilidades de que los nuevos empleados contratados tengan un impacto en tu negocio.
Al final de la incorporación, los nuevos empleados contratados deben conocer tus políticas y procesos en detalle y sentirse conectados con el resto del equipo. Cuando eso ocurre, no solo hay un aumento en la retención, la productividad y la alegría, sino también la posibilidad de que esa persona sea exitosa en su puesto.
Lista de verificación para la incorporación de empleados
Una lista de verificación para la incorporación de empleados generalmente se puede dividir en tareas relacionadas con la administración, la capacitación y la creación de conexiones. Ya sea que estés incorporando empleados en persona, virtualmente o de ambas maneras, esta lista de verificación puede ayudarte a asegurar un comienzo exitoso (y un futuro brillante) para los miembros del equipo más nuevos.
Tareas administrativas
Las tareas de esta sección son cruciales, independientemente de que estés contratando empleados permanentes o trabajadores temporales, como empleados por temporada. Antes de ir a los detalles, brinda a los empleados nuevos una cálida bienvenida para que se sientan cómodos mientras los orientas.
Agrega a tu empleado a los sistemas internos
Uno de los primeros pasos que tienes que dar para incorporar empleados es agregarlos a tu sistema y herramientas internos. Esto puede incluir las siguientes herramientas y otras exclusivas para tu negocio que tus empleados usan con frecuencia:
- Software de nómina
- Sistema de punto de venta
- Software de programación de turnos
- Listas de correos electrónicos
- Otras herramientas de comunicación, como Slack
Algunas de estas herramientas, como el software de nómina, también te ayudarán a completar el papeleo del nuevo empleado contratado.
Si los nuevos empleados contratados necesitan acceso a tu sistema de punto de venta para marcar la entrada y salida o ayudar a los clientes, asegúrate de haberlos agregado antes del primer día, y así poder poner en marcha la capacitación y otras actividades de incorporación sin perder tiempo.
Completa el papeleo del nuevo empleado contratado
Cuando contratas empleados, primero deberás ocuparte del papeleo, además de informar al Departamento de Trabajo de tu estado sobre la nueva contratación. El primer día, o antes, los nuevos empleados contratados tienen que enviarte cierta información, junto con otros formularios específicos para tu negocio, como el acuerdo de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés). Se incluye lo siguiente:
- Formulario I-9 y documentación de respaldo, como una identificación válida
- Formulario W-9 para trabajadores independientes, Formulario W-4 para empleados
- Información de depósito directo
- Si corresponde, información de los beneficios de empleados
No tendrás que enviar el formulario I-9 al Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés), pero tendrás que guardarlo durante tres años desde la fecha de contratación o por un año después de que tu empleado se vaya, lo que implique más tiempo. Obtén más información sobre los requisitos del formulario I-9 del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés).
Algunos proveedores de nóminas permiten a los nuevos empleados contratados completar los formularios impositivos y la información sobre depósitos directos, lo que te facilita las cosas, ya que no tienes que reunir la información.
Comparte el manual para empleados
Tu manual para empleados es como un manual de operaciones para tu negocio, que incluye información esencial, como los valores de la empresa, las políticas, los códigos de conducta, e información sobre los beneficios para los empleados. Una vez que se incorpore un empleado nuevo, asegúrate de enviarle una copia del manual para que conozca las políticas y los procedimientos vigentes en el lugar.
También puede ser una oportunidad para compartir más información acerca de la historia y misión de la empresa, lo cual es importante para que tu equipo se sienta conectado con el trabajo que realiza. Según una investigación de Gallup, un aumento del 10% en la conexión de los empleados con la misión de su lugar de trabajo lleva a un descenso del 81% en la rotación y a un incremento del 4.4% en la rentabilidad.
No tienes que pedirles a tus empleados que firmen tu manual, pero, según la Sociedad para la Gerencia de Recursos Humanos (SHRM, por sus siglas en inglés), reconocer que leyeron el material la primera vez y cuando se actualizó es una práctica recomendada.
Brinda las herramientas que necesitan
Ten preparada una computadora portátil, un teléfono o cualquier otro equipo que tus empleados nuevos necesiten para comenzar, ya sea que se los entregues en persona o que se los envíes a sus hogares.
Si tus empleados trabajan de manera remota, es esencial que tengan una computadora portátil antes de su primer día, de modo que tengan lo que necesiten para comunicarse con el equipo y comenzar el proceso de incorporación.
Capacitación
La capacitación de los empleados puede ayudar a los nuevos contratados a sumergirse en su puesto y a crear lazos con otros miembros del equipo. La capacitación puede cubrir tu negocio y la cultura de la empresa, tus políticas y procedimientos, y cómo realizar el trabajo en cuestión, incluida la capacitación sobre cómo usar las herramientas necesarias. Personaliza tu programa de capacitación en función de las experiencias que los nuevos empleados contratados traen al puesto.
Capacita a los empleados nuevos en herramientas específicas
Ya sea que el nuevo empelado contratado use un sistema de punto de venta u otra herramienta para llamar a los clientes, es importante que sepa cómo manejarla. Por ejemplo, si no está claro cómo usar el punto de venta desde el principio hasta el final, eso podría dar lugar a información de ventas inapropiada o a problemas con el inventario.
Incluye capacitación en otros dispositivos que puedan usar en su puesto, como el funcionamiento de una terminal de tarjeta de crédito si se encargan de los pagos, la lectura de tu sistema de visualización de la cocina si preparan los pedidos, o el uso de una cámara profesional si crean contenidos para las redes sociales.
Comienza un programa de seguimiento
Poder seguir a otros miembros del equipo puede acelerar el tiempo que les lleve a los nuevos contratados familiarizarse; además, ayuda a las personas a sentirse más cómodas con el equipo con el que van a trabajar.
Por ejemplo, si administras un restaurante, puedes hacer que el nuevo empleado contratado aprenda de un miembro del personal actual la forma de explicar el menú a los comensales. Si eres el propietario de un negocio de reparación de viviendas, puedes hacer que te acompañen a un trabajo nuevo. Observar cómo otros empleados usan tu sistema también es importante, por lo que tus nuevos empleados contratados usan la experiencia de seguimiento para reforzar otras capacitaciones que pueden recibir sobre las herramientas necesarias para llevar a cabo su trabajo.
Envía una guía de referencia
Es posible que muchos de los nuevos empleados contratados tengan las mismas preguntas. Crea un documento de referencia que incluya todo, desde los mejores lugares para el almuerzo hasta dónde encontrar el depósito de los equipos de protección personal (PPE, por sus siglas en inglés). Un mapa de tu tienda, restaurante u oficina también puede ayudarlos a sentirse cómodos de inmediato.
Como parte de la guía, proporciona una lista de las personas con las que tus nuevos empleados se relacionarán regularmente, así como otras personas de interés. Esto sirve para que sepan quién es quién y les permite poner rostros a los nombres, incluidas las personas que serán recursos valiosos para los conocimientos culturales. Luego, encárgales que vayan a conocer a cada persona con un objetivo general que deben sacar de la conversación para que sepan sobre qué hablar.
También puedes enviar preguntas a tu equipo interno a fin de que usen las reuniones de forma más eficiente y conozcan a su nuevo compañero de equipo.
Escribe objetivos específicos del puesto
Sé sincero sobre las expectativas para tus empleados nuevos. Deben comprender cuáles son sus responsabilidades y objetivos iniciales.
Puede ser tan sencillo como crearles una versión de una lista de verificación para la incorporación, en la que se enumeren las tareas que deben realizar durante sus primeros 30 días, las partes más básicas del puesto a medida que se van familiarizando durante los primeros 60 días y luego un conocimiento más detallado del puesto a medida que llegan a los 90 días. Al poner todo sobre la mesa, queda claro a qué deben dedicar su tiempo los empleados.
Crea conexiones
Es posible que a la incorporación le falte la sensación de conexión si tu equipo no es totalmente presencial. Por este motivo, es importante buscar el tiempo y espacio para que los nuevos empleados contratados se reúnan con su equipo y su gerente.
Conecta a los nuevos empleados contratados con un compañero de incorporación
Las reuniones casuales pueden no ocurrir si tu negocio es remoto, tiene turnos escalonados o hay distanciamiento social. Para combatir esta realidad, ofréceles a los nuevos empleados contratados una persona a quien acudir para entender más el puesto y la cultura del negocio.
Esta persona puede ser el referente del nuevo empleado contratado, y, según el puesto, podrías asignarle dos compañeros de incorporación: uno para ayudarlo a familiarizarse y otro que conozca los detalles del puesto cuando lo acompañe. Durante la primera semana, pídele al compañero de incorporación que organice tiempo con tu nuevo empleado contratado para que comiencen a establecer una relación.
Cuanto más tiempo se reúnan, mayor será la probabilidad de que los nuevos empleados contratados se sientan productivos en sus trabajos. El 56% de los empleados nuevos que participaron del programa de incorporación de Microsoft y se reunieron con sus compañeros al menos una vez en los primeros tres meses se sintieron más productivos, y el número ascendió al 97% cuando se reunieron con sus compañeros más de ocho veces.
Organiza reuniones regulares
Comenzar un nuevo puesto puede ser a la vez emocionante y provocar ansiedad, por eso, asegúrate de que el gerente de los nuevos empleados contratados esté disponible para hacerlos sentir cómodos. Esto es más importante si todo el proceso de incorporación o parte de él se hace de forma remota.
Hazte un tiempo para comunicarte con tus nuevos empleados contratados el primer día y al terminar la primera semana para reflexionar, y asegúrate de que tengan un calendario que seguir durante ese tiempo. Después de la primera semana, programa comunicaciones regulares para que sepan que cuentan con el apoyo de su gerente, mientras siguen involucrándose en la empresa.
Aunque la incorporación de empleados puede ocurrir en diferentes lugares, el marco de lo que hace que sea eficaz no se modifica. Usar herramientas que te ayuden a optimizar el proceso de incorporación te va a permitir a ti y a tu nuevo empleado contratado dedicar más tiempo a la conexión, lo que dará lugar a una experiencia más satisfactoria para tu equipo.